Яндекс.Метрика День Без Бумаги 2015 - FTS
Выбрать страницу

День Без Бумаги 2015

автор Лилия Савченкова, 22 октября, 2015

В чем суть?

Международная акция #ДеньБезБумаги проводится ежегодно в каждый четвертый четверг октября. Она направлена на привлечение внимания компаний и людей по всему миру к современным безбумажным технологиям.

Акция призывает использовать передовые технологии управления информацией и документами, чтобы сокращать нерациональное использование бумаги. Ее поддерживают Международная Ассоциация управления информацией и изображениями AIIM и многие организации по всему миру.

Что было в прошлом году?

В прошлом году компания FTS провела опрос  среди клиентов и подписчиков. Результаты этого опроса можно посмотреть здесь.

В этом году мы решили рассказать об истории появления модели безбумажного офиса, найти предпосылки эффективного сокращения бумажного оборота документов и привести примеры компаний, которым удалось сделать значительный шаг в этом направлении.

История вопроса

Модель «офиса без бумаги» выросла из маркетинговых материалов, в которых таким образом представляли офис будущего, и связывается с распространением персональных компьютеров. Если компьютер теперь действительно стоит на столе каждого сотрудника, то с бумагой – немного другая история.

По данным отчета Ассоциации AIIM за 2012 год использование бумаги в офисах уменьшилось и продолжает падать.

Модель «офис без бумаги» работает?

Полностью избавиться от бумаги и функционировать в безбумажной среде не получится, даже если речь идет о небольших компаниях и старт-апах. Причина остается понятной: помимо внутреннего документооборота есть еще и внешняя коммуникация, которая регламентируется. Все компании взаимодействуют с государственными органами, контрагентами, аудиторскими компаниями, где легитимным документом является, в большинстве своем, только бумага с подписью и печатью.

Сейчас, когда мы говорим о сокращении бумаги в офисе, речь идет об оптимизации рутинных задач, процедуре обмена, согласования, архивирования и хранения.

Для эффективного электронного обращения документов нужно создать сотрудникам определенные условия, чтобы взаимодействие с документом в электронном виде было удобнее и быстрее распечатки на принтере.

Что для этого нужно? Документы предпочтительно хранить в централизованном хранилище, предоставить сотрудникам мобильный доступ к документам и построить отличную инфраструктуру для совместной работы.

Организации, у которых получилось

Программа ООН по окружающей среде или UNEP, офис в Женеве

Организация осуществляет информационную техническую и юридическую поддержку правительственным структурам и корпоративному сектору по вопросам экологии и окружающей среды.

До недавних пор в офисе действовали устаревшие процессы, в том числе, связанные с архивированием документов. Документы хранились в папках на полках. Обмен документами с другими офисами ООН становился проблематичным. Каждый раз, когда приходил новый бумажный документ, его пересылали по факсу в другой офис, делая отметку о необходимости поместить его в коллективный архив.

Руководство пришло к необходимости внедрить систему управления электронным документооборотом. Организация остановила свой выбор на СЭД/ECM-системе M-Files. Внедрения системы управления документами не только позволило сократить объемы бумажных документов в офисе, но и значительно увеличило производительность и точность оперативной деятельности сотрудников.

Полную историю читайте здесь.

Консалтинговая компания CTI Engineers

CTI Engineers занимается консалтингом по инжиниринговым проектам, предлагая услуги по разработке концепции, финансированию проекта и управлению строительными работами.

Инженерам часто необходимо в своей работе возвращаться к старым проектам, дорабатывая что-то. Организация нового электронного архива быстро становится запутанным делом.

Годами бумажные чертежи, скатанные в рулоны, хранились в шкафах, а файлы-источники AutoCAD, MicroStation и ArcGIS были разбросаны по различным сетевым папкам на серверах, вперемешку с отчетами, спецификациями, записями по аудитам и другими проектными файлами.

Оптимистично сотрудники начали сканировать все архивные документы и переводить их в электронный вид. Скоро офис компании почти приблизился к идеальной модели «безбумажного», но в ней обнаружился один существенный недостаток такого архива ­– найти что-то быстро было просто невозможно.

Быстрый поиск и простота использования вышли на первое место при выборе системы для организации хранения всей документации. Было принято решение о внедрении системы M-Files, которая, помимо прочего, поддерживает проектные CAD-файлы.

Результатом внедрения M-Files стало не только сокращение бумажной документации, но и эффективная работа сотрудников, которые всегда взаимодействуют с  самой последней версией документа, не важно, архивный ли это проект или вновь созданный.

Полную историю читайте здесь.

Далее

Лилия Савченкова

Как часть маркетинговой команды FTS помогает компаниям выбрать наиболее подходящее решение для автоматизации и трансформации бизнес-процессов. Любит технологии, людей и их взаимодействие. Увлекается научной фантастикой и иностранными языками.