Яндекс.Метрика Упрощение перехода к стандарту ISO 9001 через управление документами - FTS
Выбрать страницу

Упрощение перехода к стандарту ISO 9001 через управление документами

автор Лилия Савченкова, 20 декабря, 2014

Сертификация системы менеджмента качества на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 открывает двери на новые рынки. Правда, этот процесс существенно замедляется из-за большого бумажного потока. Сертификация увеличивает в разы количество документов, необходимых для каждого шага в процессе разработки продукции, которые сопровождаются различными формулярами.

В таких же условиях оказалась и компания Bentley Instruments, которая производит высокоточный измерительный инструмент для анализа компонентов молочных продуктов. Свое оборудование они разрабатывают согласно международным стандартам. С увеличением объемов экспортной деятельности росла и корпоративная библиотека материалов и документов по международным стандартам.

Изначально все документы и директивы по качеству хранились в папках и подшивках. Но количество документов изменялось в геометрической прогрессии, и в скором времени повсюду начали скапливаться стопки отдельных листков и разрозненных документов. В ходе сертификации аудиторы указали руководству на необходимость определения соответствующих инструментов для управления документооборотом.

Если распределенные команды работают по разным версиям стандартов, это может привести к серьезным временным и финансовым потерям.

Простого сканирования и оцифровки всех документов по качеству оказалось недостаточным. Компания срочно нуждалась в систематическом подходе для отслеживания и соблюдения требований стандартов и хранения соответствующей продуктовой информации. Так как стандарты постоянно пересматриваются, для инженеров и службы технической поддержки было важно знать, какую редакцию стандарта считать актуальной. Если распределенные команды работают по разным версиям стандартов, это может привести к серьезным временным и финансовым потерям.

Главная причина эффективного и простого управления файлами в M-Files состоит в способе хранения файлов. Вместо сложно организованной структуры папок в M-Files все файлы снабжаются метаданными и сохраняются в базе данных. Так, например, поиск связывает готовую разработку с соответствующим стандартом и директивами по: номеру продукта, инженеру, дате и времени изменения документа и т. д.

Полностью вся библиотека директив и стандартов ISO, готовых разработок и моделей инструментов, пользовательские инструкции доступны сейчас и в режиме онлайн, так как хранятся на виртуальном сервере M-Files. Руководство начало поиск оптимального решения. Система M-Files воплотила в себе решение по управлению документооборотом, которое в состоянии предложить те функциональные возможности, которые искала компания, для управления документами без лишних расходов.

При выборе системы электронного документооборота руководство тестировало также и другие системы, которые состояли из нескольких приложений, открывающихся по отдельности в новом окне, что было неудобно. Тот факт, что в M-Files применяются те же процессы и команды, что и в Windows, значительно облегчил выбор в пользу M-Files.

В итоге, процесс избавления от бумажного документооборота, который был, в первую очередь, направлен на создание корпоративной библиотеки по стандартам ISO, перерос в новый стиль работы, и теперь M-Files уже используется для восполнения пробелов в коммуникации и обмене опытом между филиалами и управления информационным контентом всей компании.

Благодаря M-Files компании Bentley Instruments удалось расширить свою филиальную сеть, выйти на новые рынки и не утонуть при этом в бумажном потоке документооборота.

Узнайте больше о возможностях решения M-Files 

Текст – FTS Russia.

Фото – Unsplash.

Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
Следите за нами и пишите нам в Фейсбуке.

Далее

Лилия Савченкова

Как часть маркетинговой команды FTS помогает компаниям выбрать наиболее подходящее решение для автоматизации и трансформации бизнес-процессов. Любит технологии, людей и их взаимодействие. Увлекается научной фантастикой и иностранными языками.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *