Флорин Димолеску, Partner Manager, EMEA, M-Files, откри събитието с демонстрация на генеративния изкуствен интелект Aino, внедрен в M-Files.

Милко Порязов, технически консулант M-Files, от своя страна откри презентационната сесия с ентусиазъм и поговори за платформата като сложен организъм – отличната комбинация от екосистеми за множество организации, търсещи решения на различните си потребности на едно място.

Цанка Маркова, оперативен и администартивен мениджър на ФТС България, показа нагледно как M-Files улеснява ФТС България като организация и процеси, оптимизирайки времето на всички ни – най-ценният ресурс, с който разполагаме.

Стефан Петров, консултант M-files, демонстрира решения за събиране на вземанията, а Светлин Савов показа готови софтуерни приложения (apps) и услуги за автоматизация на основните бек-офис процеси.

Накрая Теодора Иванова, Ръководител направление „Правно“, от Каолин ЕАД поговори за улесненията „на терен“, в ежедневната си работа с платформата.

Повече за M-Files можете да прочетете тук. Ако имате нужда от консултация, можете да ни пишете на info.bg@fts-eu.com.

Материалът FTS M-Files Day 2025 – новости и преимущества на системата е публикуван за пръв път на FTS.

Ние наистина вярваме във важността да бъдем водещи във всички видове автоматизации и оптимизации, поради което събития като M-Files Day са толкова важни за нашите клиенти и цялата индустрия.

Акценти от събитието включваха:

> Флорин Димулеску, Partner Manager на M-Files за регионите Европа, Близък изток и Африка, говори за „Асистенти с изкуствен интелект на M-Files за по-продуктивна работа в офиса“.
> „Автоматично разпознаване и импортиране в ERP на разходни документи“ представен от Стефан Петров, M-Files Solution Architect, FTS Bulgaria.
> „Електронни трудови досиета в M-Files. Електронно обслужване и подписване на решения на Борика“. Светлин Савов, M-Files Solution Architect, FTS Bulgaria, и Мартин Орешарски, Директор Удостоверителни услуги, БОРИКА АД.
> Милко Порязов, Cloud Solutions Architect, FTS Bulgaria, разгледа задълбочено „Оптимизиране и защита на M-файлове чрез Microsoft Azure Cloud“.
> “Успешно реализиран проект с M-Files в Lagardère Travel Retail България”. Разказ на Христо Захов, IT мениджър, Лагардер България.

Благодарим на всички наши клиенти, които се присъединиха към нас за Деня на M-Files, като участваха в ценни дискусии и насърчаваха сътрудничеството за нашия споделен успех. За повече информация относно M-Files можете да посетите следния раздел.

FTS България изказва своята искрена благодарност на всички презентатори и участници в нашето скорошно събитие М-Files Day 2024!

Материалът ФТС България представи Дни на M-Files 2024 е публикуван за пръв път на FTS.

#Полза 1- Преглеждате и одобрявате договори по-бързо

Управлението и проследяването на договорните отношения изисква много време. M-Files освобождава повече часове през деня чрез автоматизиране на процесите като управление на договорите (CLM). Тъй като M-Files знае кой е отговорен за всяка задача, известия и напомняния се изпращат автоматично.

#Полза 2 – Заменяте базираните на хартия процеси

M-Files заменя неефективните, податливи на грешки, базирани на хартия процеси, които все още се използват от много компании. M-Files предлага уникален подход за съхранение и динамично организиране на договори и информация, свързана с тях чрез атрубути на документа, като тип договор, страни в договора, етап на договора, ефективни дати на договора и др.

#Полза 3 – Защита на информацията

С M-Files, да защитите конфиденциална информация, като същевременно я направите достъпна само за точните хора е лесно. M-Files управлява автоматично и динамично правата за достъп.

#Полза 4 – Достъп от всяко мобилно устройство

Преглеждате документи и управлявате процеси в движение с мобилното приложение на M-Files за iPhone, iPad, Android и Windows Phone.

