Управление информацией в компании перестает ограничиваться организацией документооборота, классификацией и распределением контента. Следуя глобальной тенденции, клиенты и сотрудники компании создают все больше контента и данных. Их необходимо связывать и интегрировать в процессы, подключая аналитику. Это позволяет говорить о трансформации ECM и переходе к интеллектуальному управлению информацией.
Мы решили разобраться в этой теме и познакомить вас с мнением экспертов.
Как меняется ECM
Подводя итоги 2016 года, ведущие аналитики Gartner и Forrester заявили об устаревании термина «ECM» и предложили заменить его на «Content Services» («контентные сервисы»). Новый термин предполагает решения и стратегии, которые помогают пользователям управлять сложным взаимодействием между людьми, процессами и технологиями. Развитие инструментов управления взаимодействием происходит одновременно с развитием технологий.
Сейчас на рынке существует три типа контентных систем:
управление документами и рабочими процессами;
управление корпоративным контентом;
мобильное и облачное управление контентом.
Основная проблема при описании трех видов систем управления контентом состоит в том, что их не существует в чистом виде. Системы не переходят в своем развитии от одного типа к другому, они перекрывают функции друг друга. Новые системы не замещают старые, они дополняют их и развиваются на основе опыта технологий прошлого поколения.
По мнению разработчиков, полезные контентные решения можно найти во всех перечисленных категориях систем. Что касается пользователей, некоторые из них используют все вышеназванные возможности ECM-систем, а другие просто радуются тому, что наконец-то убрали бумагу из процессов компании. Среди описанных решений и сценариев использования нет хороших или плохих. Главное, что все они разнообразные, и их можно применять для решения проблем с контентом и информацией.
Как влияют тенденции развития ИТ-технологий на управление информацией
Взрывной рост объема данных и контента провоцирует новые связи между объектами, из которых формируется интернет вещей. – Пользователи уже не просто обрабатывают информацию. Им необходимо встраивать информацию всех типов в бизнес-процессы как можно раньше, стандартизировать и автоматизировать процессы. Компаниям необходимо внедрять инструменты аналитической оценки большого объема информации и готовиться к эпохе машинной обработки и искусственного интеллекта. Также в компаниях стоит развивать политику по работе с информацией и автоматизировать процессы, чтобы избавляться от ненужного контента.
Контекстуальные связи между объектами
Рост технологий, направленных на работу с большими данными – Hadoop, блокчейн, NoSQL. – Способность новых инструментов управлять данными в огромных масштабах несет с собой необходимость эффективного управления метаданными (данными о данных) в корпоративной информации.
Включение основной функциональности по управлению контентом непосредственно в платформы для обмена файлами (DropBox, Google, Office365, IBM/Box, Amazon) и снижение стоимости за хранение информации. – Добавление основных функций по управлению контентом под ценовым давлением приводит к тому, что многие поставщики ECM-решений более пристально обращают внимание на подобный функционал в собственных приложениях и решениях.
Ужесточение требований по соблюдению норм и стандартов на национальном и региональном уровнях, а также распространение облаков и растущая потребность в защите конфиденциальной информации. – Организациям необходимо минимизировать человеческий фактор с помощью конвертации процессов и документов в цифровую форму и внедрять семантические технологии и автоматическую классификацию.
Поставщики ведущих решений главные инвестиции направляют на исследования и разработки облачных технологий. При этом заказчики с крупными локально внедренными системами предыдущего поколения «играют в догонялки». – Преимущества облачных технологий влияют на желание заказчиков, которые хотят приобрести решения по управлению контентом с ясной облачной стратегией, даже если они сами еще не готовы переходить в облака.
Статья подготовлена FTS Russia по материалам электронной книги AIIM.
Как часть маркетинговой команды FTS помогает компаниям выбрать наиболее подходящее решение для автоматизации и трансформации бизнес-процессов. Любит технологии, людей и их взаимодействие. Увлекается научной фантастикой и иностранными языками.
