Яндекс.Метрика 5 базовых правил внедрения СЭД - FTS
Выбрать страницу

5 базовых правил внедрения СЭД

автор Лилия Савченкова, 12 октября, 2015

Чтобы внедрение было успешным, необходимо соблюдать некоторые правила. Но самым важным, на наш взгляд, является налаживание коммуникации между всеми участниками внедрения и конечными пользователями.

  1. Адекватный выбор СЭД/ECM-решения.

Подходить к выбору системы стоит в таком ключе:  чтобы система не только соответствовала всем запрашиваемым критериям на данный момент, но и имела «задел» на будущее, с учетом стратегии развития компании. При ранжировании систем от разных производителей внутри компании принимайте во внимание расценки на «докручивание» системы, на встраивание новых модулей и расширение числа пользовательских лицензий, т.е. с учетом обобщенного параметра «цена-функциональность-качество».

  1. Поддержка проекта внедрения высшим руководством компании.

Здесь мы в меньшей степени подразумеваем финансовую сторону, подчеркивая вовлеченность в проект внедрения руководителей самого высокого уровня. Менеджмент должен иметь глубокое понимание на уровне стратегии предприятия, зачем нужна система, какие цели и задачи она призвана решить, какие результаты ожидаются, как ее встроить в существующую информационную и бизнес-структуру предприятия. Весь проект может «зависнуть» на неопределенное время, когда возникают противоречия между «верхушкой» и функциональными руководителями.

  1. Готовность сотрудников к переходу на новую систему.

Проверка психологической и функциональной готовности проводится с помощью бесед, совещаний и обучения сотрудников.  До начала внедрения необходимо определить, есть ли у сотрудников пробелы в работе со стандартными бизнес-приложениями, а затем провести обучение непосредственно по внедряемой системе. В беседах с персоналом следует развенчать мифы о назначении СЭД/ECM и подчеркнуть ее возможности. Задача руководства – продемонстрировать, что правильное применение СЭД/ECM-системы организует внутренний и внешний документооборот, автоматизирует задачи и бизнес-процессы, но это не означает, что сотрудники становятся ненужными и менее значимыми.

  1. Поэтапная концепция проекта внедрения.

Разработка концепции внедрения должна занимать центральное место в подготовке проекта. Даже если система простая, мы рекомендуем разбить внедрение на несколько стадий, чтобы лучше контролировать ход проекта. Например, проект разбивается таким образом: обследование и описание текущих процессов компании, документирование предполагаемого функционирования системы, внедрение основных модулей, тестирование (опытная эксплуатация), доработка, обучение, промышленная эксплуатация.

  1. Гибкость сторон проекта внедрения.

Она заключается в налаженных коммуникациях между бизнес-консультантами и представителями компании и подразумевает постоянную обратную связь. Совместная разработка концепции  внедрения убережет стороны от возможных возражений в будущем. Например, в зависимости от числа лицензий, можно создать пилотную группу пользователей, на которой провести проверку всех процессов, реализуемых в СЭД/ECM, или дать доступ сразу ко всем предполагаемым пользователям системы. Постоянная связь проектных команд нужна для координации действий и планов внедрения, чтобы избежать ситуации, когда устные договоренности идут вразрез с письменными.

Статья подготовлена FTS Russia.

Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.

Фото – Unsplash.

Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
Следите за нами и пишите нам в Фейсбуке.

Далее

Лилия Савченкова

Как часть маркетинговой команды FTS помогает компаниям выбрать наиболее подходящее решение для автоматизации и трансформации бизнес-процессов. Любит технологии, людей и их взаимодействие. Увлекается научной фантастикой и иностранными языками.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *