bg ru ua
Початок > Майбутнє ECM

Майбутнє ECM

УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЄЮ З M-FILES 2018

Нова версія M-Files 2018 пропонує новий підхід до управління корпоративною інформацією. Розробники розвивають систему M-Files як платформу управління контентом – гнучку та функціональну. З її допомогою можна вибудувати електронний документообіг, інтегрувати всі сховища інформації та даних в компанії, автоматизувати робочі процеси, а також вирішувати специфічні завдання, наприклад, з управління якістю.

З новою версією M-Files, компанія отримує не чергову ECM-систему зі складним процесом перенесення даних та інтеграцією, а платформу з єдиним інтерфейсом, яка об’єднує весь контент компанії. При цьому система M-Files пропонує всі основні функції ECM і інтелектуальні сервіси, що відповідають сучасним вимогам взаємодії технологій і бізнесу.

Працівники витрачають менше часу на переключення між системами, швидко знаходять всю потрібну і пов'язану інформацію, а керівники отримують огляд всієї важливої інформації щодо конкретного питання, клієнта або проекту.

Отримайте БЕЗКОШТОВНИЙ 30-денний доступ до нової версії M-Files 2018

 

Перегляньте короткий відеоогляд системи M-Files 2018 >>

 

 

 

НОВИЙ ПІДХІД ДО УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЄЮ З M-FILES 2018

Підхід M-Files до розвитку системи управління інформацією як інтелектуальної тематичної платформи відповідає вимогам бізнесу, що постіно змінюється, і випереджає конкурентів. Новий підхід дозволяє боротися з головними проблемами щодо управління інформацією, документами і даними в компаніях.

Дізнайтеся більше про інтелектуальне управління інформацією в M-Files

ЯК M-FILES БОРЕТЬСЯ С ЗАГРОЗАМИ ДЛЯ БІЗНЕСУ

Забагато джерел інформації

В компаніях з'являється забагато джерел даних та інформаційних систем, між якими складно налагодити зв'язок і контролювати раціональне використання інформації. Доступ до інформації крізь різні інтерфейси уповільнює адаптацію користувачів і знижує продуктивність працівників. M-Files пропонує єдину платформу для роботи з усім контентом.

Придбання ще одного сховища даних не врятує

У компанії часто вже є багато систем і сховищ: мережеві папки, ECM-системи, сервіси обміну файлами. Деякі з них використовують локально, деякі – в хмарі. Що більша компанія, тим складнішою стає інформаційна інфраструктура. Додаткова система тільки погіршить ситуацію. Система M-Files пропонує інший підхід до управління інформацією, який не залежить від сховищ інформації.

 

Відмова від витратної міграції даних 

Одна з найбільших перешкод при впровадженні нової ECM-системи – це міграція даних, яка забирає багато часу і вимагає великих витрат. Підхід M-Files дозволяє обійтися без перенесення даних або обмежитися частковим перенесенням файлів за вибором користувача і на основі його поведінки.

 

Впровадження інновацій і максимізація інвестицій в ІТ

Вибір ECM-системи зазвичай ініційований "згори" і вимагає організаційних змін, а управляти змінами складно. Опір змінам з боку працівників перешкоджає інновації, яка часто починається з невеликих ініціатив. Підхід M-Files дозволяє відділам та робочим групам організувати інформацію так, щоб підтримати нові ініціативи без руйнування наявних систем і процесів.

 

 

"Що зберігати" замість "Де зберігати"

Старі підходи до управління інформацією, включаючи традиційну ECM, будувалися навколо місць зберігання інформації. А з появою нових систем і зростанням даних ця проблема тільки загострюється. За новому підході не важливо, де зберігаються документи і файли; для вирішення завдань важливий лише контекст, тобто зв'язок між об'єктами. Такий підхід в M-Files називають "інтелектуальним управлінням інформацією", він пропонує динамічну і персоналізовану організацію контенту.

