Автоматизируйте управление юридическим департаментом!
Юридический департамент защищает интересы компании и работает на сохранение и прирост ее стоимости. Для эффективной деятельности департамента важна проработанная структура отделов, а также хорошо настроенные инструменты автоматизации деятельности юристов, подобранные под каждодневные задачи и для коммуникации между отделами.
Ежедневно юристы компании работают с разными документами: претензиями, исками, договорами, доверенностями, лицензиями, уставными и разрешительными документами. Обработка и согласование документов, поиск информации и координация между отделами требуют много времени и трудозатрат. Отсутствие автоматизированного решения по управлению информацией чревато использованием неорганизованной системы хранения документов, сбоями в коммуникации, срывом сроков.
Решение на базе M-Files помогает классифицировать все типы документов, наладить быстрый поиск и запустить эффективный процесс согласования. С помощью системы юридические департаменты могут улучшить управление документами и соблюдение сроков, координировать обмен документами и коммуникацию между службами, настроить быстрый поиск документов и файлов, ускорить и упростить операционную деятельность с помощью искусственного интеллекта.
С M-Files процесс редактирования документа упрощается благодаря динамическим шаблонам и отслеживанию версий.
С помощью рабочих процессов по маршрутизации документов проверка, согласование и утверждение становятся прозрачнее и выполняются быстрее.
Коллегам можно дать внутреннюю ссылку на документы, положения, шаблоны, базу знаний, экономя время на консультирование и не нарушая безопасность корпоративной информации.
В системе M-Files легко организовать электронное хранилище документов и настроить процедуры работы с архивными документами.
Руководители отделов и департамента могут распределять задачи между юристами, отслеживать статус выполнения, управлять напоминаниями, анализировать загрузку и результаты сотрудников на базе платформы M-Files.
M-Files предоставляет автоматические настройки контроля доступа к контенту, контрольные журналы, многофакторную аутентификацию, шифрование, управление ключами, предотвращение потери данных.
Настроить маршруты согласования договоров можно без помощи ИТ-специалистов. Когда срок договора подходит к концу, система присылает автоматические уведомления.
Если юрист всегда работает с актуальной версией документа, это ускоряет процессы. Быстрый поиск позволяет искать информацию по ключевым словам и по свойствам документа.
Чтобы опыт юридического отдела приносил пользу, нужно фиксировать знания и результаты. Получить ответ на вопрос станет проще, если организовать правовые заключения и кейсы по рубрикам.
Юристы могут быстро завести проект, используя шаблоны со списком типовых задач, отметить ответственных и сроки, прикрепить проектные документы.
Все объекты недвижимости, которыми владеет или управляет компания, связаны и автоматически классифицируются по свойствам. Задачи юристов отражаются в карточках объектов недвижимости. Юристы не пропустят новые статусы или сроки истечения арендных договоров и страховок.
Отслеживать важные показатели работы юристов можно с любого устройства, если настроить аналитические отчеты и панели мониторинга.
Решение M-Files обеспечивает безопасный удаленный доступ к документам с любого устройства. Юристы получают круглосуточный доступ к информации, а процессы в отделах становятся более гибкими и мобильными без потери продуктивности.
Руководитель группы или отдела может поставить задачи, проконтролировать выполнение, видеть статусы, сроки, замещения ответственных лиц в случае болезни, настроить и получать необходимые уведомления и напоминания.
В системе можно настроить удобное согласование договоров, претензий и других типов документов как внутри департамента, так и между департаментами. Юрист может получить на проверку проект исходящего договора от отдела продаж, проверить и запустить процесс согласования между отделами.
Средний срок реализации проекта M-Files обычно не превышает 3 месяцев.
M-Files предлагает гибкую интеграцию с учетными системами, ERP и CRM-системами, облачными сервисами для хранения, продуктами Microsoft Office 365, Dynamics 365, другими хранилищами документов. Платформа поддерживает интеграцию с сервисами ЮЗЭДО.
Это не требует переноса всех документов в новую систему. Документы могут храниться где угодно, в то время как интеграции отражают документы с метаданными в контексте и представляют их из единого пользовательского интерфейса.
