Блог и новости
Сертификация системы менеджмента качества на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 открывает двери на новые рынки. Правда, этот процесс существенно замедляется из-за большого бумажного потока. Сертификация увеличивает в разы количество документов, необходимых для каждого шага в процессе разработки продукции, которые сопровождаются различными формулярами.
В таких же условиях оказалась и компания Bentley Instruments, которая производит высокоточный измерительный инструмент для анализа компонентов молочных продуктов. Свое оборудование они разрабатывают согласно международным стандартам. С увеличением объемов экспортной деятельности росла и корпоративная библиотека материалов и документов по международным стандартам.
Изначально все документы и директивы по качеству хранились в папках и подшивках. Но количество документов изменялось в геометрической прогрессии, и в скором времени повсюду начали скапливаться стопки отдельных листков и разрозненных документов. В ходе сертификации аудиторы указали руководству на необходимость определения соответствующих инструментов для управления документооборотом.
Если распределенные команды работают по разным версиям стандартов, это может привести к серьезным временным и финансовым потерям.
Простого сканирования и оцифровки всех документов по качеству оказалось недостаточным. Компания срочно нуждалась в систематическом подходе для отслеживания и соблюдения требований стандартов и хранения соответствующей продуктовой информации. Так как стандарты постоянно пересматриваются, для инженеров и службы технической поддержки было важно знать, какую редакцию стандарта считать актуальной. Если распределенные команды работают по разным версиям стандартов, это может привести к серьезным временным и финансовым потерям.
Главная причина эффективного и простого управления файлами в M-Files состоит в способе хранения файлов. Вместо сложно организованной структуры папок в M-Files все файлы снабжаются метаданными и сохраняются в базе данных. Так, например, поиск связывает готовую разработку с соответствующим стандартом и директивами по: номеру продукта, инженеру, дате и времени изменения документа и т. д.
Полностью вся библиотека директив и стандартов ISO, готовых разработок и моделей инструментов, пользовательские инструкции доступны сейчас и в режиме онлайн, так как хранятся на виртуальном сервере M-Files. Руководство начало поиск оптимального решения. Система M-Files воплотила в себе решение по управлению документооборотом, которое в состоянии предложить те функциональные возможности, которые искала компания, для управления документами без лишних расходов.
При выборе системы электронного документооборота руководство тестировало также и другие системы, которые состояли из нескольких приложений, открывающихся по отдельности в новом окне, что было неудобно. Тот факт, что в M-Files применяются те же процессы и команды, что и в Windows, значительно облегчил выбор в пользу M-Files.
В итоге, процесс избавления от бумажного документооборота, который был, в первую очередь, направлен на создание корпоративной библиотеки по стандартам ISO, перерос в новый стиль работы, и теперь M-Files уже используется для восполнения пробелов в коммуникации и обмене опытом между филиалами и управления информационным контентом всей компании.
Благодаря M-Files компании Bentley Instruments удалось расширить свою филиальную сеть, выйти на новые рынки и не утонуть при этом в бумажном потоке документооборота.
Узнайте больше о возможностях решения M-Files
Текст – FTS Russia.
Фото – Unsplash.
Появились вопросы или хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами: +7 495 120 57 58 или info.ru@fts-eu.com.
