Работайте в едином безопасном цифровом пространстве из дома и офиса!
Цифровое рабочее место – это рабочая среда, которая объединяет в одном пространстве все рабочие инструменты и приложения, облачные сервисы и локальные системы. Сотрудники остаются продуктивными и гибкими, сохраняют высокую плотность коммуникации и доступ к значимой информации.
На базе платформы M-Files можно объединить электронную почту, обмен моментальными сообщениями, инструменты продуктивности, корпоративные медиа, внутренние порталы, порталы по работе с клиентами, средства видеоконференций, учетные системы и другие корпоративные приложения. Цифровое рабочее место в M-Files позволяет сотрудникам поддерживать основные процессы со смартфона, планшета и ноутбука.
Цифровое рабочее место поддерживает изменения в способах работы сотрудников, повышая прозрачность процессов и улучшая социальные связи.
Сотрудники всегда остаются на связи с помощью мобильных устройств, что обеспечивает доступ к инструментам и корпоративной информации в любом месте и в любое время.
Сотрудники быстрее находят нужную им информацию и обслуживают клиентов эффективнее. Инструменты и технологии цифрового рабочего места помогают сотрудникам выполнять бизнес-процессы и роли в соответствии с текущей обстановкой на рынке.
Сотрудники поддерживают процессы и остаются на связи в распределенных и виртуальных рабочих местах, сохраняя при этом конфиденциальную информацию и уменьшая операционные риски.
Более эффективные способы организации и проведения виртуальных собраний позволяют сокращать расходы на поездки и связь, устраняют потери времени в пути.
Для гибкой работы сотрудникам нужны виртуальные инструменты, которые имитируют организационные изменения и отражают цифровое поведение сотрудников.
Google Workspace — это набор облачных сервисов для эффективной работы группы людей, который позволяет создавать электронные письма в собственном домене и гарантирует защиту данных. Взаимодействие сотрудников происходит в облачной среде и позволяет им одновременно работать над документами. Интеграция с платформой M-Files позволяет документировать историю файла, созданного в Google Workspace, и отслеживать версии документа. Любые изменения контента автоматически отражаются как в M-Files, так и в Google Workspace. M-Files позволяет хранить данные либо локально, либо в безопасном облаке M-Files. Проблема защиты прав пользователей и доступа решается за счет использования прав доступа на основе ролей, которые автоматически обновляются метаданными.
Данные из Google Drive можно связать и управлять потоками информации с помощью автоматизированных рабочих процессов. Документы из сервисов Google можно сохранить в формате PDF или Word для архивирования или дальнейшей обработки. Безопасность контента обеспечивается разграничением прав доступа. Электронные письма и вложения из Gmail сохраняются непосредственно в M-Files, что улучшает совместную работу команды и обеспечивает быструю обработку и сохранение ключевых записей. Переписка с клиентом связывается с другим релевантным контентом, например, файлами на Google Drive или в сетевых папках. Для классификации контента пользователи могут добавить метаданные к каждому файлу.
Интеграция M-Files с Microsoft 365 создает единую точку доступа ко всем корпоративным данным. Сотрудники могут искать файлы, делиться ссылками на файлы и управлять всеми подключенными данными независимо от хранилища через пользовательские интерфейсы Office 365.
Microsoft Teams — это эффективный инструмент для совместной и командной работы, но с уязвимостями в безопасности данных. Интеграция Microsoft Teams с M-Files поможет избежать утечек конфиденциальной информации и неорганизованного хранения документов. M-Files расширяет возможности Teams за пределами Office 365, организуя и представляя информацию из разрозненных репозиториев — SharePoint, ERP, CRM, Google Drive, Box, Dropbox — и делает их доступными только в момент обращения пользователя. Работая через M-Files, пользователи Teams смогут уйти от традиционных способов хранения документов и искать нужную информацию и документы по содержанию. Документы следуют заранее определенному жизненному циклу, где пользователи получают уведомления о следующем шаге, а менеджеры — о завершении рабочего процесса. M-Files позволяет однозначно идентифицировать наиболее актуальные версии документа во всех системах и предотвратить создание дубликатов файлов.
Основная проблема в работе с Outlook в том, что данные разрознены и их трудно быстро найти. Благодаря интеграции Outlook с M-Files документы можно сохранять и обрабатывать в M-Files. Пользователи получают прямой доступ к хранилищу в M-Files из Outlook без переключения между приложениями. Outlook встраивается в платформу, и пользователи могут получать электронные письма и вложения в M-Files. Файлы-вложения классифицируются и связываются с другими релевантными объектами или рабочими процессами.
Средний срок реализации проекта M-Files обычно не превышает 3 месяцев, с учетом стандартной функциональности управления документами и автоматизации процессов.
С помощью M-Files компания получает доступ ко всем файлам и может редактировать документы без миграции данных. На практике это означает, что сотрудники управляют файлами, которые хранятся в разных системах, из единого знакомого интерфейса офисных и облачных приложений Microsoft 365 и Google Workspace.
Обычно в процессе командной работы над проектом документы хранятся в каналах Teams, так как это удобно –иметь под рукой нужные документы во время обсуждений.
M-Files позволяет сотрудникам открывать релевантные документы из интерфейса Teams. При этом сами документы остаются в прежних хранилищах и системах, а доступ к ним организуется в соответствии с корпоративными правилами контроля и безопасности информации.
M-Files можно интегрировать с:
