M-Files оптимизира работните процеси в Renault Nissan

Резюме

Бизнес дейностите на българското звено на Renault Nissan включват внос, маркетинг и реклама на автомобили и резервни части на Renault, Dacia и Nissan и дистрибуция за дилърите.

Предизвикателствата

• Големият обем от разходни документи, които се изпращат ежедневно на различни служители на компанията, създава проблеми при тяхното структуриране;
• Процесът по събиране, окомплектоване, одобряване на разходите и финалното осчетоводяване по правилно направление създава условия за грешки и пропуски.
• Преминаването на всеки документ през всички отговорни звена е труден и тромав процес. 

Решението

M-Files – система, която да организира и управлява всички документи по клиент, тип, дата или други критерии, както и да архивира досиета с документи.

Ползите

• Ефективно управление на информацията за всички разходни документи чрез централизирана система;
• Автоматизирани работни процеси за одобрение на разход и предаване на документи за осчетоводяване;
• Подобрена проследимост на цялата информация;
• Лесно интегриране и синхронизиране с текущо използваните бизнес системи;
• Гъвкаво администриране на достъпа;
• Удобно и лесно споделяне и класифициране на файлове за по-ефективно сътрудничество и работа в екип;
• Автоматично известяване.

Решението /M-File/ е DMS система, която да организира и управлява всички документи по клиент, тип, дата или други критерии, както и да архивира досиета с документи. Как M-Files оптимизира работните процеси в компанията:

Единно място за съхранение на разходните документи:

Всеки служител, който получава документ, го импортира в M-Files, като отговаря за неговото правилно попълване, избирайки от определен списък от строго определени метаданни. След това предава документа напред по веригата за одобрение. Вече финално одобрен, документът се именува, архивира и подрежда автоматично по всички критерии. Достъпен е в системата за всички служители по всяко време.

Автоматизирани работни процеси:

• Настроен е работен процес, чрез който документите преминават през няколко стъпки на одобрение и след това отиват за осчетоводяване;
• Работният процес възлага отделни задачи на всеки служител, който отговоря за одобрението на съответната стъпка;
• Въведени са правила за одобрение на различни нива в зависимост от сумата на документа;
• След финално одобрение документите се възлагат на счетоводен отдел за осчетоводяване в ERP системата.

Интеграция с Microsoft Dynamics NAV:

• В M-Files се извлича информация от Dynamics 365 Business Central/NAV за всички списъци (доставчици, отдели, направления, тип разход и др.), които са нужни за класификацията на разходните документи. Когато служителите класифицират документ в системата, те могат да избират от точно определените елементи на тези списъци. Това впоследствие улеснява процеса по осчетоводяване;
• Разработен е допълнителен модул, който автоматично маркира документите като осчетоводени и платени, когато това бъде направено в Така служителите във всеки момент могат да виждат актуален статус на своите записи.

Ползите след внедряването:

• Ефективно управление на информацията за всички разходни документи чрез централизирана система;
• Автоматизирани работни процеси за одобрение на разход и предаване на документи за осчетоводяване