Блог и новости
Система управления документооборотом не должна быть дорогой, сложной или ресурсоемкой. Будучи финансово доступной, система M-Files также и проста в использовании.
Эта система электронного документооборота работает на платформе Windows Server и способна поддерживать около миллиона файлов, ее можно запустить физически или виртуально на невыделенном сервере или в облаке. При быстрой установке Windows-клиента диск автоматически подключается к центральному хранилищу системы. Каждое отдельное хранилище отображается как диск или сетевая папка, открывая которую, пользователь попадает в СЭД через хорошо знакомый интерфейс Проводника Windows.
При открытии диска M-Files активируется локальное облачное хранилище, где организована простая и логичная структура документов, упорядочиваются задачи и взаимодействие сотрудников. База данных системы разработана в СУБД Firebird с открытым исходным кодом, но также возможен вариант базы данных в СУБД Microsoft SQL Server.
В зависимости от настроек прав доступа можно извлекать документы из папок для просмотра или редактирования, а также передавать их другим пользователям системы для редактирования, одобрения или иных задач, возникающих в ходе специфических рабочих процессов предприятия. Все версии файлов сохраняются, и ведется история действий, которую можно проследить позже, например, в ходе аудитов или во время инспекций регулирующих органов на соответствие нормативным требованиям. В комплектации имеется родной Windows-клиент, другие платформы могут обращаться к системе и всем ее функциям через браузер.
Система отслеживает операции с файлами и облегчает последующий процесс поиска, используя метаданные. Прежде чем создать новый документ, пользователю предлагается ввести в соответствующие поля метаданные для классификации создаваемых файлов. Метки с метаданными появляются в выпадающих меню, могут вызывать дополнительные списки и по-разному настраиваться в различных компаниях. Например, создание маркетинговых документов может включать в себя список образцов в формате Word для пресс-релиза, карты продукта и других стандартных маркетинговых материалов. Права доступа назначаются при создании документа и могут быть отредактированы позже в любое время.
Изображение: ShutterStock
Узнайте больше о пользе M-Files для вашего бизнеса
Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
