bg ru ua

Управление на документи (DMS)

Документите са жизнено важни за вашата организация и бързият достъп до коректната версия на дадения документ може да бъде тънката разлика между успеха и провала. M-Files системата за управление на документи помага на правилните хора да достъпват правилните файлове във всеки един момент.

ПОЛЗИ

  • Съхранявате документите на сигурно място, като ги правите и достъпни за правилните хора

Важно е да се грижите за безопасността на информацията във вашата организация, докато същевременно гарантирате достъп на всички в компанията да достъпват съдържанието, което им е небоходимо. Правата за достъп се настройват автоматично и динамично, в M-Files.

  • Намирате правилната информация незабавно, за да вземате по-информирани решения.

Понякога да намерите документа, който търсите в точния момент ви се струва „мисия невъзможна“. Къде беше съхранен този документ? Кой последен е редактирал документа? M-Files премахва хаоса на традиционното организиране в папки и файлове, а организира съдържанието на принципа „какво е“, така няма да ви се налага да помните къде е съхранена дадената информация или коя версия е последна.

  • Една версия на всеки документ

Ами ако всеки в организацията може винаги да открива прецизно последната версия на документа и то бързо? В M-Files, има само една версия на всеки документ, независимо какъв е той.

  • Споделяне и работа в екип

Споделянето на документи може да е изключително лесно. Независимо дали трябва да изпратите документ на някого или да работите в екип.

Управление на информация (EIM)

Вашият бизнес разчита на бърз достъп до актуална информация, за да вземате по- бързи и правилни решения и да изпреварвате конкуренцията. Независимо дали става дума за документи, видео или аудио файлове или нещо друго M-Files елеминира хоаса с информацията, като осигурява гъвкаво и интуитивно решение, което помага на  служителите бързо да откриват информацията, която им е нужна.

ПОЛЗИ

  • Намирате правилната информация незабавно, за да вземате по-информирани решения.

M-Files премахва хаоса на традиционното организиране в папки и файлове, а организира съдържанието на принципа „какво е“, така няма да ви се налага да помните къде е съхранена дадената информация или коя версия е последна.

  • Улеснявате служителите си

Най-голямото предизвикателство, когато избирате да внедрите нова софтуерна система е да накарате всички в организацията да я използват. С M-Files, реакцията на потребителите не е проблем, защото тя се адаптира към начина на работа. Управлявате документи, информация и процеси без да трябва да четете дълги ръководства. Интуитивна е, достъпна от всички програми и устройства, които използвате и просто...работи.

  • Цялата информация е свързана, така че се фокусирате върху повече нови неща

M-Files „пасва“ идеално на вашата CRM, ERP или друга бизнес система за управление, създавайка единна точка на достъп до информацията във вашия бизнес. Това означава, че всички във вашата компания, включително и вие – можете да намирате и използвате важна информация, без значение къде е съхранена.

  • Автоматизирани работни потоци

Ръчното управление на ежедневните процеси не е най-правилното оползотворяване на времето. M-Files автоматизира оперативните работни потоци като одобрения на поръчки за покупки, например.

Управление на договори (CLM)

Ръчното управление на договори е много времеемко и иизискващо много ресурси. M-Files улеснява процеса като ви помага да създадете необходимата организация и да сте сигурни, че правилните хора винаги разполагат с бърз достъп до правилната версия на всеки договор от всяко местположение и от всяко мобилно устройство.

ПОЛЗИ

  • Преглеждате и одобрявате договори по-бързо

Управлението и проследяването на договорните отношения изисква много време. M-Files освобождава повече часове през деня чрез автоматизиране на процесите като управление на договорите (CLM). Тъй като M-Files знае кой е отговорен за всяка задача, известия и напомняния се изпращат автоматично.

  • Заменяте базираните на хартия процеси

M-Files заменя неефективните, податливи на грешки, базирани на хартия процеси, които все още се използват от много компании. M-Files предлага уникален подход за съхранение и динамично организиране на договори и информация, свързана с тях чрез атрубути на документа, като тип договор, страни в договора, етап на договора, ефективни дати на договора и др.

  • Защита на информацията

С M-Files, да защитите конфиденциална информация, като същевременно я направите достъпна само за точните хора е лесно. M-Files управлява автоматично и динамично правата за достъп.

  • Достъп от всяко мобилно устройство

Преглеждате документи и управлявате процеси в движение с мобилното приложение на M-Files за iPhone, iPad, Android и Windows Phone.

  • Автоматизирате бизнес процесите

Използвайте M-Files автоматизирани работни потоци, за да улесните процеси като одобрение на договори, контролирано съдържание, фактуриране и др.

Управление на задачи (TMS)

M-Files TMS позволява обвързването на задачи с проекти и автоматично генерира задания при изпълнение на определени бизнес процеси. 

Функционалности

  • Групиране на задачи по определени критерии в динамични файлове
  • Гъвкаво сортиране на задачите
  • Разпределение на задачи от различен тип: еднократни, периодични, събрания и др.
  • Проследяване на историята на делегиране на задачите
  • Разпределение на групови и индивидуални задачи
  • Автоматична промяна на статуса на задачите
  • Добавяне на релевантни документи към задачите
  • Разширено търсене по метаданни и контекст
  • Регистрация на зададеното време за изпълнение и очаквания срок за приключване на задачата
  • Делегиране, потвърждение, приключване на задачата
  • Автоматично създаване на задачи при изпълнение на даден бизнес процес
  • Определяне на процента на изпълнените задачи и графично представяне
  • Статистика за изпълнението на задачи по служители
  • Регистрация на заявки от служители и създаване на задачи по тези заявки
  • Интерфейс за мобилни устройства

Ползи:

Благодарение на системата M-Files Task Management Solution става възможно управлението на задачи, включването на персонала в решението на дадена задача и планирането на следващи оперативни дейности на база на получената статистика:  

  • Единна информационна среда за задачи и свързаните с тях документи и файлове.
  • Прозрачност на всички етапи от изпълнението на задачите от съответните служители.  
  • Достъп до информацията от всеки тип устройства.
  • Обвързване на задачите с корпоративните бизнес процеси.
  • Отчет за изпълнението на задачите в срок или забавянето по тях и подробна статистика за всички задачи.

Управление на покупки (PFM)

Решението M-Files PFM (Procurement Flow Management) е базирано на системата M-Files и е  предназначено за съгласуване на документи и управление на бизнес процеси, които са свързани със закупуването на стоки и услуги за потребностите на организацията.

M-Files PFM  лесно се интегрира с вече внедрените и използвани от организацията ERP системи (Microsoft Dynamics, SAP и др.) и може да се използва за съгласуването и одобрението на електронни окументи, създадени в ERP системата или в системата за управление на документи, използвана от компанията.

Системата позволява да се настроят предпочитани процеси по съгласуване, поддържа автоматично генериране на  задачи към съответните служители и оформяне на известия през електронната поща, достъпни през всяко едно мобилно устройство (настолни компютри, лаптопи, таблети, смартфони).

Функционалности:

  • Регистрация и одобрение на доставчици;
  • Оформяне на заявки за покупки и съгласуването им с упълномощениете лица;
  • Провеждане на търгове и управление на процеса на избор на най-подходящия доставчик;
  • Оформяне и одобрение на договорни документи;
  • Съхранение на историята на извършените покупки, оферти, заявки, договори, и тяхното одобрение;
  • Възможност за статистика и генериране на отчети по разходи и покупки.

M-Files PFM позволява да увеличите прозрачността и скоростта по закупуването на стоки и услуги за организацията, по-стриктно да контролирате разходите, както и да подобрите отношенията с доставчиците.

  • Икономия на време съкращава времето, необходимо за ръчно въвеждане на хартиени документи;
  • Контрол на разходитевсички разходи се извършват само след необходимото одобрение, възможно настройване на автоматична проверка на бюджета;
  • По-голяма ефективноставтоматизиране на процеса по съгласуване на покупките, автоматично оформяне на документите, свързани с покупката;
  • Намаляване на разходитеодобрение на най-подходящия доставчик, строен процес по провеждането на търгове, задължително одобрение на разходите;
  • Съответствие с правилата в организацията – настройка на процесите, свързани със съгласуването на покупките и шаблони на документи за покупка в съответствие с  корпоративните стандарти, автоматизиран контрол за съблюдение на правилата, пълна и детайлна  история на покупките и одобренията по тях.

