Яндекс.Метрика ECM для удаленной работы - FTS
Выбрать страницу

ECM для удаленной работы

автор Лилия Савченкова, 29 мая, 2020

Директор по развитию и руководитель проектов FTS Russia Светлин Савов ответил на вопросы издания ECM-ICT Online о применении ECM-системы для организации удаленной работы. Публикуем в нашем блоге полное интервью.

  • Как вы считаете, как отражается необходимость работать удаленно на рынке СЭД/ЕСМ, можно ли говорить в этом ключе об отечественной специфике?

Когда офисы в подавляющем большинстве ушли на удаленный режим работы, у ИТ-отделов и ИТ-директоров возникли трудности с настройкой доступа к рабочим базам, приложениям, подключениями сотрудников. Во многих отраслях изменились привычные бизнес-процессы. При этом сразу оказались востребованы различные средства совместной работы: видеоконференции, мессенджеры, трекеры задач. Выросла значимость и контентных решений ECM/ СЭД, которые позволяют организовать бесперебойную документарную поддержку всех бизнес-процессов и обеспечить безопасный удаленный доступ к корпоративной информации и контенту для сотрудников.

Для рынка ECM такая ситуация – это неплохая возможность показать тем заказчикам, которые не заморозили ИТ-проекты, преимущества и доказать надежность ECM-решений для работы в удаленном доступе и, возможно, усилить и развивать дальше интеграции и функционал в этом направлении.

Так как возникший кризис носит глобальный характер, решения тоже могут быть глобальными. Вряд ли по этой причине важна будет специфика отечественных ECM. Как и во времена до пандемии, критерии выбора ПО в компаниях разные. Это вопрос выбора, требований – как законодательных, так и внутрифирменных – и предпочтений – по функциональности, цене, внешнему виду и удобству использования приложения.

На наш взгляд, сейчас можно говорить о другой специфике. От ИТ-поставщиков и провайдеров услуг компании сейчас ждут гибкие варианты лицензирования и установки, разные модели оплаты, акции и скидки на лицензии и обслуживание.

  • Как исторически развивались инструменты и решения, которые позволяют работать с документами удаленно, в линейке вашей компании? Для каких целей они в свое время появились, в каких проектах были воплощены? 1-3 интересных примера.

Организация удаленного доступа к документам и «мобильный офис» всегда были приоритетом для развития в решениях M-Files. Сейчас с помощью M-Files можно организовать общий доступ к документам и файлам в удаленном режиме, совместное редактирование, подключение различных хранилищ, обмен документами, быстрый поиск, обработку, классификацию и согласование документов.

Мобильные приложения для ECM-системы M-Files появились в 2013 году. Сейчас наши клиенты пользуются полнофункциональными мобильными приложениями для операционных систем iOS, Android и Windows бесплатно как дополнение к приобретенным лицензиям. С мобильных устройств пользователь может решать те же задачи и совершать те же операции с документами, что и в других режимах, не теряя эффективности.

Один из наших клиентов, компания по управлению коммерческой недвижимостью с распределенными глобальными офисами, активно использует мобильные приложения M-Files наряду с десктоп-приложением и веб-версией. Менеджеры проектов и юристы ежедневно работают в мобильных приложениях для доступа к документам, их согласования и изменения.

В качестве примера удаленной работы можно также привести крупную производственную компанию с несколькими заводами в России, Украине и Казахстане. Сотрудники из различных офисов компании работают дистанционно с единым сервером СЭД, используя различные варианты клиентских приложений M-Files (десктоп, веб, мобильные).

  • Какие сейчас продукты и решения вы предлагаете в качестве лучших на период пандемии? Заметен ли рост спроса на них? Интересные примеры текущих проектов, изменений пожеланий заказчиков в связи с самоизоляцией и т.д.

Ключевые потребности сотрудников при работе из дома – оставаться всегда на связи с командой, удобно делать совместную работу, обмениваться файлами, быстро решать вопросы с документами. При этом ИТ-директора стараются максимально исключить несанкционированное использование сторонних сервисов и приложений для совместной работы, чтобы обеспечить безопасность данных компании.

