Как сотрудникам эффективнее управлять информацией

Информация стала самым ценным активом организации, но неспособность управлять ею ведет компанию к неминуемым потерям как в эффективности, так и в доходах, а устаревшие технологии могут стать серьезным препятствием на пути к увеличению общей производительности. Объем информации растет с каждым днем, и компаниям становится все сложнее своевременно отслеживать накопившиеся изменения. Без эффективной структуры управления информацией сотрудники могут быстро оказаться перегруженными объемом данных, вместо того, чтобы использовать их для развития бизнеса.

Вот четыре способа, с помощью которых работники умственного труда смогут наиболее эффективно управлять информацией:

1. Увеличьте производительность и эффективность рабочей силы

Согласно исследованию IDC, специалисты по обработке данных теряют до 50% своего времени каждую неделю, при этом 30% этого времени уходит на поиск, управление и подготовку данных, а остальные 20% дублируют работу. Работники умственного труда уже завалены важными ежедневными задачами, поэтому крайне важно, чтобы они могли быстро находить необходимую информацию о клиентах или проектах, независимо от того, где она хранится.

Благодаря интеллектуальному решению для управления информацией сотрудники тратят меньше времени на поиск документов, поскольку теперь у них есть доступ к расширенным возможностям контекстного поиска наряду с автоматизированными процессами, которые гарантируют, что соответствующий контент доступен под рукой у сотрудников. Устраняя избыточные ручные задачи и автоматически объединяя все документы по определенной теме из разных хранилищ в одном централизованном месте, сотрудники могут избежать трудоемких шагов и сосредоточиться на задачах, которые повысят удовлетворенность клиентов и увеличат прибыль организации.

2. Повышайте контроль и безопасность документов

Из-за нового гибридного или удаленного режима работы документы находятся в различных системах и хранилищах, что затрудняет защиту конфиденциальной информации и соблюдение правильных процедур для эффективного контроля документов. Поскольку утечки данных и нарушения безопасности происходят все чаще, компаниям необходимо сделать все возможное для защиты своих данных и информации своих клиентов, чтобы избежать потенциальных штрафов и других нежелательных последствий для бизнеса.

Реализуя эффективную стратегию управления информацией, сотрудники смогут полностью контролировать, кто имеет доступ к информации на различных этапах процесса, обеспечивая доступ к нужной информации только тем, кому он необходим. Это не только гарантирует безопасность, конфиденциальность и целостность документов и данных организации, но также облегчает ведение журналов аудита и соблюдение строгих правил в отношении данных, таких как GDPR и HIPAA.

3. Улучшайте взаимодействие и работайте из любой точки мира

Covid-19 значительно изменил мировую ситуацию и побудил компании перевести большинство работников на удаленный режим. Интеллектуальное решение для управления информацией облегчает работникам умственного труда переход к гибридной или удаленной работе, позволяя им без особых усилий обмениваться информацией с коллегами и внешними заинтересованными сторонами с любого устройства. Это минимизирует риски дублирования или потери вложений электронной почты и гарантирует, что у всех будет одна и та же последняя версия требуемого документа. Это также предоставляет сотрудникам возможность создавать документы в соавторстве, позволяя им взаимодействовать в режиме реального времени с коллегами и клиентами, что повышает эффективность рабочих процессов и удовлетворенность клиентов.

4. Улучшайте процессы бизнес-аналитики для получения дополнительной прибыли

Собственные данные компании служат лучшим источником бизнес-аналитики, но, согласно исследованию IDC, проведенному по заказу Ricoh USA, 83% компаний упускают преимущества информационной мобильности для бизнеса. Данные могут помочь руководству получить аналитику, необходимую для выявления тенденций, выявления проблем и разработки стратегий повышения эффективности и получения конкурентных преимуществ, однако это может произойти только при правильном управлении информацией.

Адаптировано FTS Russia по материалам M-Files: Four ways to empower knowledge workers with effective information management | ITProPortal

Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.

Далее