Как выбрать систему управления документооборотом

На что обратить внимание при выборе технологий управления информацией и документооборотом?

Разделим этот вопрос на два. Первый: каковы причины внедрения системы электронного документооборот? Выбор компании зависит от проблем, которые она хочет решить с помощью СЭД. Второй вопрос: каковы главные факторы при выборе системы управления электронным документооборотом? Здесь нужно понять, что повлияет на окончательное решение в пользу того или другого поставщика.

Причины внедрения СЭД/ECM

Традиционно первая причина осознанного решения внедрить систему управления документооборотом в компании – это намерение оптимизировать процесс согласования договорных документов, счетов на оплату и т.д. Особенно это актуально для компаний с разветвленной структурой. Современные СЭД/ECM-системы позволяют определить и наладить маршруты, по которым будут проходить все документы. Ответственные сотрудники видят стадию согласования и получают уведомления, а руководители одобряют и подтверждают документы с применением электронно-цифровой подписи.

Второй причиной мы бы назвали желание оптимизировать организационные процессы. Здесь имеется в виду организация внутренней коммуникации и эффективного взаимодействия между подразделениями, филиалами и удаленными сотрудниками. С помощью системы сотрудники всех подразделений получают доступ к актуальной информации. Это сокращает бесконечную переписку, пересылку и дублирование документов.

Следующей причиной может быть желание или необходимость соответствовать законодательным требованиям и нормативам. Так, СЭД/ECM-система позволяет организовать юридически значимый документооборот с поставщиками и заказчиками, что  сокращает количество бумажных документов в разы. Для деятельности некоторых компаний в регулируемых отраслях, например, в пищевом производстве, медицине необходима обязательная или добровольная сертификация. И тут СЭД может помочь. Например, система M-Files поддерживает соответствие требованиям международного стандарта качества ISO 9001.

Еще одной причиной внедрения системы управления документооборотом может стать необходимость снизить риски. Так, в современных СЭД/ECM-системах документы не теряются, а сотрудники работают только с актуальными версиями.

Главные факторы выбора СЭД/ ECM

Есть много факторов, которые будут по-разному важны для различных компаний. Например, крупным компаниям важна высокая степень безопасности данных и хорошая масштабируемость системы, а небольшие компании, в первую очередь, стремятся оптимизировать расходы на внедрение.

На наш взгляд, самыми важными факторами выбора системы управления информацией от различных поставщиков станут:

• совокупная стоимость владения – во сколько выльется последующая поддержка системы после внедрения;
• функциональность – полностью ли она совпадает с потребностями бизнеса;
• интеграция с другими системами и ИТ-инфраструктурой – насколько хорошо система решает задачи в общей информационной экосистеме;
• удобство и простота использования (юзабилити) – как быстро обучатся сотрудники, станет ли для них система полезным инструментом или наказанием;
• гибкость настройки системы – как быстро можно адаптировать систему при изменениях в бизнесе.

Узнайте больше о пользе M-Files для вашего бизнеса

Подготовлено FTS Russia.

Впервые опубликовано на clever-business.ru.

Фото – Unsplash.

Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.

Далее