Блог и новости
Директор по развитию и руководитель проектов FTS Russia Светлин Савов ответил на вопросы издания ECM-ICT Online о применении ECM-системы для организации удаленной работы. Публикуем в нашем блоге полное интервью.
Когда офисы в подавляющем большинстве ушли на удаленный режим работы, у ИТ-отделов и ИТ-директоров возникли трудности с настройкой доступа к рабочим базам, приложениям, подключениями сотрудников. Во многих отраслях изменились привычные бизнес-процессы. При этом сразу оказались востребованы различные средства совместной работы: видеоконференции, мессенджеры, трекеры задач. Выросла значимость и контентных решений ECM/ СЭД, которые позволяют организовать бесперебойную документарную поддержку всех бизнес-процессов и обеспечить безопасный удаленный доступ к корпоративной информации и контенту для сотрудников.
Для рынка ECM такая ситуация – это неплохая возможность показать тем заказчикам, которые не заморозили ИТ-проекты, преимущества и доказать надежность ECM-решений для работы в удаленном доступе и, возможно, усилить и развивать дальше интеграции и функционал в этом направлении.
Так как возникший кризис носит глобальный характер, решения тоже могут быть глобальными. Вряд ли по этой причине важна будет специфика отечественных ECM. Как и во времена до пандемии, критерии выбора ПО в компаниях разные. Это вопрос выбора, требований – как законодательных, так и внутрифирменных – и предпочтений – по функциональности, цене, внешнему виду и удобству использования приложения.
На наш взгляд, сейчас можно говорить о другой специфике. От ИТ-поставщиков и провайдеров услуг компании сейчас ждут гибкие варианты лицензирования и установки, разные модели оплаты, акции и скидки на лицензии и обслуживание.
Организация удаленного доступа к документам и «мобильный офис» всегда были приоритетом для развития в решениях M-Files. Сейчас с помощью M-Files можно организовать общий доступ к документам и файлам в удаленном режиме, совместное редактирование, подключение различных хранилищ, обмен документами, быстрый поиск, обработку, классификацию и согласование документов.
Мобильные приложения для ECM-системы M-Files появились в 2013 году. Сейчас наши клиенты пользуются полнофункциональными мобильными приложениями для операционных систем iOS, Android и Windows бесплатно как дополнение к приобретенным лицензиям. С мобильных устройств пользователь может решать те же задачи и совершать те же операции с документами, что и в других режимах, не теряя эффективности.
Один из наших клиентов, компания по управлению коммерческой недвижимостью с распределенными глобальными офисами, активно использует мобильные приложения M-Files наряду с десктоп-приложением и веб-версией. Менеджеры проектов и юристы ежедневно работают в мобильных приложениях для доступа к документам, их согласования и изменения.
В качестве примера удаленной работы можно также привести крупную производственную компанию с несколькими заводами в России, Украине и Казахстане. Сотрудники из различных офисов компании работают дистанционно с единым сервером СЭД, используя различные варианты клиентских приложений M-Files (десктоп, веб, мобильные).
Ключевые потребности сотрудников при работе из дома – оставаться всегда на связи с командой, удобно делать совместную работу, обмениваться файлами, быстро решать вопросы с документами. При этом ИТ-директора стараются максимально исключить несанкционированное использование сторонних сервисов и приложений для совместной работы, чтобы обеспечить безопасность данных компании.
Мы предлагаем безопасный полнофункциональный удаленный доступ к документам и информации с помощью решений на ECM-платформе M-Files. M-Files СЭД/ ECM отвечает на основные вызовы дистанционной работы:
А у руководителей основной болью становится организация контроля работы сотрудников, когда они не в поле зрения. ECM хороша тем, что там можно организовать четкую систему назначения, приоритезации и контроля задач. На базе M-Files доступна такая конфигурация, решение для управления задачами – M-Files Task Management. Решение M-Files Task Management обеспечивает:
Хорошим подтверждением приспособленности системы M-Files к дистанционной работе является тот факт, что после объявления режима самоизоляции практически все наши клиенты быстро и безболезненно перешли на удаленную работу с системой без каких-либо дополнительных затрат на лицензии или консалтинговые услуги.
Последние значительные изменения, которые разработчик анонсировал в феврале 2020 года, актуальные для удаленной работы – это интеграция M-Files с Microsoft Teams, одним из популярных инструментов для совместной работы и видеозвонков, который является частью Office 365.
M-Files для Microsoft Teams подойдет тем компаниям, которые уже используют MS Teams для совместной работы, общения и обмена информацией в команде. Если компании уже хорошо знакомы с возможностями MS Teams, то они обязательно увидят его ограничения в управлении документами и файлами.
M-Files для Microsoft Teams упрощает управление информацией в MS Teams и расширяет его возможности за пределами Office 365, поскольку появляется возможность подключения к различным внешним архивам (ERP, CRM, DMS, Google Drive, Dropbox и т. д.). Различные рабочие группы и команды сотрудников получают доступ к одному и тому же документу без необходимости создавать дубликаты. Если к беседе приглашаются внешние участники, конфиденциальная информация остается защищенной, применяются политики хранения и утилизации, независимо от того, был ли канал архивирован или удален.
Сотрудники получают возможность назначать документы рабочим процессам, облегчая управление жизненным циклом для различных типов документов (например, контракты, информация о клиентах и т. д.). Используя службу управления корпоративными удостоверениями Azure AD для определения роли или группы пользователей, M-Files обеспечивает расширенный уровень разрешений в MS Teams, поэтому члены одной группы или канала могут иметь доступ к различным наборам документов.
Из новостей мы видим, что некоторые крупные российские компании остаются на таком режиме работы до осени или до конца года. Это общемировая тенденция, и крупные игроки показывают пример в своей отрасли, как можно эффективно организовать удаленную работу.
Очевидно, что какая-то часть сотрудников останется работать из дома и после стабилизации ситуации, если руководители видят хорошие результаты работы или если есть сложности с соблюдением социального дистанцирования в офисе. В Минтруде звучат предложения о внесении в Трудовой кодекс понятия удаленной и комбинированной занятости.
Соответственно, функционал по организации удаленной работы в ИТ-системах будет однозначно востребован у заказчиков в дальнейшем. Это обязательно повлияет на дорожную карту развития ECM-систем в сторону интеграций с платформами коммуникации, сервисами видеозвонков, с другими бизнес-приложениями. Также поставщики будут дорабатывать полнофункциональный удаленный и мобильный доступ, у кого это еще не реализовано. Вендорам предстоит проработать вопросы безопасности и усилить защиту во время работы и передачи данных, с помощью шифрования и разных типов аутентификации.
Узнайте больше о пользе M-Files СЭД/ECM для вашего бизнеса
Прочитайте больше о преимуществах M-Files Task Management
Текст – FTS Russia.
Впервые опубликовано на ecm.ict-online.ru.
Фото – Unsplash.
Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
