23 октября — Международный День Без Бумаги
Международная акция День Без Бумаги проводится каждый год в последний четверг октября. Она призвана привлечь внимание компаний и людей по всему миру к современным технологиям сокращения нерационального использования бумаги.
Давайте вместе сделаем сокращение потребления бумаги офисным трендом, чтобы никто не воспринимал это как однодневную акцию или пустую трату времени. Станьте участником акции и поддержите День Без Бумаги вместе с нами!
Для этого мы предлагаем несколько простых идей, которые в состоянии воплотить сотрудники каждой компании не только 23 октября, но и ввести их в постоянную практику. Очень важен в этом деле не только энтузиазм сотрудников, но и поддержка со стороны руководства.
Оповещение:
- расскажите о Дне Без Бумаги как можно большему числу друзей, коллег, партнеров, клиентов;
- вдохновите их примерами известных компаний, которые участвуют в акции;
- сообщите эту новость Вашему PR или маркетинговому менеджеру, создайте инфоповод на сайте, блоге и в соцсетях, который поможет распространить идею по сокращению нерационального использования бумаги и применения умных технологий.
E-Mail:
- перед печатью электронного письма подумайте, стоит ли это делать. Ведь чтобы распечатать небольшое по объему письмо, придется потратить целый лист бумаги;
- включите в свою подпись к электронному письму строку «Не печатайте это письмо без необходимости. Наша компания заботится о сохранении лесов» и автоматически вставляйте ее в каждое письмо, чтобы воодушевить клиентов, партнеров и коллег на сокращение расходов бумаги.
Проектная работа:
- не печатайте множество экземпляров проектной документации, ведь разработка и обработка проектов все равно происходит в системах автоматизированного проектирования, средствах для управления проектами в различных областях. Сканируйте контрольные экземпляры, чтобы можно было перенести их на свои мобильные устройства и ноутбуки. А для обсуждений с заказчиками и командой подключайте эти устройства к большому экрану или проектору;
- при обсуждении проектов используйте белую доску и фломастеры, а личные пометки заносите сразу в ноутбуки и мобильные устройства;
- при коллективной работе над проектами активнее пользуйтесь достижениями облачных технологий. Например, такими сервисами, как dropbox.com и социальной сетью для проектов Kona.com. Многие сервисы не только удобны и бесплатны, но и соответствуют современным стандартам безопасности.
Операции с документами:
- вместо архивов с подшивками документов и стеллажей с папками, а также разрозненных счетов и актов, сваленных в кучу, используйте специализированную систему для хранения и управления электронным документооборотом (СЭД) или объедините весь информационный контент в единую корпортативную систему (ECM);
- ведите учет расхода бумаги и подсчитайте, насколько снизятся затраты на бумагу и административную поддержку после внедрения СЭД;
- введите в организации шаблоны создания каждого документа и инструкции по его печати с тем, чтобы оптимизировать расход бумаги;
- если организациям необходимо постоянно печатать определенный объем документов (например, чек-листы, проектную документацию для долгосрочных проектов), то черновики и архивы утилизируйте в специализированных перерабатывающих компаниях;
- организуйте внутреннее собрание в компании по поводу Дня Без Бумаги и проведите ликбез сотрудникам по существующим безбумажным технологиям и обзор решений в области СЭД и ECM.
Работая в сфере информационных технологий, которые автоматизируют бизнес, мы, как никто, осознаем значимость сокращения бумагопотребления и поддерживаем развитие технологий в этой области, ведь решения, которые мы советуем своим клиентам как раз направлены на то, чтобы уменьшить расход бумаги, сократить затраты по использованию печатной техники, оптимизировать работу с документами и информацией в компаниях.
Сами сотрудники FTS для этих целей используют систему по управлению информацией M-Files, решения на базе которой предлагают также своим клиентам. Как эксперты в этом вопросе мы точно уверены, что правильно настроенная система электронного документооборота включает в себя такие преимущества, как:
- уменьшение количества бумажных документов, а, следовательно, глобальная экологическая поддержка;
- сокращение расходов на бумагу и обслуживание принтера;
- повышение уровня безопасности документов, так как документы хранятся в едином месте и система гарантирует разные уровни доступа для различных сотрудников;
- улучшение соответствия внутренним правилам и законодательным актам;
- централизованный контроль и управление документацией;
- минимизация риска потери документов;
- усиление конкурентных преимуществ благодаря улучшенному внутреннему документообороту;
- улучшение клиентского сервиса благодаря быстрому доступу к контактной клиентской информации и навигации по списку клиентов;
- сокращение времени на поиск нужного документа;
- повышение продуктивности сотрудников;
- быстрое аварийное восстановление документов.
В рамках Дня Без Бумаги мы проведем опрос среди компаний и наших клиентов, чтобы получить другие мнения и идеи по сокращению использования бумаги в офисах, результаты опроса будут представлены на нашем сайте, а также на сайте организатора акции.
Изображение: docflow.ru
Узнайте больше о возможностях M-Files
Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
Далее
