Блог и новости
На выставке решений по управлению бизнес-информацией Docflow 2015 мы провели опрос посетителей. В подарок участники опроса получили замечательные солнечные очки с логотипом M-Files.
Здесь представлена инфографика с результатами опроса.
На наши вопросы ответил 61 посетитель выставки. Большинство участников представляли компании с численностью до 1000 человек. Мы не ограничивали респондентов одним вариантом ответа, и участники могли выбрать сразу несколько.
Хотя подавляющее большинство участников работает с документами в СЭД, при этом пользователи все равно продолжают хранить документы на локальных и сетевых дисках и в электронной почте. Это интересный момент, над ним стоит поразмышлять.
Почему в компании действует СЭД, а сотрудники продолжают складировать файлы на локальный диск?
Можно предположить, что в таких системах реализованы только некоторые процессы, а остальные не «подключены». Система используется как электронный архив и не поддерживает возможность, например, совместной работы, согласования и делегирования. Второй вариант: система работает сама по себе, а сотрудники сами по себе. Возможно, дело в отторжении слишком сложной системы. Или просто сотрудники по привычке дублируют информацию для надежности.
Первая проблема решается заменой старых СЭД современными системами управления бизнес-информацией с расширенной функциональностью и неограниченной масштабируемостью. Вторую проблему можно преодолеть через обучение сотрудников работе в системе, создание специальных процедур и инструкций по работе с системой, разработку внутренних правил безопасности для обращения с конфиденциальными данными.
На вопрос о согласовании документов с помощью смартфона положительно ответили 24 участника. При этом многие из них отмечали, что в ежедневной работе им не хватает мобильного доступа. Т.е., получается, что согласование документов со смартфона сводится к пересылке их по электронной почте. Гораздо удобнее делать это из мобильного приложения, которое имеет доступ к локальным системам.
Мы получили 35 голосов от компаний, которые соблюдают отраслевые требования, а в 12 компаниях действует система менеджмента качества. Таким компаниям требуется особое сопровождение документооборота, с учетом требований международных и отраслевых стандартов.
Пользователи хотели бы улучшить свою ежедневную работу с документами. Как это можно сделать? Всеобщим фаворитом является мобильный доступ к файлам, которого не хватает половине опрошенных участников. И это понятно. Деловая жизнь стала мобильнее, она требует быстрого реагирования на входящую и исходящую информацию.
Посетители отдали 20 голосов легкому и быстрому поиску документов. Удобный поиск информации сокращает время на обработку документа. Если в системе управления информацией реализован полнотекстовый поиск, разноязычный поиск, поиск по ключевым словам и тэгам, то его эффективность возрастает многократно.
24 раза участники ответили в пользу безопасности при удаленной работе. Онлайн-сервисами пользоваться удобно, но лучше это делать в личных целях. Современные системы ECM-класса обладают различными инструментами для обеспечения безопасности: шифрование данных, многоэтапная аутентификация пользователей.
Полную историю версий документов хотят видеть 14 пользователей-участников опроса. Прослеживаемость версий и изменений документов необходима для компаний, соблюдающих стандарты качества. Где важно, чтобы сотрудники пользовались актуальными версиями производственных инструкций и руководств по качеству. Поддержка версионности документов не менее важна и при согласовании проектов и договоров, над которыми работает группа пользователей.
Познакомьтесь с системой M-Files
В ней есть все, что нужно для современной работы: удобный интерфейс, мобильный доступ, быстрый поиск файлов, удаленный доступ, высокая безопасность данных, совместимость с другими приложениями, интеграция с ИТ-системами, автоматизация совместной работы.
Узнайте больше о возможностях решения M-Files
Текст – FTS Russia.
Фото – FTS Russia.
Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
