Microsoft Партньор на годината 2023 за България. Научете повече
Продукти
M-Files за юристи и консултанти
Автоматизация на рутинните задачи на юристите и консултантите
Кратко описание
Ежедневно юристите и консултантите работят с голям брой различни документи: справки и отчети, искове, дела, договори, пълномощни, нормативни и разрешителни документи. Обработката и одобрението на документи, търсенето на информация и координацията между екипите и отделите изискват много време и труд. Ако компанията няма решение за управление на информацията, служителите ще започнат да използват публични платформи за съхранение и споделяне на работни файлове, което може да доведе до изтичане на чувствителна информация, грешки в работата и пропуснати срокове.
M-Files помага да се класифицират всички видове документи в организацията, да се настрои бързо търсене и да се стартира ефективен работен процес за одобрение на важните документи. С помощта на системата юристите и консултантите могат да подобрят работата с документи и да спазват сроковете, да координират обмена на документи и комуникацията между отделите и екипите, да настроят бързо търсене на документи и файлове, да ускорят и опростят оперативните дейности с използването на изкуствен интелект.
Ползи
По-лесна работа с документите
M-Files опростява процеса на редактиране на документи с динамични шаблони и автоматична история на версиите.
По-бърза подготовка на нужните документи
Работните процеси за маршрутизиране на документи правят прегледа и одобрението им по-прозрачни и по-бързи.
По-добро взаимодействие с колегите
Юристите и консултантите могат да споделят с колеги вътрешни линкове към документи, наредби, шаблони, база от знания, спестявайки време за разговори и без нарушения на сигурността на данните на фирмата.
По-лесно следене и архивиране на документи
В M-Files е лесно да се организира електронно съхранение на документи по клиенти, проекти и отдели и да се настроят процедури за работа с архивни документи.
По-добър контрол върху работата
Ръководителите на екипи и отдели могат да разпределят задачи между юристите и консултантите и да проследяват статуса на изпълнението им, да изпращат известия и напомняния, да анализират натовареността и резултатите на служителите благодарение на M-Files.
По-висока сигурност на данните
M-Files предоставя настройки за контрол на достъпа до документи и данни, одитна история, многофакторно удостоверяване, криптиране на данните, управление на пароли, предотвратяване на загуба на данни.
Функционалности
Одобрение на документи
В M-Files можете да настроите маршрути за одобрение на договори и други важни документи без помощта на ИТ специалисти. При изтичане на договора системата изпраща автоматични известия.
Управление на документи
Ако консултантът или юристът винаги работи с актуалната версия на документа, това ускорява процеса. Бързото търсене ви позволява да намирате нужната информация по ключови думи и свойства на документа.
Управление на знания
За да бъде полезен натрупаният опит на юристите и консултантите, трябва да се запазят знанията и предишните резултати. Ще стане по-лесно да получите отговор на даден въпрос, ако организирате становищата, бележките и казусите в категории.
Управление на проекти
Консултантите могат бързо да стартират нов проект с помощта на шаблони с готов списък с типови задачи, да посочат отговорници и срокове и да прикачат документи по проекта.
Анализ на информацията
В M-Files можете да проследявате важни показатели за работата на консултантите и юристите, като използвате аналитични справки и информационни табла.
Възможност за дистанционна работа
M-Files осигурява сигурен отдалечен достъп до документи от всяко устройство. Консултантите и юристите получават денонощен достъп до информация, а процесите в компанията стават по-гъвкави и мобилни без загуба на продуктивност.
Управление на задачи
Ръководителят на екип или отдел може да поставя задачи, да следи изпълнението, да вижда статуси, срокове, заместване на отговорни лица при отсъствие, да настройва и получава необходимите известия и напомняния.
Комуникация и обмен на документи
В M-Files можете да настроите удобна работа с договори и други видове документи както в конкретния отдел, така и между отделите. Например, юристът може да получи проект на договор с клиент от отдела по продажбите за проверка и стартиране на процеса на одобрение между отделите.
