bg ru ua
Начало > Будущее ECM

Будущее ECM

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ С M-FILES 2018

Новая версия M-Files 2018 предлагает новый подход к управлению корпоративной информацией. Разработчики развивают систему M-Files как платформу управления контентом – гибкую и функциональную. С помощью нее можно выстроить электронный документооборот, интегрировать все хранилища данных и информации в компании, автоматизировать рабочие процессы, а также решать специфические задачи, например, по управлению качеством.

С новой версией M-Files компания получает не очередную ECM-систему, которая требует сложной интеграции и переноса данных. А систему, которая становится объединяющей платформой для всего контента компании с единым интерфейсом. При этом система M-Files предлагает все основные функции ECM и интеллектуальные сервисы, отвечающие современным требованиям взаимодействия технологий и бизнеса.

Сотрудники тратят меньше времени на переключение между системами, быстро находят всю нужную и связанную информацию, а руководители получают обзор всей важной информации по конкретному вопросу, клиенту или проекту.

Получите бесплатный 30-дневный доступ к новой версии M-Files 2018 

 

Посмотрите короткий видео-обзор системы M-Files 2018 >>

 

 

 

НОВЫЙ ПОДХОД К УПРАВЛЕНИЮ ИНФОРМАЦИЕЙ С M-FILES 2018

Подход M-Files к развитию системы управления информацией как интеллектуальной контентной платформы соответствует требованиям меняющегося бизнеса и опережает конкурентов. Новый подход позволяет бороться с главными проблемами по управлению информацией, документами и данными в компаниях.

Узнайте больше об интеллектуальном управлении информацией в M-Files

КАК M-FILES БОРЕТСЯ С УГРОЗАМИ ДЛЯ БИЗНЕСА

Слишком много источников информации

В компаниях появляется слишком много источников данных и информационных систем, между которыми сложно наладить связь и контролировать рациональное использование информации. Доступ к информации через различные интерфейсы замедляет адаптацию пользователей и снижает продуктивность сотрудников. M-Files предлагает единую платформу для работы со всем контентом.

Приобретение еще одного хранилища данных не спасет

В компании часто уже есть много систем и хранилищ: сетевые папки, ECM-системы, сервисы обмена файлами. Некоторые из них используются локально, некоторые – в облаке. Чем крупнее компания, тем сложнее становится информационная инфраструктура. Дополнительная система только ухудшит ситуацию. Система M-Files предлагает другой подход к управлению информацией, который не зависит от хранилищ информации.

 

Отказ от затратной миграции данных 

Одно из самых больших препятствий при внедрении новой ECM-системы – это миграция данных, которая отнимает много времени и требует больших затрат. Подход M-Files позволяет обойтись без переноса данных или ограничиться частичным переносом файлов по выбору пользователя и на основе его поведения.

 

Внедрение инноваций и максимизация инвестиций в ИТ

Выбор ECM-системы обычно инициируется "сверху" и требует организационных изменений, а управлять изменениями сложно. Сопротивление изменениям со стороны сотрудников препятствует инновации, которая часто начинается  с небольших инициатив. Подход M-Files позволяет отделам и рабочим группам так организовать информацию, чтобы поддержать новые инициативы без разрушения действующих систем и процессов.

 

 

"Что хранить" вместо "Где хранить"

Старые подходы к управлению информацией, включая традиционную ECM, строились вокруг мест хранения информации. А с прибывающими системами и ростом данных эта проблема становится только хуже. В новом подходе не важно, где хранятся документы и файлы, но важен контекст, то есть связи между объектами, для решения задач. Такой подход в M-Files называют "интеллектуальным управлением информацией", он позволяет динамичную и персонализированную организацию контента.

 

Объединение основных ИТ-систем и неструктурированного контента

Традиционные системы документооборота, ECM-системы и  другие похожие системы фокусируются на управлении документами и другим неструктурированным контентом: договорами, коммерческими предложениями, счетами, картинками. Но основные бизнес-системы, такие как CRM, ERP, HR, содержат данные, критичные для функционирования бизнеса. Объединение структурированного и неструктурированного контента нужно, чтобы предоставить единый доступ ко всей информации, необходимой для эффективной работы бизнеса. Интеллектуальное управление информацией в M-Files подразумевает управление структурированными данными и неструктурированным контентом, чтобы создать полный обзор бизнес-информации. При таком подходе сотрудники всегда находят нужную информацию независимо от системы, в которой работают.

Единый пользовательский интерфейс 

Традиционные ECM-системы сложны для пользователей в изучении, что ограничивает пользовательское приятие, а с каждой новой системой появляется новый интерфейс для изучения. Сотрудники начинают работать в обход системы, создавая больше хаоса. M-Files предлагает подход, когда всю информацию из множественных систем можно просмотреть и управлять ей из единого интерфейса, который уже знаком пользователям по работе с Проводником Windows. 

 

ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ В M-FILES

Интеллектуальное управление информацией в M-Files базируется на подходе IML. Что это такое?

Intelligent Metadata Layer (IML) или Интеллектуальный уровень метаданных – это подход к управлению корпоративной информацией независимо от места хранения, который объединяет информацию из разных источников по контексту (выстраивая связи между объектами), а не по месту хранения: система, папка или облачный сервис.

IML позволяет пользователям M-Files подключиться к разным внешним хранилищам данных помимо традиционных хранилищ документов M-Files. С помощью специальных приложений-коннекторов пользователи просматривают и редактируют контент из внешних источников через интерфейс M-Files.

