Комплексное решение для управления договорами с интеллектуальной автоматизацией от проекта до утверждения и архивации документа.
Ускорьте жизненный цикл договоров и повысьте эффективность бизнеса.
M-Files позволяет отлеживать, просматривать и корректировать договоры через связанные объекты информации, например, не выходя из учетной записи клиента в CRM. С помощью разметки документов сотрудники могут просматривать информацию, связанную с договорами: наименование клиента, название проекта, ответственное лицо. Работать с договорами можно с любого устройства.
Создавайте процедуры и процессы для распределения задач между людьми и технологиями. Автоматизация рабочих процессов повышает уровень согласованности сотрудников на протяжении всего жизненного цикла договора, что обеспечивает более быструю и точную работу на пользу бизнеса.
Автоматизация позволяет устранить узкие места в процессах и сократить продолжительность циклов создания, согласования и утверждения договора, обеспечивая быстрое получение доходов.
Стандартизированные шаблоны договоров и последовательный процесс минимизируют риски. M-Files обеспечивает отслеживание ключевых этапов договора и выполнение действий в соответствии с условиями и сроками. Менеджеры получают автоматические уведомления, когда срок действия договора истекает, достигнут один из этапов сделки или когда требуются действия по обязательствам.
– Настройка любого процесса утверждения договоров и других документов
– Создание задач для участников и запросов на утверждение с уведомлениями
– Комментарии и аннотации при рассмотрении, утверждении или отклонении договора
– Электронная подпись для утверждения и подписания договора
– Настройка действий по дате, срокам и другим критериям
– Настройка действий по обязательствам до истечения срока действия договора
– Мгновенные уведомления об изменении условий или приближении даты истечения
– Просмотр истории утверждения с версиями договора, участниками, действиями, продолжительностью утверждения
– Сравнение редакций договора и отслеживание изменений
– Полноценный аудиторский след
– Откат к предыдущим версиям
– Создание новых договоров контракты за секунды по утвержденным шаблонам
– Классификация шаблонов по различным критериям
– Поиск по ключевым словам, фразам и расширенный поиск по объектам, связанным с договорами
– Просмотр и поиск договоров в контексте всего бизнеса
– Быстрый поиск договоров с помощью динамических представлений
– Персонализированные представления для быстрого доступа к часто используемым типам договоров
– Доступ к договорам с компьютера и ноутбука, планшета и смартфона
– Полнофункциональный мобильный доступ к процессам утверждения
– Оффлайн-доступ
– Контроль точек доступа в жизненном цикле договора с правами и разрешениями пользователя
– Простая настройка и администрирование
– Поддержка Active Directory
– Полная интеграция с приложениями Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) и Office 365
– Сохранение документов в M-Files, не выходя из других приложений
– Интеграция с основными бизнес-системами и приложениями
История успеха
Bank of Georgia
Ведущий банк Грузии автоматизировал документооборот с помощью M-Files.
Bank of Georgia использует систему M-Files для управления и архивирования документов в своей структуре, состоящей из более 4000 сотрудников.
«Мы рекомендуем M-Files как мощную платформу для управления документами и FTS как надежного поставщика».
Кетеван Хундадзе, Руководитель операционной поддержки
История успеха
ТРЦ «Галерея»
Управляющая компания ТРЦ «Галерея» использует решение на базе платформы M-Files для управления внутренней документацией.
Сотрудники используют систему как для согласования договоров с клиентами – арендаторами и с поставщиками, так и для согласования результатов тендеров по выбору подрядчиков и поставщиков.
Для каждого типа документов настроены свои цепочки согласования.
История успеха
Kalikova & Associates
Юридическая фирма Kalikova & Associates использует систему M-Files для управления электронным документооборотом.
В рамках проекта внедрения консультанты FTS предложили и реализовали оптимальную структуру классификации юридических документов.
Благодаря использованию системы M-Files документы связаны с клиентскими данными и проектами компании.
История успеха
Tbilisi Mall
Управляющая компания ТЦ Tbilisi Mall использует систему M-Files для управления договорными и закупочными документами.
«Мы экономим время, это рабочий инструмент. Я, в основном, использую его на планшете, потому что, когда часто передвигаешься, и сотрудники просят что-то срочно согласовать, это очень быстро сделать и с телефона, и с планшета. Очень удобная и гибкая система.»
Алексей Мещеряков, управляющий и менеджер проектов
История успеха
BCRE
Компания BCRE использует решение на базе платформы M-Files для организации внутреннего документооборота и согласования договоров с арендаторами и поставщиками и координирует работу глобальных офисов.
В компании используются различные типы договоров: арендные, рекламные, расходные, административные, инвестиционные и другие. Для каждого типа договоров в системе настроена своя цепочка согласования.
История успеха
RTG Group
Международная компания в сфере профессиональных услуг RTG Group использует решение на базе платформы M-Files для управления внутренними документами и для внешнего документооборота с контрагентами.
Ранее согласование документов в компании затягивалось, что выливалось в задержку расчетов и упущенную прибыль. Сейчас пользователи из разных стран управляют документами и обмениваются с поставщиками в электронном виде.
Главным результатом внедрения компания отметила сокращение длительности согласования договоров на 50% и сокращение длительности согласования счетов на 67%.
История успеха
TBC Bank
TBC Bank использует систему M-Files для управления документооборотом и согласованием.
В процессе работы банк производит огромное количество бумажных документов, большинство из которых подписывается сотрудниками, а остальные необходимо отсканировать, систематизировать и поставить под строгий контроль. Для оптимизации этого процесса руководство банка приняло решение использовать систему управления информацией.
Система M-Files была выбрана благодаря гибкому развертыванию, быстрому обучению пользователей и высокой безопасности данных.
История успеха
Amcor
Производственные предприятия Amcor в России и Казахстане используют решение на базе платформы M-Files для управления заказами на закупку и сопутствующими документами, а также для электронного согласования договоров с контрагентами. В компании полностью автоматизирована работа с закрывающими документами контрагентов.
Команда FTS разработала интеграцию с системами Infor LN ERP, ABBYY FlexiCapture и платформами юридически значимого электронного документооборота для обмена документами с поставщиками, включая сервис Диадок.
История успеха
A&T Lawyers
Юридическая компания A&T Lawyers использует решение на базе платформы M-Files для управления договорами и согласования.
Ключевыми факторами выбора системы M-Files стали широкие возможности по формированию единого структурированного хранилища документов и гибкая классификация документов по проектам, клиентам и другим свойствам. Важным для компании стало обеспечение быстрого поиска и контроля согласования.
«M-Files предлагает широкий арсенал функций, которые мы используем для ежедневной работы, обеспечения конфиденциальности клиентской документации и развития операционной деятельности фирмы. Более того, M-Files просто интегрируется с другими бизнес-приложениями, что важно для нас».
Анна Оганесян, административный менеджер
