Процессный подход к управлению и оптимизация процессов в юридических компаниях

Операционная деятельность каждой компании состоит из конкретных процессов, которые со временем образуют  подпроцессы, потоки процедур, задач и последовательность действий. Они формируют систему в широком смысле.

Процессный подход к управлению бизнесом – это комплексный подход, который требует от организации соотношения собственных целей с ожиданиями клиентов. Основные преимущества процессного подхода к управлению: оперативность реагирования, эффективность деятельности, постоянное обучение, гибкость, особое внимание удовлетворенности клиента, значительное сокращение срока вывода продуктов и услуг на рынок.

Развитие нашего общества на данном этапе позволяет широко применять цифровые достижения в экономике. Ключевыми инструментами для повышения эфективности бизнеса и управления процессами стали такие информационные системы и технологии: CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management), BPM (Business Process Management) или BI (Business Intelligence).

Юридические компании обычно состоят из нескольких практикующих юристов и других сотрудников, обеспечивающих административную поддержку. Основная деятельность таких компаний – консультации клиентов по их правам и обязанностям и представление их интересов в суде.

Частые проблемы, с которыми сталкиваются юридические компании:

• плохо организованное  управление документами;
• плохо организованное управление отношениями с клиентами и контактами;
• отсутствие стандартов в ежедневных процедурах;
• отсутствие структуры базы знаний;
• отсутствие инструментов управления проектами, поручениями и задачами;
• отсутствие процедур управления договорами.

Автоматизация бизнес-процессов значительно повышает эффективность деятельности юридической компании, поскольку технологии делают самую рутинную и кропотливую работу вместо сотрудников и справляются со значительным объемом перечисленных проблем.

Три главных преимущества, которые дает автоматизация процессов:

1.       Прозрачность

Бизнес-процессы становятся максимально прозрачными, существенно повышается их наглядность и эффективность. Ошибки и недочеты легко заметить и устранить. Система подсказывает, где возникают задержки по проектам, на какой стадии замедляется тот или иной процесс.

2.       Детализация

Все данные, которые появляются в ходе процессов, сохраняются, что позволяет просмотреть историю и получить детализацию по процессу.

3.       Интеграция данных

Данные по каждой операции находятся в системе и могут быть извлечены в любое время, если понадобятся. В связи с этим, становится возможным анализировать происходящее с высокой степенью точности. Ссылаться на другие документы становится также проще.

Рассмотрим на примере информационной системы Deltek Maconomy ERP, как можно решить проблемы юридических компаний с помощью автоматизации бизнеса.

Качественное обслуживание клиентов и работа с контактами:

В Maconomy пользователи получают возможность осуществлять поиск клиентов или контактов по различным параметрам. В системе возможна работа с существующими и потенциальными клиентами. Можно получить визуальное представление воронки продаж и развивать стратегию работы с контактами на основе этих данных.

Проекты в срок и согласно бюджету:

Благодаря системе, которая берет на себя основную рутинную работу, управление проектами и задачами упрощается и не зависит от места, где находится сотрудник. Система позволяет отслеживать статус работ, получать детализацию по каждому проекту, осуществлять планирование и распределение задач. Последняя функция доступна как в формате календаря, так и в виде диаграммы Ганта. Функциональность информационной системы Maconomy позволяет отслеживать бюджет проектов, вести учет трудозатрат сотрудников и материальных расходов. Учет работы сотрудников, которые большую часть времени проводят вне офиса, может производиться через приложение для мобильных устройств.

Разработчики ERP-системы Maconomy также решили дать возможность пользователям управлять проектами и задачами в более комфортном для них формате. Для этого они создали специальную социальную сеть Kona.com. Ее можно использовать как часть ИТ-системы или отдельно для управления проектами, обсуждений, назначения задач, обмена документами, коллегиального общения.

Прозрачные финансы:

Система поддерживает интеграцию с приложениями 1С, Банк-Клиент, учитывает денежные поступления от клиентов. Все данные могут быть представлены в наглядном виде, нет необходимости обращаться в бухгалтерию, чтобы получить актуальную информацию.

Единая база знаний и документов:

Хранение и изменение документов с помощью системы получает ряд преимуществ: централизованный контроль, минимизация риска потери документов, сокращение времени на поиск, улучшение клиентского сервиса.

Персонал и обучение:

В системе создается карточка каждого сотрудника, куда можно прикрепить копии резюме, трудового договора и других документов. Там же отмечается проведение аттестаций и тренингов, ведется список компетенций, история должностей и др.

Кроме того, по каждому блоку может быть представлена наглядная отчетность и настроены панели ключевых показателей KPI, которые доступны также и с мобильных устройств.

Таким образом, управление юридической компанией с помощью корпоративной информационной системы в рамках процессного подхода способствует повышению ценности бизнеса, добавляет конкурентных преимуществ, улучшает прослеживаемость процессов, разграничивает зоны ответственности каждого сотрудника, гарантирует безопасность информации, снижает риск ошибок, а, значит, способствует росту удовлетворенности заказчиков.

Узнайте больше о пользе системы Deltek Maconomy ERP для вашего бизнеса

Подготовлено FTS Russia при использовании материалов журнала jmeds.eu.

Фото – Unsplash.

Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.

Далее