#Полза 5 – Автоматизирате бизнес процесите

Използвайте M-Files автоматизирани работни потоци, за да улесните процеси като одобрение на договори, контролирано съдържание, фактуриране и др.

Имате още въпроси? Свържете се с нас на 02/ 818 36 63 или ни пишете на info.bg@fts-eu.com

За да заявите вашата безплатна консултация натиснете ТУК.

Материалът Как M-Files улеснява процеса на управление на договори в организацията? е публикуван за пръв път на FTS.

Подготвихме списък на най-често срещаните трудности при управлението на информация, които могат да се избегнат с помощта на съвременните ИТ решения:

1.Прекалено дълго търсене на необходимия файл

Ситуация: Клиент се обажда по телефона. Мениджърът Андрей бързо трябва да провери и уточни условията по договора. Файлът е нужен тук и сега. Но къде точно е съхранен, не се знае ? И така започва всяка сутрин. Ако файлът с договора е загубен, налага се повторното му създаване, в резултат на което работният ден започва неефективно. Такива ситуации носят раздразнение, и на Андрей му е необходимо допълнително време, за да се концентрира върху следващите си задачи.

Решение: След подадени оплаквания от няколко клиенти, мениджърите на Андрей вземат решение, че е наложително да се избере система за управление на съдържанието и информацията (ECM). В съвременните системи може да се търси по текст, по тагове, по части от думата, по свойства на данните. Системата поддържа всички типове документи, а файловете не се асоциират в конкретни папки. Вече търсенето на информация при Андрей отнема по-малко от няколко секунди и получава похвали за бързата си работа.

2. Търсене на актуалната и одобрена версия на документа

Ситуация: Акаунт мениджърът Светлана бързо намира необходимия й файл, помни точно къде го е съхранила и как се казва той, тъй като е много организирана. Тя обяснява на колегите си в отдела как да се справтя по подобен начин. Но проблеми отново възникват. Ако един документ ссе редактира многократно и то от различни служители, винаги остават съмнения, коя е последната версия и коя всъщност е правилната. Възможно е да се проследи датата на последната редакция, може да поразпитате колегите, може и да се опитате да гадаете ?

Решение: Вече от половин година служителите работят със система за управление на документооборота. Винаги се съхранява последната версия на документа, както и история на направените промени. Не е необходим ода питате никого, нито да търсите на хиляди места. Служителите са доволни, а Светлана разполага с повече време за търсене на решение на задачите от клиентите.

3. Работа с грешната версия на документа

Ситуация: Когато се използва неправилна версия на договора или проектната документация могат да се допуснат фатални грешки. Проджект мениджъра Ирина съгласува офертата с клиентите и ръководството около 10 пъти. Накрая Ирина прибързва и предава на клиента предложение с невярна стойност. Ирина успява да се извини със своята неопитност и да се договори наново с клиентите. Но при разрешаването на всички въпроси тя е загубва два часа повече от планираното.

Решение: В ECM системата се съхранява историята на всички изменения, които са направени по даден документ. Няма вероятност договора да се изгуби или да се ползва неактуалнба версия. Документът съществува само в една версия – само последната, която може да бъде лесно „върната“ към варианта преди последната редакция, ак ое необходимо. Сега Ирина обучава нови служители как да работят с договори в системата споделя забавни случки от миналото.

4. Многократно съгласуване на договора

Ситуация: В петък приятелите Антон и Огнян ходят заедно на бар. Там понякога си споделят за изминалата работна седмица. Антон работи в голяма търговска компания. Огнян в – малка бутикова фирма. Сходното и при двамата е, че имат проблеми при работата с договорите с клиенти. В малките компании договорът изминава по-кратък път на съгласуване, докато в големите – процесът е по-бавен. Но условията по договора се изменят многократно и не зависят от размера на компанията. Губи се време поради липсата на бърза комуникация в търсене на съгласуваната версия на договора.

Решение: Предложение към ръководството за внедраване на система за управление на договорите. В ECM системата е разрешен просеца със съгласуване на договорите. И Антон, и Огнян всеки ден проверяват статуса на договора в системата, без излишни телефонни разговори и мисма. Ак ое необходимо, задават автоматични напомняния. В петък приятелите се срещат дори час по-рано.

5. Визуализиране на документи

Ситуация: Марина, която е офис мениджър, получава задачата да координира малък проект. За да съгласува документацията по един договор й е необходимо да получи подпис от тъководителите на четири отдела. Изглежда като простичка процедура. Но вече втора седмица Марина не успява да засече в офиса търговския директор. В зависимост от размера и структурата на компанията може да е необходимо много време, за да се съберат всички необходими подписи за даден документ.

Решение: Управителят забелязва, че началото на всеки проект се забавя и се посъветвал с ИТ отдела. В ECM системата процесът по визуализиране предполага проследяване на подписите, отбелязва се време и потребител, който подписва договора. След като някой от ръководителите на отдел ие подписал документа, Марина получава известие по мейл. За подписващите процедурата също е много лесна. Мениджърите могат да разгледат документа чрез отдалечен достъп и да го одобрят и подпишат с помощта на електронен подпис.

6. Провеждане на рутинни събрания

Ситуация: Ежедневните събирания за обсъждане на текущите задачи „изяждат“ част от работното време на служителите. Това най-добре знае анализаторът Никол. В нейната компания събранията се свикват по текущи въпроси, които могат бързо да се разрешат. Така се увеличава вероятността обсъждането да се отклони от основната тема.

Решение: Ръководството на компанията решава да оптимизира вътрешната комуникация с помощта на ECM система. Системата за управление на съдържания се превръща в платформа за обмен на информация и взаимодействие между служителите. Никол вече разполага с всички необходими файлове под ръка, може да обсъжда текущите въпроси и не губи време да очаква отсъстващите колеги.

7. Непрозрачно разпределение на задачи

Ситуация: Калоян е Мениджър Връзки с клиенти. Получава се оплакване от клиент и той започва работа по него. В хода на комуникацията става ясно, че колежката му Ана вече се занимава с това. За това са виновни и лошо организираните процеси, и слабата координация и разпределение на задачите.

Решение: Когато двама служители се занимават с решението само един и то лесен казус, от това страда ефективността. Отделът за връзка с клиенти е един от първите, който усеща ползите на ECM системата – могат да се проследяват и координират задачите на служителите, да се следи статуса на изпълнение и цикъла на делегиране. С автоматизирането на задачите и ръководителите и служителите знаят, кой за какво отговаря.

8. Несъгласуване на разпределените задачи между служителите

Ситуация: Несъгласуването на действията на служителите на различните отдели води до нарушаване на сроковете. При работата по проекти отделите Счетоводство, Производство и Продажби, както и другите отдели са винаги свързани. На Нина от отдел Счетоводство обаче, не й е нужно да знае подробности за етапите на проекта. Просто й е необходимо копие на договора. Звъни на мениджъра по проекта Илиян, който бързо да й донесе договора. Той обаче се ядосва , тъй като след 5 минути го очаква среща.

Решение: Единната работна среда и общото хранилище на документи може лесно да се организира с помощта на ECM системата. Илиян си отдъхва след внедряването: вече много бързо се обменят документи и файлове и се облекчава работата в екип и взаимодействието между отделите. Нина търси сама нужните файлове.

9. Бърз отговор на въпрос на клиента

Ситуация: Клиентите очакват да получават бърз отговор на всеки въпрос. Ако това не се случи, клиентът може да си помисли, че служителят няма нужната компетентност. Катерина е консултант – започнала е работа в компанията преди 3 месеца и все още й е трудно да отговаря бързо на въпросите на клиентите. Съответно пита по-опитните си колеги. Колегите, естествено, не са доволни, винаги да обясняват на новаците. Не можем да наречем такава комуникация – оперативна.

Решение: С този проблем се справя базата данни. Търсенето се извършва по част от въпроса, а базата непрекъснато се обновява с нови въпроси от клиенти и партньори. Да се създаде такава база е лесно в една съвременна ECM система – задават се права за достъп и се размества списъка с въпроси, според тяхната релевантност. След половин година работа с базата данни Катерина може бързо и компетентно да отговаря на всякакви въпроси от странан на клиентите.

10. Сигурност на информацията

Ситуация: Защо служителите съхраняват копие на документите на собствените си мобилни устройства и в облачни платформи? За търговският директор Милен така е по-удобно. Той постоянно е в командировки и желае всичко да му бъде под ръка. Но съхранението на документи на лични устройства нарушава политиката за безопасност на компанията.

Решение: Ръководството е решило да гарантира сигурността на корпоративната информация с помощта на ЕCM система. Системата за управление на корпоративната информация организира съвместната работа на служителите в удобен формат и обезпечава сигурността на конфиденциалните данни. А при милен не се налага нищо да се промени. Както преди съхранява файлове на смартфона си, преглежда и одобрява документи чрез мобилен достъп до ECM системата.

Ако някои от проблемите ви се струват познати – споделете с колегите си, заедно можете да намерите по-бързо и ефективно решение.

Научете повече за съвременните системи за управление на съдържание и информация: https://www.fts-eu.com/bg/product/m-files/

За да заявите вашата безплатна консултация натиснете ТУК.

Материалът Най-често срещаните 10 трудности при управлението на информация, които лесно можете да избегнете е публикуван за пръв път на FTS.

…Намираме се в информационен хаос, невъзможно е бързо да открием търсената информация, а наблюдаваме и дублиране на съдържание.

Невъзможност за защита на конфиденциална информация

…Необходим ни е начин да защитим и гарантираме конфиденциалната информация и да осигурим правилните права за достъп на определени потребители.

Трудно споделяне и затруднена работа в екип

… Трябва ни сигурен начин, по който да споделяме файлове между бизнес партньори и клиенти.

Много и изолирани системи

…Информацията в отделните системи е капсулирана, системите ни не са свързани помежду си.

Съобщенията в имейла са изгубени

…Информацията е като хваната в капан.

Неефективна обработка на документи

…Много от бизнеса процесите ни не са ефективни; липсва ни работен поток за управление на информацията.

Наличието на специфични изисквания и регулации за индустрията

…Индустрията ни разполага със специфични изисквания и регулации, които обуславят цялата ни информация или Не разполагаме със система, която да архивира цялата информация, включително и тази, свързана с регулациите за съответствие.

Потребителите се затрудняват с текущата документна система

…Служителите ни не използват текущата документна система и често чуваме, че е тромава или ….. Тази система, с която разполагаме, не ни върши работа.

M-Files помага ефективно да организирате документите и информацията, както и да ги намирате и споделяте лесно.

Едно от нещата, които отличават M-Files е различния подход за съхранение и организиране на съдържанието. Всичко, което се съхранява в M-Files се организира според това “ какво е“, а не според разпределението „къде е„ , както е при традиционната структура с папки. Необходимо е само да се въведат някои детайли, когато запазвате документа в M-Files (клас, клиент и др.). Когато М-Files знае каква е запазената информация, много по лесно го намира и достъпва, вместо да губите време да се сетите къде точно може да е запазен даден документ

Лесно е – все едно работите със своя iPhone!

Ключово при M-Files е как системата използва информацията за даден документ или обект (метаданни) за да управлява работните процеси.

Да се върнем на пример с а iPhone. Не съхранявате музика е отделни папки в телефона си, просто отваряте Music app и тя вече е там – организирана автоматично. Класифицирана според By Playlist, Artist, Genre, Album, др. Така iPhone предоставя информацията по естествен и лесен начин на потребителя. Същото е и с M-Files – организирате, групирате и достъпвате съдържание по начина, по който желаете.

