Продукти

M-Files решение за управление на командировки

Документната система M-Files ви позволява да управлявате целия процес на командироване на служителите в страната или чужбина, започвайки от регистрирането на искане за командировка, през неговото одобрение и издаването на заповед за командировка, и завършвайки със създаването на отчет за командировката и прикачването на разходооправдателни документи.

Кратко описание

M-Files поддържа всички необходими номенклатури от данни, използвани при оформянето на командировките (дружества, отдели, разходни центрове, служители, служебни автомобили и др.), като те могат да бъдат автоматично синхронизирани с вашата счетоводна или ERP-система (напр. SAP, Microsoft Dynamics, Maconomy или др.).

Исканията за командировки се регистрират електронно в M-Files, като се посочват реквизитите на командировката (командирован, дати, държава и град, цел и задачи, превозно средство и др.) и могат да се прикачват свързани с командировката документи (напр. покана, програма и др.).

В системата са дефинирани работни процеси за преглед, одобрение и подписване на създадените искания, заповеди и отчети за командировки. Служителите, участващи в процесите, получават автоматично задачи в M-Files и напомняния по имейл.

M-Files поддържа единен електронен архив на всички фирмени командировки и свързаните с тях документи, с възможност за бързо пълнотекстово търсене както по метаданните (реквизитите) на документите, така и по тяхното съдържание.

По-добър контрол върху разходите за командировки

Съкращаване на работата с хартиени документи

Намаляване на риска от грешки при въвеждане на данни

По-бързо одобрение и документално оформяне на командировките

Удобен достъп към документите по всяко време и от всяко място

Бързо намиране на необходимите документи

Висока сигурност на данните – всеки вижда само тези документи, които му е разрешено да вижда

Функционалности

Номенклатури от данни за оформянето на командировките (дружества, отдели, разходни центрове, служители, служебни автомобили и др.)

Списък на държавите с нормативно установените размери на дневните и квартирни пари за командировки

Автоматично калкулиране на разходите според продължителността и държавата на командировката

Електронни искания за командировки

Бързо създаване на заповеди и отчети за командировки от шаблони, попълвани автоматично с данни от системата

Работни процеси за електронен преглед, одобрение и подписване на искания, заповеди и отчети за командировки

Възможност за прикачване на сканирани хартиени и получени по имейл електронни документи (напр. покани, билети, квитанции и др.) към исканията и отчетите за командировки