bg ru ua
Начало > Бъдещето на ECM

Бъдещето на ECM

УПРАВЛЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА С M-FILES 2018

Новата версия M-Files 2018 предлага нов подход за управление на информацията в организацията. Разработчиците развиват системата M-Files като платформа за управление на съдържанието – гъвкава и функционална. С нейна помощ може да организирате електронния документооборот, да интегрирате всички хранилища на данни заедно с информацията в компанията, да автоматизирате работните процеси, а също така да решите специфични задачи, например по управление на качеството.

С новата версия на M-Files компаниите получават не обичайната ECM система, която изисква сложна интеграция и пренос на данни. А система, която служи за обединяваща платформа за цялото съдържание в една компания с единен интерфейс. При това системата M-Files предлага всички основни функции на ECM, които отговарят на съвременните изисквания и възможности на технологиите и бизнеса.

Служителите не губят време в превключване между различните системи, бързо откриват цялата нужна и свързана информация, а мениджърите получават обзор на всички данни по конкретен въпрос, клиент или проект.

Вземете безплатен 30 дневен достъп до новата версия M-Files 2018 

 

Вижте  кратко видео за M-Files 2018 >>

 

 

 

 

НОВ ПОДХОД ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА С M-FILES 2018

Подходът на M-Files за развитие на системата за управление на информацията към интелигентна полатформа за управление на съдържанието съответства на изискванията на динамичния пазар и изпреварва всички конкуренти в тази област. Новият подход позволява да се решат предизвикателствата с управление на информация, документи и данни в компанията.

Научете повече за управлението на информация с M-Files

КАК M-FILES СЕ СПРАВЯ С ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВАТА

Прекалено много източници на информация

В компаниите се появяват прекалено много източници на данни и информационни системи, между които е сложно да се изгради връзка и да се контролира споделянето и използванет она информация. Достъпа до информация чрез различни интерфейси забавя адаптацията на потребителите и намалява ефективността им.

M-Files предоставя единна платформа за работа с цялото съдържание, независимо къде се намира.

 С добавянето на още едно хранилище за данни не става по-лесно

В компанията обикновено вече има много системи и хранилища: файлови папки, ERP, CRM, платформи за обмен на данни. Някоисе използват on-premise, други да в облака. И колкото по- голяма е компанията, толкова по сложна е информационната структура. Още една допълнителна система само би усложнила ситуацията.   M-Files предлага друг подход за управление на информацията - който не зависи от мястото, където съхранявате данните.

 

Без задължителна миграция на данните

Едно от най-големите препятствия при внедряването на нови ECM системи – това е миграцията на данни, която отнема много време и  изисква много усилия. 

При M-Files не е задължителна миграцията на данни или тя може да се ограничи до частични файлове по избор на потребителя и въз основа на неговите изисквания.

 

Максимален ефект от инвестицията в ИТ

Изборът на ECM система обикновено се инициира от топ менижмънта и налага организационни изменения, а управлението на промени е трудно. Съпротивлението на служителите към нововъведени системи може да възпрепятства иновациите, като се започва с липса на инициативност. 

Подходът на M-Files позволява на отделите и работните групи така да организират информацията, че да поддържат въвеждането на нови иницативи без да се разрушават действащите системи и процеси.

 

 

"КАКВО СЪХРАНЯВАМЕ" вместо "КЪДЕ СЪХРАНЯВАМЕ"

Старите подходи за управление на информацията, включително традиционните ECM системи са изградени на база на това, къде се съхранява информацията. А с добавянето на нови системи и нарастването на данните този проблем също расте.

С новия подход къде се съхраняват документи и файлове не е важно, важно е какъв е контекста, който служи за връзка между обектите. Този подход в M-Files се нарича  "интелигентно управление на информацията", който позволява динамична и персонализирана организация на съдържанието.

Обединение на основните ИТ системи и неструктурирано съдържание

Традиционните системи за документооборот, ECM системите и другите подобни ситеми се фокусират върху управлението на документи и друго неструктурирано съдържание: договори, търговски предложения, отчети, картинки. Но основните бизнес системи, като CRM, ERP, HR, съдържат данни, които са критични за функционирането на бизнеса. Обединението на структурираната и неструктурираната информация е особено важно, за да се предостави единен достъп до всяка информация, необходима за ефективната работа на бизнеса.

Интелигентното управление на информацията в M-Files предполага управление на структурираните данни и неструктурираното съдържание, за да се създаде един пълен обзор на информацията в организацията. Така служителите винаги намират нужната информация независимо от системата, в която работят.

Единен интерфейс

Традиционните ECM системи са сложни за свикване и това до известна степен създава съпротива в потребителите, тъй като с всяка нова система се появява и нов интерфейс за разучаване. Служителите започват да тестват системата и това създава още повече хаос. 

M-Files предлага подход, където цялата информация от различни системи може да се преглежда и управлява от един интерфейс, който е вече познат за потребителите.

 

Интелигентно управление на информацията с M-FILES

Интелигентно управление на информацията в M-Files се базира на подхода Intelligent Metadata Layer (IML). Какво е това?

Intelligent Metadata Layer (IML) – това е подход за управление на корпоративната информация независимо от мястото на съхранение, който обединява информацията от различни източници на база на съдържанието и контекста, а не на нястото на съхранение: система, папка или облачна услуга.

