Блог и новости
Проектно-ориентированный бизнес полностью зависит от успешной организации управления проектами. Здесь все решают слаженная работа проектной команды, правильное распределение задач и ответственностей, управление бюджетами и ресурсами.
Клиент платит за часы, потраченные экспертами на оказание услуг. В первую очередь, это относится к высокоинтеллектуальным проектным услугам: юридические услуги, консалтинговая деятельность, проекты в области информационных технологий и инжиниринга. От руководителя проекта требуется умение организовать эффективное рабочее пространство, четкое распределение рабочего времени, правильный подсчет затраченных часов и подготовку обоснования для клиента.
Мы тоже выполняем проекты, и в нашем случае успех каждого проекта определяют такие факторы: подготовленные сотрудники исполнителя и заказчика, использование проверенных практик и методологий, применение систем автоматизации проектной деятельности. По своему опыту мы знаем, что идеальных проектов, как и идеальных руководителей, не бывает. Но задачей руководителя проекта всегда остается уменьшение возможных рисков. Поэтому мы написали статью, в которой подчеркиваем важность 10 правил для эффективного управления проектами.
С момента запуска проекта менеджер ведет всех за собой и отслеживает изменения. Постоянный доступ к текущей информации помогает руководителю оценить состояние проекта на каждом этапе. Так менеджер проекта лучше контролирует предпосылки и риски, которые могут повлиять на конечный результат. Важное требование к менеджеру проекта – уметь требовать. Да! Это держит в тонусе всю команду. Не нужно ждать, пока кто-то из сотрудников или субподрядчиков по своей инициативе предложит информацию или подготовит отчет о работе, нужно «мягко потребовать» предъявить результат к намеченному сроку.
В начале проекта руководитель разрабатывает четкий план и график выполнения работ. Каждый этап проекта лучше разбить на задачи – так проще аргументировать клиенту временные и финансовые затраты и контролировать выполнение работ. Дальше менеджер выбирает методы и инструменты, чтобы следить за ходом реализации проекта. На помощь руководителю придут различные средства автоматизации: ECM-системы, проектные системы, облачные решения. На этом этапе полезно определить показатели, по которым позднее удобно проверять выполнение задач.
На первую встречу важно пригласить всех ключевых сотрудников из проектной команды. Что обсуждать? Разъясняйте задачи сотрудникам, уточняйте вопросы у заказчиков, рассмотрите возможные проблемы перед стартом проекта. С клиентом нужно обсудить как можно больше вопросов: бюджетные ресурсы, сотрудничество с субподрядчиками, сроки платежей, отчетность по проекту, периодичность встреч и т.д. Самое время руководителю договориться с заказчиком о постоянном обмене информацией, методах и каналах коммуникации во время работы над проектом.
Менеджер проекта напрямую связывает клиентов с консультантами, подрядчиками и субподрядчиками по проекту. Эффективный руководитель проекта старается быть в курсе успехов и трудностей каждого участника и отслеживает запасы ресурсов. Детальный план задач, разбитый по часам работы сотрудников, становится основным рабочим документом менеджера проекта. Если клиент вносит изменения в проектное задание, нужно своевременно учесть дополнительные задачи и пересчитать временные затраты и стоимость работ.
Важно следить за рабочим временем по проекту регулярно, чтобы следовать утвержденному плану и своевременно выставлять счета по графику платежей. Вовлекайте сотрудников в заполнение отчетов по выполненным задачам. Особенно важно получить отчет по незапланированным временным затратам и работам от сотрудников и субподрядчиков. Менеджер проекта должен проанализировать причины незапланированных затрат на выполнение задач и получить одобрение от клиента.
Руководитель не может эффективно управлять проектом, если он не получает своевременную, ясную и точную информацию от команды. Поэтому необходимо организовывать регулярные встречи по текущему состоянию проекта и его развитию. Это общение может иметь различную частоту – раз в неделю или раз в две недели, в зависимости от продолжительности и сложности проекта. Для частых обсуждений рациональнее использовать онлайн-конференции и чаты, чтобы экономить время. Важно поставить четкие цели встречи и составить небольшой план. Так общение не уйдет в абстрактную плоскость. На встречах выделите время для постоянного обучения команды. Например, покажите, как лучше использовать инструменты для отслеживания работы, как заполнять графики рабочего времени, как следить за графиком выполнения проекта и т.д.
Если во время очередной встречи вы договорились с командой об изменениях, то вводите их сразу же после совещания. Эффективный руководитель проекта составляет отчет по результатам встречи, в котором учитывает изменения по бюджету, программе, объему работ проекта и т.д. Документировать изменения очень важно, поскольку такой документ будет служить подтверждением определенных решений и облегчит коммуникацию с заказчиком.
Большинство компаний предлагает клиентам стандартный платежный цикл. Независимо от того, выставляет ли компания счета в конце месяца или в середине, важно делать это своевременно и придерживаться четкого расписания. Например, логично выставить счет после завершения определенного этапа проекта. Хорошая практика состоит в том, чтобы менеджер проекта позвонил клиенту после отправки счета. Так руководитель убедится, что клиент получил счет, и использует еще одну возможность для обратной связи.
Эффективный менеджер проекта постоянно ждет от клиентов обратную связь. Лучшее время для общения с клиентом наступает после того, как ему выслан счет. На этом этапе клиенты обязательно поделятся мнением о развитии проекта. Не ждите завершения проекта, чтобы получить обратную связь. С точки зрения клиента – это слишком поздно, потому что исключает возможность внести изменения в конечный результат.
После того, как проект завершен, рекомендуется организовать внутреннюю встречу для определения ошибок, чтобы избежать похожих в будущем. Сотрудники обсуждают ход проекта и предлагают идеи, как можно улучшить управление проектами в компании. Менеджер проекта инициирует обсуждение результатов с клиентами, где клиент сообщает, достигнуты ли цели проекта. Поделитесь впечатлениями о работе над проектом, в ответ получите откровенное мнение заказчика, которое обязательно нужно учитывать для улучшения проектной деятельности.
Достижение эффективного управления проектами требует постоянных усилий и совершенствования со стороны проектной команды, которые инициирует менеджер проекта. Среди преимуществ улучшения проектной деятельности станет высокая удовлетворенность клиентов, увеличение прибыли и улучшение внутренней и внешней коммуникации.
Статья подготовлена FTS Russia.
Фото – Unsplash.
Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.