„Power BI оптимизира работата ни многократно“- Ивайло Цанов, мениджър проект в Транспрес

– Ивайло, разкажете ни малко повече що е то система за бизнес интелиджънс?

-Бизнес интелиджънс е система, която извлича данни от съществуващи системи в организацията, обединява ги на едно място и има инструменти, с които визуализира цялата информация по подходящ за ръководството на фирмата начин. Изработват се работни екрани (плотове), на които за различните звена в компанията се изготвят текущи отчети за дейността. Анализите са обобщени и консолидирани и много полезни.

В конкретния случай става въпрос за Power BI, система която ние внедрихме съвместно с ФТС България – от година и половина официален представител за продукта и първи сертифициран такъв за България

Power BI е самостоятелен продукт, в който Microsoft влага много ноу-хау и ресурси за неговото развитие. Power BI може да се внедри в организацията, като самостоятелен продукт или като част от системите за управление на бизнеса (ERP и CRM) предлагани от Microsoft.

Единствено е необходимо Power BI да има достъп до базите данни, с които работят останалите системи в организацията, за да могат те да се обобщят и да се използват за създаване на различни отчети.

– Все пак всяка стандартна ERP система може да прави различни справки, какво е това, което отличава Power BI?

– Различията са няколко. Първо, в Power BI се работи много по-бързо и лесно – с един-два клика. Второто е, че след като се извлече големият обем от данни, по-бързо могат да се стартират отчети за по-дълъг период (т.е. с история) или с множество транзакции, за да се визуализира даден отчет. Трето, Power BI позволява да се извлекат данни от няколко източника – например текущи системи, които в момента работят в организацията, както е при нас в Транспрес. За да се правят справките с Power BI, ние извличаме данни От нашата модулна ERP система и CRM система.Следователно Power BI ни позволява да събираме данни от билинг модула, куриерския модул, спедиторския модул, търговския CRM и да ги съпоставяме, така че мениджмънтът, а също и хората на различни нива в организацията да могат да получават необходимата информация по подходящ „смлян“ за тях начин.

-Как решихте, че ви е необходима система за бизнес интелиджънс?

-Първо се оказа, че да правим справки веднъж месечно е твърде дълъг срок, за да имаме точна информация за процесите във фирмата. Преминахме към ежедневно правене и разглеждане на отчетите, често и по няколко пъти на ден. При динамичната бизнес среда, в която работим, често се налагат действия още на следващия ден, за да получим резултатите, които търсим. Ежедневно следим около 20 показателя, като базовите са около 5.

Фактът, че трябва да се генерират непрекъснато сложни и обемни отчети, породи интерес към система, която може да ни помага да го правим. След като разбрахме какви са позитивите от една интеграция, стигнахме до извода, че този софтуер би оптимизирал работата ни многократно. И не се излъгахме.

За да ти помогне система като Power BI, е добре базите данни да са натрупали достатъчно информация за показателите, които са в основата на дейността на фирмата. Трябва да имаш ясна визия за това, което искаш да виждаш като отчети и обобщения. Особено важно е участието на мениджърския екип – каква информация те искат да следят и колко често. По време на внедряването например стана ясно, че за някои от отчетите просто не сме готови като алгоритми и данни.

Важно е да се подчертае, че Power BI не създава информация. Продуктът просто използва наличната текуща информация, така че ние направихме алгоритми откъде какво можем да извлечем, за да създадем точните справки и анализи.

-Как и защо спряхте избора си на Power BI?

-Power BI беше третият софтуер, който пробвахме. Първият нямаше интегратор в България, т.е. фирма, която да го внедри и консолидира данните. Предложиха ни дистанционна работа, което ние не приехме като добър вариант. Вторият софтуер беше добър, но при сравнението преценихме Power BI като по-интуитивен и по-лесен за работа.

За нас беше важно ние сами да си правим отчетите, които искаме, т.е. да можем да продължим да развиваме системата, а не само еднократно да я внедрим, защото непрекъснато излиза необходимост от нов вид отчети. Не по-малко важни фактори за избора бяха, че Microsoft непрекъснато развива този продукт, а и цената му е доста по-ниска от тази на конкурентите.

-Колко време отне внедряването?

-Подготовката отне няколко месеца, а и трябваше да направим реплика в реално време на нашия сървър, за да не се забави работата на хората, които работят със системата. Това копие е само за нуждите на Power BI. Голяма част от данните в него се актуализират на всеки час, защото повечето от нашите отчети са дневни, т.е. данните се следят по няколко пъти на ден, а останалите се актуализират на 4 часа. Актуализацията трае около 10-ина минути, но това не влияе на работата на софтуера.

За около два месеца успяхме да генерираме и изчистим от грешки новата база данни. Опитът на ФТС България и особено на управителката й Цанка Маркова ни помогна да се ориентираме бързо в базите данни и да се сработим добре.

Избрахме ФТС България основно и заради големия опит, който те имат при внедряването на системи като Power BI. При нас процесът на избор протече така – първо избрахме продукта, а след това – и фирмата, която да го внедри при нас. След втората среща вече имахме договорени общи условия – ние знаехме какво искаме, а те – как да го осъществят.

За избора беше важно и това, че Power BI има и мобилна апликация, от която колегите са много доволни, защото мениджърите могат да видят на смартфона си във всеки момент и навсякъде петте ключови показателя, които ги интересуват най-много.

-Какви умения трябва да има един потребител на тази система, за да може да я развива?

-Не е необходимо да е програмист. Информацията в интернет е леснодостъпна, за да може човек да се научи да работи с подобна система – има и текстове, и видеоклипове. Самообразоването помага на потребителя за създава отчети така, както той иска да изглеждат и съответно да ги модифицира при необходимост . Системата има административен панел, с който човека, който създава отчетите, може лесно да оформи информация –– в табличен вид, като кръгова диаграма, като графика и т.н.

Всеки месец в нея се добавят нови неща, като някои идеи идват от потребителите, т.е. от практиката, и са много полезни.

-Има ли значение големината на фирмата, в която се внедрява системата?

-Големината на фирмата има значение дотолкова, доколкото при голяма фирма източниците от данни са повече и по-големи. Важно е какви са базите данни, доколко те са подредени и структурирани. Ако данните са от няколко различни източника, трябва първо да се уеднаквят, за да може по-нататък да бъдат по-лесно комбинирани. Това е основното предизвикателство в проекта, особено като се има предвид, че работата трябва да се направи в сътрудничество между ФТС България и внедряващия екип от Транспрес.

-Кои са хората, които ползват системата?

-Управители, регионални мениджъри, ръководители на екипи. Планираме акаунт и за тийм лидери, които да следят в реално време оперативната информация. Интересът е голям и много хора искат да имат достъп до системата, да не говорим, че проследимостта на работата стимулира хората да се представят много по-добре.

Текст: Снежина Баджева, списание Логистика

Снимка: Транспрес