Блог и новости
В компаниях, внедряющих или разработавших систему менеджмента качества, основным типом рабочих документов являются стандартные операционные процедуры (СОПы). При введении новых СОПов группа по качеству знакомит сотрудников и ключевых участников процессов с содержанием этих документов. Проводится полное обучение персонала с последующим контролем правильности понимания процедур.
Внедрение СОПов и контроль их соблюдения оказывает прямое влияние на качество конечного продукта и обслуживания, и, как следствие, на успех организации в целом.
Управление СОПами включает в себя разработку и пересмотр документации, а также информирование сотрудников о критически важных процессах. Часто эта деятельность тесно связана с вопросами соответствия нормативным требованиям и сопутствующими мероприятиями по обеспечению качества. Проще говоря, жизнеспособность системы менеджмента качества обеспечивается документированием текущих процессов и распространением информации среди участников процессов, а также контролем их соблюдения сотрудниками.
Предприятия оборонного комплекса, металлургические и горнодобывающие комбинаты, производственные компании, поставщики медицинских товаров, фармацевтические фирмы, автопроизводители и многие другие отрасли сталкиваются с ежедневными трудностями управления СОПами.
Подтвердить соответствие текущих процессов всем необходимым требованиям и проверить соблюдение персоналом определенных процедур – уже непростая задача, а как обеспечить управляемость этих процессов во время изменений?
Отклонения и корректирующие и предупреждающие действия
В процессе производства неизбежно возникают критичные или некритичные отклонения, их последствия могут разниться от незначительных до катастрофических. Возьмем, к примеру, процесс калибровки. Если производственный станок неправильно откалибровать после монтажа, при эксплуатации технология производства нарушается, и качество продукта становится неприемлемым и несоответствующим стандартам. При обследовании специалисты выявляют проблему с калибровкой, и отмечают необходимость изменить технические инструкции и процесс подписания протокола калибровки.
Успешное управление стандартными операционными процедурами объединяет в себе управление содержанием документации по процессам, проверку понимания ответственным персоналом операционных процедур и контроль их соблюдения сотрудниками.
Когда обнаруживается критичное отклонение или значительный недостаток, менеджер по качеству совместно с аудиторами обсуждает и назначает соответствующие корректирующие и предупреждающие действия, которые подлежат обязательному документированию. Выполнение назначенных корректирующих и предупреждающих действий контролирует менеджер по качеству. Он следит за тем, чтобы ответственные сотрудники ознакомились и поняли новые операционные процедуры, связанные с мероприятиями по улучшению.
Успешное управление стандартными операционными процедурами объединяет в себе управление содержанием документации по процессам, проверку понимания ответственным персоналом операционных процедур и контроль их соблюдения сотрудниками.
ECM-система упрощает управление СОПами
Использование информационной системы для создания, редактирования и управления документацией по стандартным операционным процедурам целесообразно, так как системы такого класса предлагают настраиваемое надежное разграничение прав доступа и функции по сохранению истории изменений и контролю версий документов. В дополнение к этому, современные ECM-системы выходят за рамки простого хранилища документации по СОПам и дают следующие преимущества:
Управление СОПами кажется непосильной ношей для команды по качеству, но современные ECM-системы снижают нагрузку, помогают команде действовать более продуктивно и сокращают трудозатраты.
Объединяя мощные функциональные возможности ECM-системы и управление СОПами в рамках системы менеджмента качества, предприятия достигают высокого уровня прозрачности, прослеживаемости, управляемости процессов и результативной совместной работы.
Текст – FTS Russia.
Фото – Unsplash.
Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.