За демо на M-Files свържете се с нас на 02/ 818 36 63 или info.bg@fts-eu.com.

Повече информация за M-Files вижте на www.fts-eu.com/m-files

Материалът 8 сигурни знака, че M-Files ECM е необходима на компанията ви е публикуван за пръв път на FTS.

1. Прекалено много неструктурирана информация

Ако цари истински хаос в съдържанието, което съхранявате и управлявате в организацията, не е възможно да откриете нужния документ в точния момент, а не по-малък проблем е дублирането на информация на компютрите на различните служители.

2. Защита и сигурност на конфиденциалната информация

Срещате трудности при съхраняването и защитата на конфиденциална информация и осигуряването на права за достъп на служители с различни роли.

3. Споделяне и работа в екип

Търсите начин сигурно да споделяте файлове с бизнес партньори и клиенти.

4. Липса на връзки между информацията в различните системи в организацията

Използвате различни системи, приложения и хранилища (мрежови папки, SharePoint, email, ERP, CRM, DMS и др) и поради тази причина много от информацията остава „затворена“ в конкретната система, където е съхранена, трудно я споделяте с останалите си колеги, трудно я прехвърляте от една система в друга.

5. Критична информация остава „заключена“ в границите на електронната поща

Оказва се, че е истинско предизивикателство да управлявате информация, която се съхранява в мейлите, които получавате или изпращате от електронната си поща. Изпитвате трудности при управление на съдържанието в изпращаните/ получаваните мейли.

6. Автоматизиране на задачи в офиса

Съществуват бизнес процеси за управление на оинформацията в организацията, които са в голяма степен неефективни, някои от тях все още са изцяло „на хартия“, не са автоматизирани рутинни задачи, които биха намалили риска от грешка и биха освободили време на служителите.

7. Регулации и съответствие

Индустрията, в която работите има специфични регулации за съответствие, които засягат и начина на управление на информацията, съществуват ограничения за правата на достъп на различните роли служители в организацията. Срещате предизвикателства при архивирането и повторното използване на различните документи.

8. Възприемане на системата и готовност за работа от страна на служителите

Служителите не са склонни или срещат трудности да свикнат с нов интерфейс на ново ИТ решение.

Повече за решението за управление на документи и информация M-Files – разгледайте тук: https://www.fts-eu.com/m-files/

Материалът 8 предизвикателства в управлението на информация в организацията, с които M-Files ECM ще ви помогне да се справите е публикуван за пръв път на FTS.

Дори в съвремието, когато достъпа до данните и споделянето им е много по-лесно, производителите са изправени пред редица предизвикателства в стремежа си да запазят чувствителните данни, да оптимизират управлението на стандартните процедури и непрекъсното да подобряват ефективността.

EIM (Еnterprise Information Management) системата M-Files е решение, предназначено да подобри управлението на структурираните и неструктурираните данни, които са критични за производствените операции, да подпомогне опростяването на бизнес процесите и да улесни служителите в ежедневните им задачи.

С M-Files, производителите могат да упражняват по-добър контролнад неструктурираното съдържание като CAD чертежи, продуктови описания, сертификати, спецификации, фактури, поръчки за покупка, така и върху структурираните данни като клиентите в CRM системата и проектите в ERP системата.

Какво показват цифрите?

Според проучване на M-Files служителите в производствените компании прекарват 20-40% от времето си в събиране на информация преди да започнат задачите си за деня. Важно е да се отбележи и е, офис служителите в производствени компании прекарват средно по 1.5 часа на ден в търсене например на хартиени документи.

Според изследване на Aberdeen Research, 53% от проузводителите, участвали в проучването все още използват базирани на хартия системи за управление на качеството. Системите за електронно управление на документи не само помагат да се подобри качеството на операциите, но и помагат на производителите да отговорят на редица цтандарти и регулации като ISO 9001:20015, NQA-1, 21 CFR Part 11 или други.

В производството почти всеки процес се документира и контролира според вътрешни процедури – независимо дали става въпрос за опериране на машина, асемблиране на продукт или процедури по поддръжката, ето защо системите за управление на информацията са ефективни платформи за управление на всички документи в производствените компании.

Ако желате да ви изпратим Whitepaper с различни добри практики на внедряване на ECM система в производствени компании, моля пишете ни на info.bg@fts-eu.com

Материалът Как интелигентното управление на информация трансформира производствената индустрия? е публикуван за пръв път на FTS.

1. Документи, записани и разпръснати на много и различни локации.
2. Процесът на фактуриране и изпращане на фактурите е твърде тромав.
3. Служителите не могат да достъпват документите по всяко време и от всякакво устройство.
4. Данните в организацията се съхраняват на различни места и няма определени права за достъп до тях.
5. Липса на видимост и безкрайно търсене на информация в критични ситуации.

Има ли някои от изброените по-горе, за които се сетихте? Моля, споделете в коментар.

Източник: M-Files

Материалът 5 предизвикателства пред финансовите компании, които могат да бъдат разрешени със M-Files е публикуван за пръв път на FTS.

Когато става въпрос за управление на огромни количества информация – оферти, формуляри за поръчки, договори, протоколи, фактури, продуктови каталози и др., компаниите не могат да работят с максимална ефективност, ако нямат бърз и лесен начин за търсене, споделяне и защита на всички файлове и документи.

Настъпва още по-голям хаос, когато цялата тази информация се съхранява в различни приложения, мрежови папки и устройства. Възможността за ефективно управление на информацията по всяко време и отвсякъде, с помощта на единна централизирана система е от съществено значение не само за ежедневните операции, но и за дългосрочния растеж и успех на бизнеса.

Предизвикателството в управлението на документи и информация

За всички компании става все по-важно да разработват процеси, които улесняват гладкото функциониране и осигуряване на последователни работни потоци в цялата организация. Но често, когато тези процеси се прилагат, се създават нови изолирани острови от информация, което допълнително усложнява задачата за ефективно управление на информацията.

Възможността служителите бързо и лесно да намерят точното съдържание, от което се нуждаят, независимо от това в какво бизнес приложение се намира, води до по-добри решения, по-бързи резултати и колаборация.

Когато компаниите са сигурни, че правилното съдържание е в правилните ръце в точното време, те могат да се фокусират върху използването на информация за стимулиране на растежа, добавената стойност и иновациите.

Ще разгледаме реални примери за компании, които използват M-Files (решение за управление на информацията- EIM), за да елиминират капсулираната информация и да премахнат бариерата между служителите и информацията.

Отдел Финанси: Автоматизиране на процесите за фактуриране

Финансовият отдел е в центъра на даден бизнес, като гарантират, че сметките се осчетводяват и плащат своевременно. Една от големите ползи, които имат компаниите в резултат на внедряване на система за управление на информацията е автоматизирането на плащания и обработката на фактури.

Автоматизацията не само елиминира ръчната обработка, но и минимизира човешките грешки. В допълнение, автоматизацията намалява времето и разходите по финансовите операции.

American Solutions for Business (ASB) е бързоразвиваща се фирма за печат и дистрибуция на промоционални продукти със стотици продажби и хиляди доставчици в САЩ. Използвайки M-Files, ASB е в състояние да предостави достъп до фактури на упълномощени лица, директно от други бизнес приложения, като например PeopleSoft. В резултат на това, те успяват да оптимизират времето за обработка на фактурите на доставчика, да изпълнят по-бързо заявките и да рационализират движението на документи в цялата организация. ASB изчислява, че са намалили времето за обработка на фактурите с три дни и могат да се похвалят с възможност да контролират целия процес с голяма точност.

Друга област, която може да се възползва от автоматизирането чрез ECM система, е процесът за управление на коригиращи и превантивни действия (CAPAs). Одиторите търсят несъответствието между това, което фирмата прави, и това, което изискват процедурите. Често се появяват неизбежни отклонения, които трябва да бъдат дефинирани, документирани и съобщени. След това CAPA трябва да проследят, за да се провери дали засегнатите хора са прочели и разбрали новите SOP’s(Стандартни процедури), свързани с CAPA.

HR отдел: Оптимизиране на практиките по наемане на служители и колаборация

Управлението на досиетата на служителите и необходимостта от обучение в HR мениджмънта могат да бъдат услеснени, могат да станат по-бързи и по-сигурни, като се използва EIM решение.

EIM предоставя на организациите централизирана платформа за управление на всички процеси и документи, които включват управление на човешки ресурси – наемане, обучение, сертификации.

SRSI е малка фирма, разположен в Андора, която предоставя HR услуги на клиенти от цял свят. Управлява всичко – от процеса на наемане и трудовите договори до осигуровки и изплащане на заплати. За всеки клиентски проект, SRSI обработва между 15 – 20 документа на служител, като всички те се управляват от административен персонал само от пет човека. Този екип създава, изпраща, споделя, актуализира и съхранява повече от 7000 документа всяка година. Без централизирана система за проследяване, управление и съхранение на документи, обработката на ръка отнема много повече време и вероятността за допускане на грешки е много по-голяма.

SRSI използва M-Files, за да организира цялата си съществуваща бизнес информация. В момента компанията може да обработва документ четири пъти по-бързо, отколкото преди внедряването. Тя изцяло преминава от хартиено на електронно управление на документи. Административният персонал има бърз и лесен достъп до цялата необходима документация, която е запазена и защитена в сигурна контролирана среда.

Правен отдел: Опростете управлението на договорите

Процесът на управление на договорите може да бъде предизвикателство, когато се замислим колко участници са включени в него – различни организации, отдели и служители. Днес съществуват няколко начина, които компаниите използват за управление на договорите. Някои организации използват цялостна бизнес система като ERP, докато други разчитат на електронни таблици направени в Excel. Но независимо от подхода, процесът по управление на договорите може да бъде опростен, автоматизиран и подобрен с помощта на EIM.

Krogius е компания, базирана във Финландия, фокусирана върхи управление на вземания, проучвания, възстановявания, ИТ и свързани услуги към клиенти в девет европейски страни. Структурата на M-Files позволява на Krogius да изгради персонализирана система, предназначена да отговори на техните уникални нужди за управление на запитвания.

С помощта на M-Files, Krogius преодолява предизвикателствата, свързани с организирането и споделянето на информация в своите офиси и клиентски локации, а служителите на компанията разполагат с незабавен достъп до най-новите версии за текущи данни и информация по запитвания, включително свързаните с тях искове и електронна кореспонденция. В допълнение те могат сигурно да публикуват информация и да си сътрудничат с клиентите за актуализирането на най-новия статус на исковете. Данните са съхранени и репликирани във всички офиси и защитени, а служителите имат достъп само до информацията, свързана с възложените им случаи.

Друг пример за ползите от автоматизирането на управлението на договорите е наличен в R-kioski – базирана във Финландия верига за хранителни стоки с около 650 магазина в цялата страна. Приблизително две трети от магазините на R-kioski са разположени под наем, а останалите са собственост на веригата. Договорите за всичките 650 магазина се управляват от отдел „Изграждане и ремонти“, който използва M-Files за управление на договорите, за да организира документите и да опрости процеса на работа и отчитане с търговците на дребно.

До 2013г. документи на R-kioski обикновено са били съхранявани на хартиен носител в различни папки и картотеки, или са били сканирани в електронни версии и запазени в мрежови устройства. Понякога документите са попадали само в ръцете на един служител, което прави достъпа до тях труден за другите служители в организацията. Ръчните процеси също така отнемат много време за намиране на бизнес информация и добавят допълнителна сложност за търговците на R-kioski.

