Интеграция данных – ключевой функционал современных ECM-систем

Этой статьей мы продолжаем серию интервью с нашими партнерами, поставщиками информационных решений для бизнеса. Предыдущее интервью с Киммо Ярвенсиву, представителем компании M-Files, читайте здесь.

Что можно назвать самой большой пользой, которую приносит компании управление корпоративным контентом? Какую роль при этом играют автоматизированные процессы? Что влияет на выбор заказчиков?

Представляем интервью с Герхардом Зоммером, руководителем консалтингового отдела компании United Planet, разработчика платформы Intrexx для создания корпоративных порталов, виртуальных рабочих мест и приложений. Герхард – специалист по корпоративным порталам, он разбирается в стратегическом использовании портальных технологий для оптимизации процессов и получения устойчивых конкурентных преимуществ.

Самая большая польза от ECM для компании в том, что информация доступна пользователям в любое время и из любого места.

– Расскажите о пользе применения систем управления документами и информацией DMS/ ECM.

В задачи ECM-систем входит направление и распределение потока бизнес-информации, а также обеспечение легкого доступа к ее содержанию. Система должна обеспечивать сотрудникам эффективный поиск документов и файлов.

Большое преимущество современных ECM-систем в том, что они предлагают возможности интеграции с другими системами: ERP, DMS, CRM. Благодаря такому объединению пользователи работают с данными по проектам и клиентам из ключевых систем и получают дополнительную информацию из ECM. Чем проще объединить данные в ECM-системе и чем проще добавлять собственную информацию, тем выше ценность такого решения для пользователей.

Самая большая польза от ECM для компании в том, что информация доступна пользователям в любое время и из любого места.

– Насколько важно учитывать особенности автоматизации процессов и требования к соответствию стандартам в проектах внедрения ECM-систем?

Если речь идет об автоматизации процессов, то при переносе в ECM они должны строго соблюдаться. Что функционирует на бумаге, переносится в электронный вид с минимальными потерями.

Если в компании действуют внутренние или внешние требования к соответствию стандартам, то в электронном виде они должны оставаться однозначными и прозрачными.

В эпоху цифровой трансформации нужно использовать возможность переосмыслить существующие процессы и адаптировать их к актуальным потребностям при автоматизации. Ценность добавляется, когда при переходе на новые технологии перерабатываются и оптимизируются процессы.

Если в компании уже функционирует классическая СЭД, с помощью ECM-решения можно связать ERP и СЭД.

– Какие другие системы электронной обработки данных должны быть связаны с ECM-решениями?

Да, ECM-решение становится только тогда оправданным, когда с ним можно связать и другие системы. Стандартный функционал в ECM-системах ограничивается представлением содержания из других систем. Ключевой функционал проявляется тогда, когда данные из других систем можно отредактировать и перезаписать, не выходя из ECM.

Среди заказчиков часто востребована интеграция ECM c системами ERP и CRM. Разработчики могут быть разными, но требования клиентов всегда одинаковы: доступ к данным из этих систем через ECM и возможность их дополнения другой информацией, например, документами и задачами.

Если в компании уже функционирует классическая СЭД, с помощью ECM-решения можно связать ERP и СЭД. ECM в этом случае работает как межплатформенная программа (Middleware).

Интеграция различных систем на примере решения Intrexx

– На что стоит обратить внимание при выборе ECM-решения?

• • Интеграция с другими системами должна быть простой, и лучше всего, если необходимость в привлечении ИТ-специалистов будет минимальной.
  • Решение должно быть простым в обслуживании и не предъявлять больших требований к аппаратным средствам.
  • Графическое представление процессов должно поддерживать управление автоматизированными процессами и без труда подстраиваться под изменение процессов.
  • Возможность создания приложений с помощью графического интерфейса через функцию перетаскивания (Drag&Drop).
  • Система должна предлагать функции по представлению содержания, умный поиск и различные умные фильтры, чтобы позволить просто разрабатывать приложения на профессиональном уровне.

– Как проходит внедрение DMS/ECM-решения на предприятии? 

Идеальный процесс внедрения может выглядеть следующим образом:

1. 1. четкое определение требований проводится путем опроса отделов. Выясняется, что, почему и зачем можно улучшить;
   2. определение состава проектной команды;
   3. оценка и выбор программных решений;
   4. подготовка и внедрение пилотного проекта;
   5. определение ключевых пользователей и вовлечение в проект;
   6. тестирование, исправление ошибок и оптимизация;
   7. после окончательного утверждения начало внедрения в некоторых подразделениях. При этом важно, чтобы сотрудники активно участвовали и не были перегружены новой системой;
   8. последовательно добавлять другие аспекты внедрения, например, обучение пользователей.

При внедрении ECM-решения главную роль играет внутренняя коммуникация. Сотрудники могут объявить о проекте внедрения системы и рассказать о целях и этапах, например, в корпоративном журнале. Проектная команда может постепенно сообщать о дальнейших шагах и результатах.

Узнайте больше о пользе Intrexx для вашего бизнеса

Интервью адаптировано FTS Russia по материалам United Planet.

Фото и картинки – Unsplash, United Planet.

Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.

Далее