Управление на качеството и съответствията (QMS)

Компанията ви произвежда изделия с безкомпромисно качество и отговаря на високи изисквания , като същевременно управлява система за качеството включително оперативни процедури (одобрения), записи за обучения,  проследване на чакащи CAPAs – всичко това може да бъде изключително времеемко и изискващо заетостта на много ресурси.

M-Files улеснява процеса по усъвършенстване на системата за управление на качеството, помага лесно да отговаряте на промени в регулациите и да преминавате одитите безпроблемно. Системата е предназначена именно за организации със стриктен контрол на качеството.

ПОЛЗИ

  • Намалете регулаторните рискове

Невъзможността да се отговори на регулаторните изисквания може да бъде твърде скъпо и рисковано. Независимо дали става дума за ISO 9001,FDA 21 CFR Part 11, задачата на M-Files е са гарантира, че дейностите в компанията съответстват на стандарта. M-Files помага да се намали риска от незадоволителни одити или несъответствия като  организира, записва, осигурява прозрачност и контрол в бизнеса ви.

  • Проследимост и прозрачност за чакащи задачи

Несъответствията и резултатите от одити могат да струват скъпо и да са много рисковани, ако не знаете откъде идва проблемът. M-Files помага да проследявате задачите, за всеки одит, за всеки отдел или работен поток. С тази функционалност реалното време за подготвка за одит е намалено, а предписанията за корекции няма да бъдат изгубени или забравени.

  • Автоматизирате процесите по управление на качеството

Получавате детайлна информация за системата и отчетите, получавате незабавни известия за промените автоматично. Междувременно, всяко действие се съхранява в процеса последващ одита. M-Files автоматизира работните потоци, свързани с качеството като контрол на промяната, CAPAs и обучения. Това означава, че можете да осигурите примественост с M-Files, да сте сигурни,че всеки следва предписните процедури.

  • Разпространете политиките и процедурите

Ами ако всеки в организацията може да намира правилната информация бързо? В M-Files, има само една версия на всеки документ. Без значение какъв тип документ за качеството е необходим, той винаги е под контрол.

Обработка на фактури

Увереността, че фактурите са платени навреме ви помага да поддържате добри отношения със своите доставчици и клиенти. M-Files дава възможност да автоматизирате проследяването и одобрението на фактури, както и други финансови бизнес процеси.

ПОЛЗИ

  • Автоматизирани работни потоци

Ръчното управление на ежедневните процеси не е най-правилното оползотворяване на времето. M-Files автоматизира оперативните работни потоци като одобрения на поръчки за покупки.

  • Защита на информацията

С M-Files, да защитите конфиденциална информация, като същевременно я направите достъпна само за точните хора е лесно. M-Files управлява автоматично и динамично правата за достъп.

  • Достъп от всяко мобилно устройство

Преглеждате документи и управлявате процеси в движение с мобилното приложение на M-Files за iPhone, iPad, Android и Windows Phone. Преглеждате и одобрявате оферти, разглеждате чертежи и записвате важни документи, свързани с проекта на своето мобилно устройство, независимо от свсеовто местоположение.

  • Цялата информация е свързана, така се фокусирате върху повече нови неща

M-Files „пасва“ идеално на вашата CRM, ERP или друга бизнес система за управление, създавайка единна точка на достъп до информацията във вашия бизнес. Това означава, че всички във вашата компания, включително и вие – можете да намирате и използвате важна информация, без значение къде е съхранена.

HR Management

От подбора на персонал до поощренията за служителите, всички в компанията разичтат на вас. M-Files ви помага да достъпвате и управлявате документи и информация на служителите, включително годишни оценки, обучения и сертификати.

ПОЛЗИ

  • Обучение и развитие

Да управлявате и проследявате изискванията за обучения и задачите по различните тренинги, понякога може да е голямо предизвикателство. M-Files посволява да се създават задачите за обучение, както и да се проследяват автоматично. От ориентацията на нов служител до развитието на нови умения, целият процес по осигуряването на достатъчно квалифицирани и подготвени служители е ключово предимство за всеки бизнес.