С M-Files се управляват всички документи – от договори за покупка и лизинг до учредителни актове и протоколи от общи събрания. Обработват се по автоматизиран начин. Лесното получаване на материали от отдел „Изграждане и ремонти“ на R-kioski е възможно благодарение на еднозначното идентифициране на критериите за търсене, като търговец на дребно, адрес, период на наемане, цена, площ и лице за контакт. Това ниво на автоматизация не само спестява време и подобрява оперативната ефективност, но също така позволява на R-kioski да наблюдава всичките си търговски обекти в реално време и да реагира по-бързо на промени (като изтичане на договора за наем) с персонализирани сигнали и известия. С повече от 65 000 квадратни метра магазини за управление, M-Files помага на R-kioski да управлява обширната си мрежа от договори, за да работят по-бързо и проактивно.

Отдел Обслужване на клиенти: оптимизирайте точността и времето за реакция.

Използването на EIM за автоматизиране на външни и вътрешни офис процеси в крайна сметка има положителен ефект върху клиентското преживяване. Когато служителите имат бърз достъп до информацията, свързана с клиента, проблемите могат да бъдат разрешени бързо.

Например, Stearns Bank обработва повече от 1000 кредита в САЩ всяка година, но съществуващата система за управление на документи е остаряла, използва несвързани и непоследователни данни, което води до неефективност на персонала.

В резултат на това голяма част от процесите по одобряване на кредити на банката все още се извършват ръчно, което води до по-дълъг период на одобрение на кредита от необходимия.

След внедряването на M-Files банковите служители разполагат с точна информация за кандидатурите за заеми, и следователно Stearns Bank вече може да обработва кредити по-бързо и да отговаря на клиентите си с по-голяма бързина и ефективност.

Друг пример за това как EIM може да повлияе положително на клиентското преживяване можем да откривем в Microbiologics, компания за биологичен контрол, базирана в Минесота.

Компанията избира M-Files, за да автоматизира всички документи, свързани с клиентския профил. Чрез сканиране на архива с документи в M-Files и преминаване от хартиен към електронен процес, представителите за обслужване на клиенти на Microbiologics вече могат незабавно да адресират входящите запитвания от своята глобална клиентска и дистрибуторска база. В миналото записите са били в различни формати и с различно местоположение, което затруднява персонала за обслужване на клиенти да събира всички необходими данни за ефективно решаване на неизпълнени въпроси на клиентите.

Сега, представителите могат незабавно да намерят необходимите записи, като проведат търсене в M-Files. В резултат на това отделът за обслужване на клиенти работи по-бързо и е по-отзивчив, заменяйки хартиените процеси с нови опростени подходи към управлението на информацията. M-Files предоставя и условия за контрол върху документите и управление на процесите, необходими за спазването на правилата на FDA и стандартите за качество ISO 9000.

За M-Files

Решениeто M-Files за управление на информацията (EIM) премахва предизвикателствата при управлението на информация и осигурява бърз и лесен достъп до съдържанието от всяка основна бизнес система и устройство.

M-Files се харесва от потребителите, което води до по-бърза възвръщаемост на инвестициите с уникален интуитивен подход към EIM, който се основава на управлението на информацията на база на това „какво е“ в контраст с „къде“ се съхранява.

Хиляди организации в над 100 страни използват системата M-Files EIM като единна платформа за управление на бизнес операциите на фронт и бек офис, което подобрява производителността и качеството, като в същото време осигурява съответствие с индустриалните разпоредби и стандарти.

За повече информация за M-Files посетете fts-eu.com/m-files или се свържете с нас на 02/ 818 36 63 или info.bg@fts-eu.com

Материалът КАК ДА ОПТИМИЗИРАТЕ БИЗНЕС ПРОЦЕСИТЕ ЧРЕЗ ИНТЕЛИГЕНТНО УПРАВЛЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИ+няколко примера е публикуван за пръв път на FTS.