Мы предлагаем безопасный полнофункциональный удаленный доступ к документам и информации с помощью решений на ECM-платформе M-Files. M-Files СЭД/ ECM отвечает на основные вызовы дистанционной работы:

        • удаленная работа с документами – общий доступ к документам и файлам, подключение различных хранилищ, быстрый поиск, обработка, классификация и согласование документов, полнофункциональные мобильные приложения;
        • совместная работа – обмен файлами, совместное редактирование документов;
        • бизнес-процессы – настройка рабочих процессов, объединение процессов с документами и задачами;
        • сокращение «теневого ИТ» – контроль использования сотрудниками сторонних сервисов для работы с документами и корпоративной информацией;
        • интеграция с корпоративной эл. почтой и приложениями Microsoft Office;
        • безопасность – встроенное шифрование хранимых данных и их передачи, двухфакторная аутентификация.

А у руководителей основной болью становится организация контроля работы сотрудников, когда они не в поле зрения. ECM хороша тем, что там можно организовать четкую систему назначения, приоритезации и контроля задач. На базе M-Files доступна такая конфигурация, решение для управления задачами – M-Files Task Management. Решение M-Files Task Management обеспечивает:

        • контроль дистанционных сотрудников – делегирование задач и отслеживание их статуса, контроль сроков выполнения;
        • учет затрачиваемого времени на выполнение задач, в том числе в разрезе различных проектов компании.

Хорошим подтверждением приспособленности системы M-Files к дистанционной работе является тот факт, что после объявления режима самоизоляции практически все наши клиенты быстро и безболезненно перешли на удаленную работу с системой без каких-либо дополнительных затрат на лицензии или консалтинговые услуги.

  • Ведутся ли в вашей компании какие-либо экстренные, возможно, внеплановые доработки функционала таких решений?

Последние значительные изменения, которые разработчик анонсировал в феврале 2020 года, актуальные для удаленной работы – это интеграция M-Files с Microsoft Teams, одним из популярных инструментов для совместной работы и видеозвонков, который является частью Office 365.

M-Files для Microsoft Teams подойдет тем компаниям, которые уже используют MS Teams для совместной работы, общения и обмена информацией в команде. Если компании уже хорошо знакомы с возможностями MS Teams, то они обязательно увидят его ограничения в управлении документами и файлами.

M-Files для Microsoft Teams упрощает управление информацией в MS Teams и расширяет его возможности за пределами Office 365, поскольку появляется возможность подключения к различным внешним архивам (ERP, CRM, DMS, Google Drive, Dropbox и т. д.).  Различные рабочие группы и команды сотрудников получают доступ к одному и тому же документу без необходимости создавать дубликаты. Если к беседе приглашаются внешние участники, конфиденциальная информация остается защищенной, применяются политики хранения и утилизации, независимо от того, был ли канал архивирован или удален.

Сотрудники получают возможность назначать документы рабочим процессам, облегчая управление жизненным циклом для различных типов документов (например, контракты, информация о клиентах и ​​т. д.). Используя службу управления корпоративными удостоверениями Azure AD для определения роли или группы пользователей, M-Files обеспечивает расширенный уровень разрешений в MS Teams, поэтому члены одной группы или канала могут иметь доступ к различным наборам документов.

  • Ваш прогноз относительно роста популярности решений, позволяющих эффективно работать удаленно, после завершения вынужденной самоизоляции. Останутся ли СЭД/ ЕСМ прежними?

Из новостей мы видим, что некоторые крупные российские компании остаются на таком режиме работы до осени или до конца года. Это общемировая тенденция, и крупные игроки показывают пример в своей отрасли, как можно эффективно организовать удаленную работу.

Очевидно, что какая-то часть сотрудников останется работать из дома и после стабилизации ситуации, если руководители видят хорошие результаты работы или если есть сложности с соблюдением социального дистанцирования в офисе. В Минтруде звучат предложения о внесении в Трудовой кодекс понятия удаленной и комбинированной занятости.

Соответственно, функционал по организации удаленной работы в ИТ-системах будет однозначно востребован у заказчиков в дальнейшем. Это обязательно повлияет на дорожную карту развития ECM-систем в сторону интеграций с платформами коммуникации, сервисами видеозвонков, с другими бизнес-приложениями. Также поставщики будут дорабатывать полнофункциональный удаленный и мобильный доступ, у кого это еще не реализовано. Вендорам предстоит проработать вопросы безопасности и усилить защиту во время работы и передачи данных, с помощью шифрования и разных типов аутентификации.

Текст – FTS Russia.

Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.

Фото – Unsplash.

 

Лилия Савченкова

Как часть маркетинговой команды FTS помогает компаниям выбрать наиболее подходящее решение для автоматизации и трансформации бизнес-процессов. Любит технологии, людей, и их взаимодействие. Фанатка научной фантастики, киберпанка и иностранных языков.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *