Секреты управления ресурсами

Как будущие проекты повлияют на текущую трудоемкость?

Компания располагает собственным кадровым потенциалом, необходимым для наших проектных прогнозов? Если нет, то сколько дополнительных ресурсов нам понадобится по количеству и набору навыков?

Что можно порекомендовать, чтобы не допустить потенциальную нехватку ресурсов? Нужно ли нанять дополнительных сотрудников для ликвидации этой потребности и почему?

Откуда берутся каверзные вопросы

Если Вы не можете точно оценить время, затраты или ресурсы, необходимые для текущих и будущих проектов, как можно быть уверенным в том, что Вы сможете управлять всеми ресурсами эффективно? Нелегко точно оценить необходимые ресурсы, если инструменты управления не дают широкого представления по текущим и будущим проектам. Когда прогнозы не точны, ошибки в расчетах уменьшают долгосрочную рентабельность компании.

Если Вы используете таблицы и разрозненные системы для управления ресурсами и проектами, объединить эффективное планирование ресурсов и точное выполнение проектов чрезвычайно сложно. Электронные таблицы и отдельные системы не предоставляют доступ к информации по проектам в реальном времени для принятия целесообразных решений.

Рабочее время сотрудников – это главный и самый высокозатратный актив компании. Поэтому очень важно убедиться в том, что время сотрудников максимально используется в тех проектных работах, которые включаются в счет для оплаты клиентом.

Если выпустить это из вида, компания, скорее всего, станет испытывать типичные трудности плохого управления ресурсами:

• уменьшение количества ведущих сотрудников – ставится под угрозу удержание в компании самых ценных кадров;
• значительное количество сотрудников задействовано не полностью – отрицательное влияние на прибыльность Вашей компании;
• прогнозы по рабочей загрузке по проектам не точные – что отражается в неверном наборе навыков, определенном для проектов или в задержке выполнения работ по проектам;
• нехватка прозрачности данных по сотрудникам, вовлеченным в проект – непонятно, кто из сотрудников загружен сверх нормы, а кто не загружен, до тех пор, пока не возникнут проблемы.

Недостаточно просто пригласить дополнительных людей на проект, чтобы завершить его быстрее. Также нельзя перебросить ресурсы с одного проекта на другой без определенных последствий.

Инструменты для проектного бизнеса

Проектно-ориентированная ERP-система разработана с учетом процессов компаний сферы профессиональных услуг. Она объединяет основной функционал, необходимый таким компаниям – запись рабочего времени, ведение бухгалтерии и управление проектами. Информация в реальном времени автоматически поступает в одну интегрированную систему, что обеспечивает эффективность процессов и точность данных.

Возможности системы по управлению ресурсами убирают необходимость отлеживать вручную бюджеты и использование ресурсов по таблицам и отдельным системам. Панели управления и отчеты можно настроить в зависимости от роли или прав пользователя. Так, например, отчет сравнения бюджета и фактических затрат позволит увидеть, сколько часов запланировано в бюджете конкретного проекта, сколько часов выставлено клиенту и есть ли остаток. Когда эта информация подкрепляется данными по времени, затраченному на проект, которое отображается в инструменте планирования, можно существенно упростить еженедельное управление сотрудниками и рабочей загрузкой по проектам.

Возможность эффективно управлять ресурсами –  это неотъемлемая часть управления компанией сферы профессиональных услуг. Работа с правильными инструментами для управления ресурсами способствует максимальному увеличению эффективности использования рабочего времени сотрудников, выставляемого клиентам, и повышению рентабельности, а также балансу занятости персонала и улучшению контроля проектов для повышения удовлетворенности клиентов.

Текст – FTS Russia.

Фото – Unsplash.

Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.

Далее