Продукти

M-Files за управление на договори

Цялостно решение за управление на договори с интелигентна автоматизация от изготвяне през одобрение до архивиране. Управлявайте жизнения цикъл на вашите договори и ускорете ефективността на бизнеса си.

ЗАЯВИ ДЕМО

Кратко описание

Направете по-бързо и по-лесно за служителите намирането и редактирането на договори

M-Files позволява на организациите да проследяват и намират договори чрез всяка свързана с тях информация, като например клиент или доставчик, дата, срок, сума, предмет на договора. Чрез маркиране на документи с метаданни служителите могат да преглеждат информация, свързана с договорите, като клиент или доставчик, проект, отдел, служител и т. н. Договорите могат да се търсят, четат и редактират на всяко устройство.

Оптимизирайте и автоматизирайте процесите на преглед и одобрение на договори

Автоматизацията на работните процеси повишава качеството и скоростта на работата на всеки един етап от жизнения цикъл на договора, което води до по-добри резултати за вашия бизнес. Автоматизираните и проследими работни процеси елиминират тесните места и намаляват продължителността на циклите на изготвяне, обсъждане и одобрение на договорите, като гарантират, че приходите ще идват по-бързо.

Бъдете уверени, че нито един срок по договор не е пропуснат

Стандартизираните шаблони на договори и постоянният процес на контрол намаляват рисковете за организацията. M-Files гарантира, че ключовите срокове на договора се съблюдават, като автоматично уведомява отговорните служители, когато договорът е близо до изтичане или когато трябва да се изпълни задължение.

Ползи

По-лесна съвместна работа с договори

• Служителите работят с актуалната версия на договора за одобрение • Инструментите за съвместна работа ускоряват процеса на съгласуване • Лесно споделяне на съдържание с външни участници в процеса

По-бърза обработка на договорите

• Автоматизиран контрол на одобрението на договора • Опростени цикли на преглед и одобрение без затруднения • Съкращаване на времето за одобрение

Намалени рискове и разходи

• Без загубени сделки и неустойки поради лош контрол на ключови дати и условия • Екипите по продажби и поддръжка са запознати с договорените цени и условията за доставка

Бърз достъп к нужните договори

• Интуитивни възможности за търсене: чрез ключови думи, фрази и свързана информация като клиент, доставчик, проект, дата на изтичане и др. • Преглеждайте договорите в контекст чрез всякаква свързана информация, като клиент, доставчик, проект, отдел, служител и др.

Висока безопасност на информацията

• Централното съхранение на договорите минимизира риска от загуба на документи или изтичане на информация • Контролирайте етапите в жизнения цикъл на договора, на които потребителите виждат и/или редактират файловете

Спазване на нормативните изисквания и договорните условия

• Структурираните процеси намаляват рисковете за несъответствие на нормативните изисквания • Бизнес рисковете се минимизират с автоматични известия за дати на изтичане, настъпили етапи или задължения по договори

Функционалности

Автоматизирани работни процеси

• Настройте всякакви процеси за одобрение на договори и други документи • Създавайте задачи за преглед и/или одобрение с автоматично известяване • Правете коментари и пояснения, докато преглеждате, одобрявате или отхвърляте договора • Използвайте електронни подписи

История на одобренията и версиите

• Вижте хронологията на одобрението с версии на договора, участници, действия, продължителност на одобрението • Сравнете редакциите на договора и проследете промените • Пълна история на измененията за одитиране • Възможност за връщане към предишни версии

Етапи и задължения по договорите

• Настройте задачи и известия въз основа на дата, срок или други критерии • Настройте действия, които трябва да бъдат предприети преди изтичането на договора • Получавайте незабавно известие, когато условията се променят или датата на изтичане наближава

Шаблони на договори

• Инициирайте нови договори за секунди с използване на одобрени шаблони • Категоризирайте шаблони по различни критерии

Търсене на договор

• Търсете чрез ключови думи, фрази или чрез свързана информация като клиент, проект, дата на изтичане и др. • Преглед и търсене на договори в контекста на целия бизнес

Динамични изгледи

• Намирайте бързо договори с динамични изгледи по тип договор, контрагент, дата на изтичане и др. • Създайте лични изгледи за незабавен достъп до най-използваните типове договори

Мобилен и отдалечен достъп

• Възможност за достъп от настолен компютър и лаптоп, таблет и смартфон • Пълнофункционален мобилен достъп до процесите на одобрение • Офлайн достъп

Контрол на достъп и защита на данните

• Контролирайте достъпа на различните етапи от жизнения цикъл на договора с потребителски права и разрешения • Лесна настройка и администриране на правата • Вградена интеграция с Active Directory

Възможности за интеграция

• Безпроблемна интеграция с приложенията на Microsoft Office и Office 365 • Съхранявайте документи веднага в M-Files, без да излизате от приложенията • Интеграция с основни бизнес системи и приложения, като CRM, ERP, HRM и др.

YOU’RE IN A GOOD COMPANY

Опитайте нов подход при управлението на договори

Заявете Демо