БАНД Консултации и Управление използва M-Files за лесно управление на информация и проследяване на счетоводни документи

Защо е необходимо да се автоматизира документооборота?

-Информацията се съхранява на много и различни места (локални дискове, електронна поща, хартиени документи, външни носители, бази данни и др.)
-Ниска ефективност на работата с документи ( Според Kevin Craine „Ако съзадването на един документ струва $1, то неговата обработка и разпространение възлизат на $10).“
-Недостатъчна гъвкавост на съхранението и обработката на документи при традиционното съхранение на файлове и неефективен контрол върху правата на отделните служители за работа с различни типове документи.
-Липсва история на версиите и др.

Някои от ползите от внедряването на M-Files са:

-Организиране и управление на важни финансови документи по клиенти, типове, дати или други критерии, архивиране на досиета с документи.
-Намаляване на времето за търсене на документи по една или две ключови думи от заглавието на документа или по ключова дума от съдържанието му.
-Индексиране и работа със сканирани документи и електронни писма.
-Централизирано съхранение на информацията (в електронен вид) и възможност за отдалечен достъп до нея.
-Лесно дефиниране на различни права за достъп до системата, съобразени с компетенциите и правомощията на служителите.
-Системата позволява електронно разпределение на задачи и проследяване на тяхното поетапно изпълнение.
-Обвързане на няколко документа в един общ пакет от документи.
-Пълно проследяване на версиите на документа, история на реализираните промени, вложеното време и ангажираните с документа потребители.
-Поддържане на електронни подписи.
-Зелен офис – драстично намаляване на използваната хартия (сканиране на документите и използване в електронен вариант), редуциране на мястото за съхранение.
-Лесна интеграция с различни типове системи (CRM, ERP и др.)