Блог и новости
В новом подходе к управлению информацией используются возможности искусственного интеллекта, чтобы сократить разрозненность информации и упростить пользовательский опыт без перестройки действующих в компании систем и процессов.
13 декабря 2017 года компания M-Files Corporation, поставщик решений по интеллектуальному управлению информацией, официально объявила о выходе новой версии M-Files 2018. Новая версия системы – важное переосмысление и обновление продукта, которое предполагает принципиальный шаг навстречу бизнес-задачам по управлению информацией. Версия M-Files 2018 и новый уровень интеллектуальных метаданных в архитектуре системы предоставляют пользователям унифицированный и простой интерфейс, чтобы быстро находить документы и другую информацию независимо от системы хранения.
Количество бизнес-информации растет, системы размножаются
Количество информации, которым управляют компании, увеличивается лавинообразно. Одновременно с этим растут запросы бизнеса по автоматизации процессов и упрощению ИТ-систем. Системы управления информацией предыдущего поколения и другие традиционные подходы к управлению информацией не работают. Информация блокируется в негибких системах, подобранных по принципу «одна система для всего», или хаотично размножается по несвязанным системам. Компании с трудом пытаются управлять документами и другой информацией, а сотрудники не могут быстро найти нужную информацию, чтобы выполнять рабочие задачи.
Совместно с аналитиками Dimensional Research компания M-Files провела глобальный опрос по хранению корпоративной информации и определила влияние, которое оказывают на бизнес многочисленные хранилища. Около половины опрошенных (48%) подтвердили, что у компании есть проблемы с управлением большим количеством хранилищ информации. 67% участников пришли к выводу, что поиск последней версии документа или файла по различным системам и местам хранения отрицательно отражается на их производительности.
Оставляем информацию на своих местах
Версия M-Files 2018 и интеллектуальный уровень метаданных в архитектуре системы предлагают пользователям простой и унифицированный интерфейс для умного поиска, доступа к информации, управления данными и информацией, которая может храниться в любой системе, при этом такая схема не мешает существующим процессам и их участникам. Это избавляет от сложных и дорогих проектов по миграции данных – двух больших препятствий, о которых спотыкаются компании в процессе внедрения инноваций и улучшения бизнес-процессов.
«Платформа M-Files 2018 представляет новый подход – «интеллектуальное управление информацией» – который подтолкнул аналитиков, отраслевых экспертов и организации разного типа полностью пересмотреть традиционные определения и подходы к управлению информацией», – говорит Миика Мякитало, генеральный директор корпорации M-Files. «С выходом M-Files 2018 мы развенчиваем миф о том, «что весь контент должен храниться в одной системе». Мы так считали всегда: совершенно не важно, где хранится информация; важно, что она содержит и с чем связана. Именно контекстные связи делают ее релевантной».
Инновационная архитектура M-Files
Интеллектуальный уровень метаданных или IML (Intelligent Metadata Layer) – это инновационное изменение в архитектуре M-Files, которое поддерживает коннекторы к внешним системам. Как только внешний коннектор установлен, информация из этой системы становится доступной напрямую: через мобильное приложение M-Files, настольный клиент M-Files и веб-доступ. Пользователи работают с информацией без перемещения данных и не мешают другим пользователям связанных систем. Информацию, которая хранится во внешних системах, можно дополнить метаданными. С их помощью M-Files устанавливает связи между объектами информации и формирует контекст по существующим бизнес-системам. Например, документы в сетевой папке или в SharePoint можно классифицировать по типу («договор» или «коммерческое предложение») и связать с другими важными бизнес-объектами: профилем клиента в CRM-системе или проектом/ кейсом в ERP-системе.
Такой подход предлагает совершенно новое динамичное контекстуальное представление информации, при этом данные, документы и файлы остаются в привычном месте хранения и доступны пользователям, у которых не установлена программа M-Files. Платформа M-Files 2018 предоставляет открытую архитектуру для разработки коннекторов к любой внешней системе. Партнеры и клиенты M-Files смогут самостоятельно развивать дополнительные коннекторы. Сам поставщик, компания M-Files, также планирует выпускать новые коннекторы. Скоро будут доступны для использования коннекторы к облачному диску Google Drive и сервису Microsoft Exchange.
«Нам нужен новый подход к управлению информацией», – говорит Джон Манчини, главный евангелист международной ассоциации по управлению информацией и изображениями AIIM. «Каждая компания выберет свой путь, но следующие утверждения станут ключевыми для всех: нужно отказаться от мнения, что возможно хранить всю информацию в одной системе и сфокусироваться на решениях, нейтральных к количеству мест и систем хранения; необходимо вовлекать пользователей благодаря простым, лаконичным интерфейсам и интуитивным инструментам; нужно понять важность метаданных».
Искусственный интеллект автоматизирует и упрощает управление информацией
Платформа M-Files 2018 использует технологии искусственного интеллекта (ИИ), чтобы помочь пользователям автоматически анализировать, классифицировать, отмечать документы и другую информацию. Технологии ИИ позволяют установить связи с объектами в других системах, например, связать документ с клиентом, проектом или кейсом, которым управляют в CRM, ERP или HR-системе. Такие связи вместе с другими метаданными устанавливают контекст, который меняется в зависимости от роли пользователя, рабочего шага в процессе и индивидуальных настроек. Это позволяет персонализировать работу пользователей с информацией, при этом организация не теряет контроля над безопасностью и разграничением доступа.
Искусственный интеллект в M-Files 2018 позволяет автоматически классифицировать контент и предлагает метаданные для документов и другой неструктурированной информации, используя текстовую аналитику, обработку естественного языка, понимание естественного языка и аналитику изображений. Платформа M-Files 2018 включает технологии ИИ собственной разработки, которые представлены к получению патента, а также открытую архитектуру для сервисов ИИ, предоставленных третьими сторонами: Microsoft, Google, ABBYY и другими.
Золотым партнером корпорации M-Files в России является компания FTS Russia.
Попробуйте бесплатно 30-дневную версию M-Files
Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