  • Намирате правилната информация незабавно, за да вземате по-информирани решения.

M-Files премахва хаоса на традиционното организиране в папки и файлове, а организира съдържанието на принципа „какво е“, така няма да ви се налага да помните къде е съхранена дадената информация или коя версия е последна.

  • Защита на лична информация

С M-Files защитата на поверителна информация за служителите е лесна с разрешването на права за достъп само на определени хора в компанията. M-Files управлява разрешенията автоматично, като по този начин гарантира едновременно сигурност на данните и достъп за всички.

  • Автоматизирани работни потоци

Ръчното управление на ежедневните процеси не е разумно. M-Files автоматизира оператичните работни потоци като обработката и преглеждането на резюмета, молби, автобиографии, назначаването на нови служители и провеждането на интервюта за оценка на служителите.

Управление на проекти

Планиране, организиране и управление на ресурсите по проекти и процеси може да е трудно и предизвикателно. С M-Files, е лесно да дефинирате лесни правила за видимост на съдържанието, сроковете по проекта и правата по проекта – ето защо управлението на проекти е сред най-често срещаните приложения сред клиентите на M-Files.

ПОЛЗИ

  • Намирате правилната информация незабавно, за да вземате по-информирани решения.

M-Files премахва хаоса на традиционното организиране в папки и файлове, а организира съдържанието на принципа „какво е“, така няма да ви се налага да помните къде е съхранена дадената информация или коя версия е последна.

  • Управление на екипа

Да сте наясно с всичко по време на целия жизнен цикъл на проекта е трудно изпълнимо. M-Files предоставя бърз достъп до информацията, от която се нуждаете, за да управлявате екипа по проекта.

  • Управление на задачи

Ръчното управление на ежедневни задачи по проекта не е добро разпределение на времето ви. M-Files автоматизира оперативните задачи по проекта като известяване на членовете на екипа за предстоящи крайни срокове и резултати, преглед и одобрение на процесите, оповестяване и др.

  • Управление на доставките

Управлението на отношенията с вашите доставчици изисква стратегическп ланиране и способността да проследявате всички взаимодействия с компаниите, които доставят стоки и услуги във Вашата организация. M-Files помага да създадете по-близки и доверени взаимоотношения с ключовите доставчици, като осигурява бърз достъп до системата независимо от местоположението Ви, дори от Вашата ERP или CRM система.

Автоматизация на маркетинг и търговската дейност

Вашият бизнес разчита на CRM софтуера, за да е в непрекъснат контакт с клиенти, потенциални клиенти и партньори. M-Files може да се интегрира със съществуващата CRM система в компанията.

С M-Files, документите свързани с клиента  – като оферти, презентации, договори, поръчки за покупки, фактури, email съобщения – всички те могат да бъдат открити и достъпени бързои лесно – директно от CRM системата по Ваш избор.

ПОЛЗИ

  • Улеснявате служителите си

Най-голямото предизвикателство, когато избирате да внедрите нова софтуерна система  е да накарате всички в организацията да я използват. С M-Files, реакцията на потребителите не е проблем, защото тя се адаптира към начина ви на работа. Управлявате документи, информация и процеси без да трябва да четете дълги ръководства. Интуитивна е, достъпна от всички програми и устройства, които използвате и просто...работи.

  • Всичко на едно място

Понякога да намерите документа, който търсите в точния момент ви се струва „мисия невъзможна“. Къде беше съхранен този документ? Кой последен е редактирал документа?
Ами, ако това няма значение? M-Files премахва хаоса на традиционното организиране в папки и файлове, а организира съдържанието на принципа „какво е“, така няма да ви се налага да помните къде е съхранена дадената информация или коя версия е последна.

  • Цялата информация е свързана, така се фокусирате върху повече нови неща

M-Files „пасва“ идеално на вашата CRM, ERP или друга бизнес система за управление, създавайка единна точка на достъп до информацията във вашия бизнес. Това означава, че всички във вашата компания, включително и вие – можете да намирате и използвате важна информация, без значение къде е съхранена.

  • Споделяне и работа в екип

Споделянето на документи е изключително лесно. Независимо дали трябва да изпратите документ на някого или да работите в екип.

Клиенти