 

 

 

 

IML предлагает автоматическую классификацию и метаданные для документов с помощью интеллектуальных сервисов. Интеллектуальные сервисы – это приложения с использованием технологий искусственного интеллекта, которые классифицируют документы и предлагают значения метаданных, анализируя содержание файлов семантически и визуально.

Что дает интеллектуальное управление информацией в M-Files пользователям

Пользователи могут искать, просматривать, редактировать контент и добавлять метаданные к файлам во внешних хранилищах через все интерфейсы M-Files: настольное приложение, веб-доступ и мобильный доступ. Доступ к внешним хранилищам настраивается с помощью специальных приложений-коннекторов.

Коннекторы устанавливают связи между M-Files и внешними хранилищами и позволяют пользователям просматривать и редактировать контент из различных внешних источников. Для пользователей это удобно тем, что они как будто работают в едином хранилище документов и не задумываются о том, как быстрее найти какой-то файл.

Приложения-интеллектуальные сервисы облегчают пользователям категоризацию и классификацию документов и файлов. Приложения представляют собой компоненты искусственного интеллекта, которые предлагают пользователям добавить метаданные в карточку метаданных объекта после изучения документа, используя технологии обработки естественного языка и текстовой аналитики.

Из чего состоит IML в M-Files

Архитектура IML делится на три уровня: единый пользовательский уровень, уровень интеллектуальных метаданных и серверная часть подключенных внешних хранилищ.

Первый уровень, единый пользовательский уровень, позволяет пользователям получить доступ к информации через единый интерфейс M-Files независимо от системы, в которой хранится информация.

Средний уровень или интеллектуальный уровень метаданных – центральный компонент архитектуры IML. Он представляет собой основные возможности ECM-системы: многофункциональный поисковый интерфейс, автоматизация рабочих процессов, история версий, извлечение документов для редактуры и поиск по множественным внешним хранилищам. Подход M-Files к классификации документов с помощью метаданных и категоризации контента по представлениям на основе метаданных позволяет найти документы по содержанию, а не месту хранения. Поиск по множественным хранилищам – это версия корпоративного поиска от M-Files, который позволяет искать документы по разным хранилищам и системам – локальным и облачным.

Средний уровень также представляет собой новый тип интеллектуальных возможностей системы M-Files. Интеллектуальные сервисы предлагают средства для автоматического подбора метаданных и классификации документов с помощью аналитики текста и изображений и с помощью машинного обучения по образцам поведения пользователей.

Интеллектуальные сервисы – это приложения, которые берут на себя определение метаданных и классификацию документов. Программный интерфейс приложений IML в M-Files позволяет сторонним организациям разрабатывать интеллектуальные сервисы для собственных специфических нужд и условий бизнеса.

Нижний уровень архитектуры представляет собой интерфейс между M-Files и внешними хранилищами. С помощью приложений-коннекторов пользователи M-Files могут просматривать и изменять контент во внешних хранилищах через пользовательский интерфейс M-Files. Коннекторы устанавливают связи между M-Files и внешними хранилищами и позволяют пользователям просматривать и редактировать контент из подключенных внешних источников.

Как работает IML на практике

Рассмотрим применение интеллектуальной системы M-Files на примере управления проектами и взаимодействия между внутренними и внешними участниками проекта.

Основная сложность при управлении проектами состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойные потоки информации между внешними и внутренними участниками.  Благодаря IML сотрудники могут организовать документы, чертежи CAD и другие материалы по проектам, этапам проекта, ответственным или по другому свойству, используя метаданные.

Руководитель проектов может назначить рабочие шаги и связать их с контентом, который хранится вне системы M-Files, чтобы обеспечить своевременную обработку информации по проекту. IML обеспечивает доступ ко всем данным через мобильные приложения: все файлы, даже те, которые хранятся в сетевых папках, доступны сотрудникам с телефона или планшета в любое время и из любой точки. 

Пользователи в компании получают доступ ко всем документам независимо от места их хранения через пользовательские интерфейсы M-Files, включая мобильный доступ, веб-доступ и настольное приложение. Они могут использовать структуру метаданных, чтобы описать и классифицировать документы, и поиск по значениям метаданных и по содержанию файла. Сотрудники могут связать несколько документов из различных источников с помощью метаданных и отсортировать их по представлениям.

При этом пользователи продолжают работать с классическими функциями M-Files, необходимыми для управляемых объектов:

 

КАК БУДУТ РАЗВИВАТЬСЯ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ В БУДУЩЕМ

Аналитики Gartner в отчете 2017 года отразили, что «платформы контентных сервисов – это следующий этап  в управлении корпоративным контентом, которые представляют переход от замкнутых систем и хранилищ к открытым сервисам».

Получите полный доклад и посмотрите позицию M-Files среди конкурентов. Узнайте причины, почему M-Files – единственный поставщик, которого аналитики называют «Стратегом» второй год подряд.

 

 

<<  Скачайте доклад Gartner Magic Quadrant 2017 по контентным решениям

 

 

Исследователи из Международной ассоциации по управлению информацией и изображениями AIIM приходят к выводу, что «Ни «ECM», ни «контентные сервисы» не описывают вопросы, подходы и стратегии,  с которыми столкнутся организации в будущем». Аналитики считают, что текущие категории систем управления информацией в будущем изменятся под влиянием больших данных и аналитики и говорят о переходе к интеллектуальному управлению информацией.

 

Скачайте книгу о будущем ECM от ассоциации по управлению информацией AIIM  >>

 

 

Получите бесплатный 30-дневный доступ к новой версии M-Files 2018 

Клиенты