Блог и новости
В чем суть?
Международная акция #ДеньБезБумаги проводится ежегодно в каждый четвертый четверг октября. Она направлена на привлечение внимания компаний и людей по всему миру к современным безбумажным технологиям.
Акция призывает использовать передовые технологии управления информацией и документами, чтобы сокращать нерациональное использование бумаги. Ее поддерживают Международная Ассоциация управления информацией и изображениями AIIM и многие организации по всему миру.
Что было в прошлом году?
В прошлом году компания FTS провела опрос среди клиентов и подписчиков. Результаты этого опроса можно посмотреть здесь.
В этом году мы решили рассказать об истории появления модели безбумажного офиса, найти предпосылки эффективного сокращения бумажного оборота документов и привести примеры компаний, которым удалось сделать значительный шаг в этом направлении.
История вопроса
Модель «офиса без бумаги» выросла из маркетинговых материалов, в которых таким образом представляли офис будущего, и связывается с распространением персональных компьютеров. Если компьютер теперь действительно стоит на столе каждого сотрудника, то с бумагой – немного другая история.
По данным отчета Ассоциации AIIM за 2012 год использование бумаги в офисах уменьшилось и продолжает падать.
Модель «офис без бумаги» работает?
Полностью избавиться от бумаги и функционировать в безбумажной среде не получится, даже если речь идет о небольших компаниях и старт-апах. Причина остается понятной: помимо внутреннего документооборота есть еще и внешняя коммуникация, которая регламентируется. Все компании взаимодействуют с государственными органами, контрагентами, аудиторскими компаниями, где легитимным документом является, в большинстве своем, только бумага с подписью и печатью.
Сейчас, когда мы говорим о сокращении бумаги в офисе, речь идет об оптимизации рутинных задач, процедуре обмена, согласования, архивирования и хранения.
Для эффективного электронного обращения документов нужно создать сотрудникам определенные условия, чтобы взаимодействие с документом в электронном виде было удобнее и быстрее распечатки на принтере.
Что для этого нужно? Документы предпочтительно хранить в централизованном хранилище, предоставить сотрудникам мобильный доступ к документам и построить отличную инфраструктуру для совместной работы.
Организации, у которых получилось
Программа ООН по окружающей среде или UNEP, офис в Женеве
Организация осуществляет информационную техническую и юридическую поддержку правительственным структурам и корпоративному сектору по вопросам экологии и окружающей среды.
До недавних пор в офисе действовали устаревшие процессы, в том числе, связанные с архивированием документов. Документы хранились в папках на полках. Обмен документами с другими офисами ООН становился проблематичным. Каждый раз, когда приходил новый бумажный документ, его пересылали по факсу в другой офис, делая отметку о необходимости поместить его в коллективный архив.
Руководство пришло к необходимости внедрить систему управления электронным документооборотом. Организация остановила свой выбор на СЭД/ECM-системе M-Files. Внедрения системы управления документами не только позволило сократить объемы бумажных документов в офисе, но и значительно увеличило производительность и точность оперативной деятельности сотрудников.
Полную историю читайте здесь.
Консалтинговая компания CTI Engineers
CTI Engineers занимается консалтингом по инжиниринговым проектам, предлагая услуги по разработке концепции, финансированию проекта и управлению строительными работами.
Инженерам часто необходимо в своей работе возвращаться к старым проектам, дорабатывая что-то. Организация нового электронного архива быстро становится запутанным делом.
Годами бумажные чертежи, скатанные в рулоны, хранились в шкафах, а файлы-источники AutoCAD, MicroStation и ArcGIS были разбросаны по различным сетевым папкам на серверах, вперемешку с отчетами, спецификациями, записями по аудитам и другими проектными файлами.
Оптимистично сотрудники начали сканировать все архивные документы и переводить их в электронный вид. Скоро офис компании почти приблизился к идеальной модели «безбумажного», но в ней обнаружился один существенный недостаток такого архива – найти что-то быстро было просто невозможно.
Быстрый поиск и простота использования вышли на первое место при выборе системы для организации хранения всей документации. Было принято решение о внедрении системы M-Files, которая, помимо прочего, поддерживает проектные CAD-файлы.
Результатом внедрения M-Files стало не только сокращение бумажной документации, но и эффективная работа сотрудников, которые всегда взаимодействуют с самой последней версией документа, не важно, архивный ли это проект или вновь созданный.
Полную историю читайте здесь.
Изображение: canstockphoto.com
Появились вопросы? Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