 

Об'єднання основних ІТ-систем і неструктурованого контенту

Традиційні системи документообігу, ECM-системи та інші схожі системи зосереджені на управлінні документами і іншим неструктурованим контентом: договорами, комерційними пропозиціями, рахунками, картинками. В той же час, такі бізнес-системи як CRM, ERP, HR, містять дані, критичні для функціонування бізнесу. Об'єднання структурованого та неструктурованого контенту потрібне для надання єдиного доступу до всієї інформації, що необхідна для ефективної роботи бізнесу. Інтелектуальне управління інформацією в M-Files передбачає управління структурованими даними та неструктурованим контентом задля створення повного огляду бізнес-інформації. За такого підходу працівники завжди знаходять потрібну інформацію незалежно від системи, в якій працюють.

Єдиний інтерфейс користувача 

Традиційні ECM-системи складні у вивченні для користувачів, а з кожною новою системою з'являється новий інтерфейс. Співробітники починають працювати в обхід системи, створюючи хаос. M-Files пропонує підхід, за якого інформацію з декількох систем можна переглянути і керувати нею з єдиного інтерфейсу, вже знайомого користувачам з роботи у Провіднику Windows. 

 

ІНТЕЛЕКТУАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЄЮ В M-FILES

Інтелектуальне управління інформацією в M-Files засноване на підході IML. Що це таке?

Intelligent Metadata Layer (IML), або Інтелектуальний рівень метаданих – це підхід до управління корпоративною інформацією незалежно від місця зберігання, який об'єднує інформацію з різних джерел за контекстом (вибудовуючи зв'язки між об'єктами), а не за місцем зберігання: система, папка або хмарний сервіс.

IML дозволяє користувачам M-Files підключитися до різних зовнішніх сховищ даних, окрім традиційних сховищ документів M-Files. За допомогою спеціальних програм-конекторів користувачі переглядають і редагують контент з зовнішніх джерел у інтерфейсі M-Files.

 

 

 

 

IML пропонує автоматичну класифікацію та метадані для документів за допомогою інтелектуальних сервісів. Інтелектуальні сервіси – це додатки з використанням технологій штучного інтелекту, які класифікують документи і пропонують значення метаданих, аналізуючи зміст файлів семантично і візуально.

Що дає інтелектуальне управління інформацією користувачам M-Files

Користувачі можуть шукати, переглядати, редагувати контент і додавати метадані до файлів в зовнішніх сховищах крізь усі інтерфейси M-Files: настільний додаток, веб- і мобільний доступ. Доступ до зовнішніх сховищ налаштований за допомогою спеціальних додатків-конекторів.

Конектори встановлюють зв'язок між M-Files і зовнішніми сховищами і дозволяють користувачам переглядати і редагувати контент з різних зовнішніх джерел. Для користувачів це зручно тим, що вони начебто працюють в єдиному сховищі документів і не замислюються про те, як швидше знайти потрібний файл.

Додатки-інтелектуальні сервіси полегшують користувачам категоризацію і класифікацію документів і файлів. Додатки є компонентами штучного інтелекту, які пропонують користувачам додати метадані в картку об'єкта після вивчення документа із використанням технологій обробки природної мови та текстової аналітики.

З чого складається IML в M-Files

Архітектура IML поділена на три рівні: єдиний рівень для користувачів, рівень інтелектуальних метаданих і серверна частина підключених зовнішніх сховищ.

Перший рівень, призначений для користувачів, дозволяє їм отримати доступ до інформації за допомогою єдиного інтерфейсу M-Files – незалежно від системи, в якій збережена інформація.

Середній рівень, або інтелектуальний рівень метаданих – центральний компонент архітектури IML. Він поєднує основні можливості ECM-системи: багатофункціональний пошуковий інтерфейс, автоматизацію робочих процесів, історію версій, витяг документів для редагування та пошук по багатьох зовнішніх сховищах. Підхід M-Files до класифікації документів за допомогою метаданих і категоризації контенту у представленнях на основі метаданих дозволяє знайти документи за змістом, а не місцем зберігання. Пошук по багатьох сховищах дозволяє шукати документи у різних сховищах і системах – як локальних, так і хмарних.

