Мы используем файлы «сookie» на нашем сайте, чтобы предоставить вам именно ту информацию, которая наиболее интересна и полезна. Взаимодействуя с сайтом www.fts-eu.com и нажимая на любую ссылку на этой странице, вы соглашаетесь с нашими "Условиями использования сайта".

Новости

Начало / Новости / День Без Бумаги 2015

День Без Бумаги 2015

День Без Бумаги 2015

В чем суть?

Международная акция #ДеньБезБумаги проводится ежегодно в каждый четвертый четверг октября. Она направлена на привлечение внимания компаний и людей по всему миру к современным безбумажным технологиям.

Акция призывает использовать передовые технологии управления информацией и документами, чтобы сокращать нерациональное использование бумаги. Ее поддерживают Международная Ассоциация управления информацией и изображениями AIIM и многие организации по всему миру.

Что было в прошлом году?

В прошлом году компания FTS провела опрос  среди клиентов и подписчиков. Результаты этого опроса можно посмотреть здесь.

В этом году мы решили рассказать об истории появления модели безбумажного офиса, найти предпосылки эффективного сокращения бумажного оборота документов и привести примеры компаний, которым удалось сделать значительный шаг в этом направлении.

История вопроса

Модель «офиса без бумаги» выросла из маркетинговых материалов, в которых таким образом представляли офис будущего, и связывается с распространением персональных компьютеров. Если компьютер теперь действительно стоит на столе каждого сотрудника, то с бумагой – немного другая история.

По данным отчета Ассоциации AIIM за 2012 год использование бумаги в офисах уменьшилось и продолжает падать.

Модель «офис без бумаги» работает?

Полностью избавиться от бумаги и функционировать в безбумажной среде не получится, даже если речь идет о небольших компаниях и старт-апах. Причина остается понятной: помимо внутреннего документооборота есть еще и внешняя коммуникация, которая регламентируется. Все компании взаимодействуют с государственными органами, контрагентами, аудиторскими компаниями, где легитимным документом является, в большинстве своем, только бумага с подписью и печатью.

Сейчас, когда мы говорим о сокращении бумаги в офисе, речь идет об оптимизации рутинных задач, процедуре обмена, согласования, архивирования и хранения.

Для эффективного электронного обращения документов нужно создать сотрудникам определенные условия, чтобы взаимодействие с документом в электронном виде было удобнее и быстрее распечатки на принтере.

Что для этого нужно? Документы предпочтительно хранить в централизованном хранилище, предоставить сотрудникам мобильный доступ к документам и построить отличную инфраструктуру для совместной работы. 

Организации, у которых получилось

Программа ООН по окружающей среде или UNEP, офис в Женеве

Организация осуществляет информационную техническую и юридическую поддержку правительственным структурам и корпоративному сектору по вопросам экологии и окружающей среды.

До недавних пор в офисе действовали устаревшие процессы, в том числе, связанные с архивированием документов. Документы хранились в папках на полках. Обмен документами с другими офисами ООН становился проблематичным. Каждый раз, когда приходил новый бумажный документ, его пересылали по факсу в другой офис, делая отметку о необходимости поместить его в коллективный архив.

Руководство пришло к необходимости внедрить систему управления электронным документооборотом. Организация остановила свой выбор на СЭД/ECM-системе M-Files. Внедрения системы управления документами не только позволило сократить объемы бумажных документов в офисе, но и значительно увеличило производительность и точность оперативной деятельности сотрудников.

Полную историю читайте здесь.

Консалтинговая компания CTI Engineers

CTI Engineers занимается консалтингом по инжиниринговым проектам, предлагая услуги по разработке концепции, финансированию проекта и управлению строительными работами.

Инженерам часто необходимо в своей работе возвращаться к старым проектам, дорабатывая что-то. Организация нового электронного архива быстро становится запутанным делом.

Годами бумажные чертежи, скатанные в рулоны, хранились в шкафах, а файлы-источники AutoCAD, MicroStation и ArcGIS были разбросаны по различным сетевым папкам на серверах, вперемешку с отчетами, спецификациями, записями по аудитам и другими проектными файлами.

Оптимистично сотрудники начали сканировать все архивные документы и переводить их в электронный вид. Скоро офис компании почти приблизился к идеальной модели «безбумажного», но в ней обнаружился один существенный недостаток такого архива ­– найти что-то быстро было просто невозможно.

Быстрый поиск и простота использования вышли на первое место при выборе системы для организации хранения всей документации. Было принято решение о внедрении системы M-Files, которая, помимо прочего, поддерживает проектные CAD-файлы.

Результатом внедрения M-Files стало не только сокращение бумажной документации, но и эффективная работа сотрудников, которые всегда взаимодействуют с  самой последней версией документа, не важно, архивный ли это проект или вновь созданный.

Полную историю читайте здесь.

Познакомьтесь с решением M-Files

Поделитесь с коллегами:


Клиенты

  • Indivision
  • World Transport Overseas
  • Norman Asset Management
  • О’КЕЙ
  • Baker Tilly
  • Stockmann
  • Bacardi Martini Ukraine
  • Sameta
  • РА Знаменка
  • КСК
  • Discordia
  • Технологии Информационньх систем
  • C.A.T.oil
  • Bank of Georgia
  • Юнит Марк Про
  • Bank Constanta
  • Telelink
  • РА  Командор
  • Монтажпромстрой
  • Engarde
  • TBWA MOSCOW
  • Fresh Up
  • Lowe Adventa
  • Capital Legal Services
  • NFQ
  • McCann-Erickson
  • Электрокомплект
  • Тройка Диалог
  • TBC Bank
  • Ogilvy
  • AMMA Development
  • IKEA
  • Schneider Electric
  • Алимирзоев & Трофимов
  • Kalikova & Associates
  • Imageland

Яндекс.Метрика