IML позволява на потребителите в  M-Files да се интегрират към различни външни хранилища на данни с традиционните хранилища за документи в M-Files. С помощта на специални приложения - конектори потребителите разглеждат и редактурат съдържание от външни източници през интерфейса на M-Files.

 

IML позволява автоматична класификация и метаданни за документите с помощта на  интелигентни услуги. Те са приложения, които използват технологията на  AI, които класифицират документите и предлагат  различни метаданни, анализират съдържанието на файловете визуално и като текст.

 

Какви са ползите за потребителите от интелигентото управление на информация с  M-Files

Потребителите могат да търсят, редактират съдържание и да добавят метаданни към файловете от външни хранилища през M-Files: от desktop приложението, от уеб приложението или от мобилното приложение. Достъпът до външни хранилища се настройва с помощта на специални приложения- конектори.

Конекторите установяват връзката между M-Files и външните хранилища и позволяват на потребителите да разглеждат и редактират съдържание от различни външни източници. За потребителите удобството е, че работят само на едн омясто и не се замислят как най-бързо и лесно да открият даден файл.

Облекчава се категоризирането и класификацията на документите и файловете. Приложенията, които използват технологията на AI, предлагат на потребителите да добавят метаданни в картата на обекта, като се набляга на технологията на естествения език и анализи на текста.

 

КАКВО ОЗНАЧАВА IML за M-FILES

Архитектурата на IML се дели на три нива: единно потребителско ниво, ниво на интелигентните метаданни и сървърна част с включните външни хранилища.

Първото ниво,  единното потребителско ниво позволява на потребителите да получат достъп до информация чрез единния интерфейс на M-Files независимо от системата, в която се съхранява  информацията.

Средното ниво или нивото на интелигентните метаданни  – е централния компонент в архитектурата на IML. Представлява основните възможности на ECM системата: многофункционален интерфейс за търсене, автоматизация на работните процеси, история на версииите, извлечение на редактираните документи и търсене по различните външни хранилища. Класифицирането на документи с помощта на метаданни и категоризирането на съдържанието на основа на метаданните позволява да намирате доументи по съдържанието, а не по мястото на съхранение. Търсенето по различни хранилища  позволява да търсите документи в различни хранилища и системи -  независимо дали са инсталирани локално или са   в облака.

Средното ниво също така представлява изцяло нов тип възможности в системата M-Files.  Интелигентните услуги предлагат средства за автоматичен подбор на метаданни и класификация на документи с помощта на анализ на текста и изображенията и с помощта на machine learning според поведението на потребителите.

Последното ниво в архитектурата представлява интерфейс между M-Files и външни хранилища. С помощта на приложенията - конектори потребителите могат да разглеждат и променят съдържание в различните хранилища през потребителския интерфейс на M-Files. Конекторите установяват връзка между M-Files и външните хранилища.

 

КАК РАБОТИ IML НА ПРАКТИКА?

Ще разгледаме приложението на M-Files при управлението на проекти и взаимодействието между вътрешни и външни за организацията участници в проекта.

Основната сложност при управлението на проекти се състои в това, че обезпечава безпроблемния обмен на информация между външните и вътрешните участници.  Благодарение на IML служителите могат да организират документи, чертежи CAD и други материали, етапи по проекта, на база на метаданните.

IML обезпечава достъпа до всички данни през мобилното приложение: всички файлове са достъпки от теледин или таблет по всяко време от всяко място. 

Потребителите в компанията получават достъп до всички документи независимо от мястото на съхранение през интерфейса на М-Files, включително мобилен достъп, уеб достъп и desktop приложение. Те могат да използват структурата на метаданните, по които се описват и класифицират документите, спрямо значението на метаданните и съдържанието на файла. 

При това потребителите продължават да работят със стандартните функции на M-Files, необходими за управлението на обекти:

 

КАК ЩЕ СЕ РАЗВИВАТ ТЕХНОЛОГИИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА В БЪДЕЩЕ?

Анализаторите на Gartner в отчета за 2017 година отбелязват, че "платфорите с интелигентни услуги са следващия етап от управлението на информацията в организациите, който представлява преход от затворените системи и хранилища към отворените услуги".

Изтеглете пълния доклад и вижте позицията на M-Files сред останалите конкуренти. Открийте причините, заради които M-Files – e единствения доставчик,  който анализаторите наричат "стратегически играч" за втора поредна година.

 

 

<<  Изтеглете доклада Gartner Magic Quadrant 2017 за ECM решения

 

 

 

 

Изследователите от Международната асоциация за управление на информация и изображения AIIM достигат до извода, че " нито ECM системите, нито услугите по управление на съдържанието не описват въпросит, подходите и стратегиите, с които ще се сблъскват компаниите в бъдеще". Анализаторите считат, че  текущите системите за управление на информацията ще се изменят под влиянието на Big Data  и AA и споменават за преход към интелигентно управление на информацията.

 

Изтеглете електронна книжка за бъдещето на ECM от асоциацията за управление на информацията AIIM  >>

 

 

Вземете безплатен 30-дневен достъп до M-Files 2018 

Клиенти