 

Середній рівень також є новим типом інтелектуальних можливостей системи M-Files. Інтелектуальні сервіси пропонують засоби для автоматичного підбору метаданих та класифікації документів за допомогою аналітики тексту і зображень, а також машинного навчання за зразками поведінки користувачів.

Інтелектуальні сервіси – це додатки, які беруть на себе визначення метаданих та класифікацію документів. Програмний інтерфейс додатків IML в M-Files дозволяє стороннім організаціям розробляти інтелектуальні сервіси для власних специфічних потреб і умов бізнесу.

Нижній рівень архітектури є інтерфейсом між M-Files і зовнішніми сховищами. За допомогою додатків-конекторів користувачі M-Files можуть переглядати і змінювати контент в зовнішніх сховищах крізь призначений для користувачів інтерфейс M-Files. Конектори встановлюють зв'язки між M-Files та зовнішніми сховищами і дозволяють користувачам переглядати та редагувати контент з підключених зовнішніх джерел.

Як працює IML на практиці

Розглянемо застосування інтелектуальної системи M-Files на прикладі управління проектами та взаємодії між внутрішніми та зовнішніми учасниками проекту.

Основна складність при управлінні проектами полягає в тому, щоб забезпечити безперебійні потоки інформації між зовнішніми і внутрішніми учасниками. Завдяки IML співробітники можуть організувати документи, креслення CAD і інші матеріали за проектами, етапами проекту, відповідальними особами та іншими властивостями, використовуючи метадані.

Керівник проектів може призначити робочі кроки і пов'язати їх з контентом, збереженим поза системою M-Files, щоб забезпечити своєчасну обробку інформації щодо проекту. IML забезпечує доступ до всіх даних за допомогою мобільних додатків: всі файли, навіть збережені в мережевих папках, доступні працівникам з телефону або планшета в будь-який час і з будь-якої точки. 

Користувачі в компанії отримують доступ до всіх документів, незалежно від місця їх зберігання, за допомогою інтерфейсів користувача M-Files, які включають мобільний доступ, веб-доступ і настільний додаток. Вони можуть використовувати як структуру метаданих для опису і класифікації документів, так і пошук за значеннями метаданих і за змістом файлу. Співробітники можуть пов'язати кілька документів з різних джерел за допомогою метаданих і впорядкувати їх за представленням.

При цьому користувачі продовжують працювати з класичними функціями M-Files, необхідними для керованих об'єктів:

 

ЯК РОЗВИВАТИМУТЬСЯ ТЕХНОЛОГІЇ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЄЮ В МАЙБУТНЬОМУ

Аналітики Gartner у звіті 2017 року зазначили, що «платформи тематичних сервісів – це наступний етап в управлінні корпоративним контентом, які є переходом від замкнутих систем і сховищ до відкритих сервісів».

Отримайте повну доповідь і подивіться позицію M-Files серед конкурентів. Дізнайтеся, чому M-Files – єдиний постачальник, якого аналітики називають «Стратегом» другий рік поспіль.

 

 

<<  Завантажте доповідь Gartner Magic Quadrant 2017 про контентні рішення

 

 

Дослідники з Міжнародної асоціації з управління інформацією та зображеннями AIIM доходять висновку, що «ані «ECM», ані «тематичні сервіси» не описують питання, підходи і стратегії, з якими зіткнуться організації в майбутньому». Аналітики вважають, що поточні категорії систем управління інформацією в майбутньому будуть змінюватися під впливом великих даних і аналітики, і говорять про перехід до інтелектуального управління інформацією.

 

Завантажте книгу про майбутнє ECM від асоціації з управління інформацією AIIM  >>

 

 

Отримайте БЕЗКОШТОВНИЙ 30-денний доступ до нової версії M-Files 2018 

Наші клієнти