Рецепт управления корпоративным контентом

Единого рецепта управления процессами ECM в компании не существует, как нет единого рецепта счастья и благосостояния. Каждая компания строит рабочие процессы, исходя из текущей внутренней ситуации, стадии развития компании и конъюнктуры рынка.

Смотрите здесь инфографику на эту тему.

При выборе стратегии управления отдельными процессами и автоматизации рабочих операций компании учитывают предыдущий опыт и внедряют глобальные рекомендации или «лучшие практики».

Не каждая организация нуждается в системе по учету материальных ресурсов, автоматизации CRM-процессов, управлению персоналом, но ECM-систему для управления информацией можно смело рекомендовать каждой компании независимо от профиля деятельности и количества сотрудников. И крупные компании, и малый бизнес подвергаются основным рискам, связанным с управлением информацией.

С чем сталкиваются компании, что приводит к снижению эффективности работы сотрудников?

В первую очередь, это поиск информации. Если информация хранится в разрозненных системах и на нескольких устройствах, поиск нужного документа затягивается. К тому же, предполагается, что пользователи знают хотя бы примерное название документа.

Другой ловушкой становится неправильная версия документа, переданная клиенту или запущенная в работу. Ситуация усложняется, если сотрудники и клиенты используют неавторизованные облачные сервисы и личные приложения для обмена файлами.

Для снижения перечисленных рисков нельзя обойтись без автоматизации рутинных операций, ввода повторяющихся данных, проверки версий документов, взаимодействия команды сотрудников, где часто возможны ошибки и недопонимания.

Общепринятые стандарты управления корпоративной информацией постоянно претерпевают изменения, как меняется мир технологий.

В общем виде рецепт правильного управления процессами ECM выглядит так:

1. Разработайте единую политику и необходимые процедуры по работе с документацией и файлами, включая информационную безопасность
2. Ознакомьте сотрудников с процедурами по созданию, обработке, архивированию документов и других файлов, совместной работе и безопасности
3. Выберите один инструмент для управления ECM. Мы рекомендуем обратить внимание на платформу с широким функционалом и простым пользовательским интерфейсом
4. Обучите сотрудников работе в системе. Расскажите им, где хранить информацию, как взаимодействовать с системой

При выборе решения для автоматизации управления корпоративной информацией не забудьте уточнить у потребителей контента, что им нужно в ежедневной работе.  Для начала определите круг потребителей контента в компании. В такой роли выступают внутренние потребители (сотрудники) и внешние (контрагенты, клиенты).

Для потребителей контента востребованными являются следующие возможности ECM-системы:

• Мобильный доступ. Удаленным сотрудникам, ведущим специалистам и руководству необходим доступ к ключевой информации из любой системы и с любого устройства, где бы они ни находились
• Информационная экосистема. Убедитесь в том, что информацию можно просматривать и синхронизировать между различными системами и устройствами без дублирования контента
• Совместная работа и обмен файлами. С помощью мобильных устройств легко наладить гибкое взаимодействие между внутренними, внешними сотрудниками и клиентами
• Универсальное решение с простым управлением и интуитивным интерфейсом. Стремитесь упростить и улучшить работу с контентом и выбирайте систему, интуитивно понятную конечным пользователям

Текст – FTS Russia.

Картинка – M-Files.

Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.

Далее