Блог и новости
Компания FTS поддержала международную акцию #ДеньБезБумаги, которая прошла 23 октября. Для того, чтобы оповестить как можно больше людей и привлечь внимание к проблеме нерационального расхода бумаги в современных офисах, мы провели опрос среди компаний и подготовили отчет по его результатам.
Опрос был посвящен бесконтрольному расходу бумаги в офисах и безбумажным технологиям, позволяющим сократить потребление бумаги. Мы попытались узнать факторы, влияющие на большой расход бумаги и мнение людей по поводу того, как можно свести к минимуму потребление бумаги для офисных нужд.
Начнем с того, что лишь 23% респондентов знали об акции День Без Бумаги. Поучаствовать и поддержать действиями эту акцию изъявили желание только 18%, она показалась интересной для 36% опрошенных. Процент заинтересованных, конечно, небольшой. Подобные акции нужно проводить чаще для вовлечения большего числа людей, чтобы проблемы снижения расхода ресурсов обсуждались и были в тренде.
При этом 50% участников опроса объявили о том, что постараются в этот день ничего не печатать и вести работу с электронными документами. Мы хотели бы видеть такую практику в большинстве компаний ежедневно. И, со своей стороны, советуем выбирать современные системы электронного документооборота и управления информацией (СЭД/ECM), чтобы объединить все создаваемые и входящие документы в единую базу, а пользователям позволить обмениваться информацией в рамках одной системы.
Оповестить коллег и рассказать об акции День Без Бумаги захотели лишь 18% участников. 14% эта тема сильно заинтересовала, и они решили обсудить с коллегами пути возможного сокращения использования бумаги в их компаниях. Остальные 18% решили провести этот день как обычно, ничего не меняя в своих привычках.
При ответе на вопрос о количестве использования бумаги 68% участников заявили, что в их офисе наблюдается большой расход бумаги. При этом основным фактором, влияющим на расход бумаги, респонденты назвали специфику деятельности компании (32%), а также отсутствие контроля за расходом бумаги (23%), большой размер компании (14%). Факторами, влияющими на малый расход или сокращение оборота бумаги, стали внедрение в компании СЭД (14%), а также контроль над расходом бумаги (9%) и малый размер компании (9%).
Согласно полученным данным внедрение СЭД и контроль расхода действительно положительно влияют на сокращение использования бумаги.
Также нам стало известно, что 35% опрошенных компаний пользуются услугами предприятий по переработке макулатуры. Хотелось бы отметить, что многие компании не утилизируют бумагу, поскольку это сопряжено с определенными трудностями: или вывозить макулатуру самостоятельно небольшими порциями, или накапливать, а потом воспользоваться услугами предприятий по переработке, которые осуществляют вывоз от 500 кг. Для этой цели можно оборудовать в офисе или во дворе контейнеры для сбора макулатуры.
Достаточно большой процент участников – 48% распечатывает важные электронные письма, 19% делает это часто. 33% респондентов редко печатает электронные сообщения и работает с письмами в электронном виде. Что касается менеджеров по работе с клиентами или менеджеров проектов, которые получают счета и должны передать их в бухгалтерию, то помимо электронной версии очень часто копия такого счета все равно распечатывается. Используя СЭД, которая внедряется во всей компании, в т. ч. в бухгалтерии, все работают в единой системе и видят статусы по каждому документу.
Нас как специалистов по безбумажным технологиям порадовал достаточно высокий процент использования в компаниях СЭД — 55% респондентов. 90% однозначно считают, что использование СЭД помогает сокращать расходы по обороту бумаги, заменяя его оборотом электронных документов. При этом пользователи получают ряд других важных преимуществ, в т. ч., сохранение и прослеживаемость истории изменений документа.
В вопросе о том, какие управленческие методы и технологии помогут уменьшить использование бумаги в офисе, лидирует внедрение СЭД (89%). В данном вопросе участники могли выбрать до трех наиболее действенных варианта. По 68% в пользу отказа от печати электронных писем и ведении проектной работы, используя только электронные документы. 63% респондентов выбрали в качестве действенной меры обучение всех сотрудников двусторонней и экономной печати. Также участники опроса считают эффективными контроль расхода бумаги (58%), утилизацию макулатуры (47%) и сканирование всей входящей документации (47%). Наименее популярными оказались использование облачных сервисов в работе (26%), создание шаблонов документов и инструкций по печати для каждого вида документов (26%). Самый непопулярный ответ – ввести лимиты бумаги на каждого сотрудника (21%). Также было предложено использовать бумагу из вторсырья.
Изображение: Shutterstock
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
