Microsoft Партньор на годината 2023 за България. Научете повече
Резюме
Уърлд Транспорт Оувърсийз България ЕООД е водеща спедиторска компания в България, основана през 2001 година. Компанията е лидер в морския и въздушен товарен транспорт в страната със собствени офиси в София, Варна, Пловдив и летище София. Компанията е една от най-бързо развиващите се спедиторски компании в Източна Европа със свои представителства в България, Сърбия, Словения, Хърватска и Румъния.
-Г-н Пешев, защо мениджмънтът на Уърлд Транспорт Оувърсийз (WTO) реши да се довери на ERP решението NaviTrans?
– Няма да крия, че не беше лесно да стигнем до това решение. Внедряването на нова система за планиране и управление на ресурсите е решение, което трябва да се обмисли внимателно, тъй като това оказва влияние както на процесите и ресурсите на фирмата, така и на цялостния ни облик и на готовността ни за бъдещи промени (инвестиции, партньорства, органичен растеж и т.н.). В този смисъл не бива да забравяме, че WTO разполага със собствени офиси зад граница и едно решение би следвало да бъде лесно „конвертируемо” в чужбина. За крайния ни избор надделяха следните фактори: първо, NaviTrans е вертикално решение, базирано на популярното Microsoft Dynamics Nav. В продукта е заложено ноу-хау ( know-how) на водещи спедиторски компании, главно от централна и Северна Европа. По този начин ние инвестираме в нова ERP система и същевременно получаваме набор от добри практики за работа от водещи компании в отрасъла, тествани многократно и усъвършенствани през последните години. Второ, продуктът, на който се спряхме, е напълно съвместим и добре „сработен” с всички продукти на Microsoft.
Същевременно, NaviTrans и неговата платформа дават почти неограничени възможности за интеграция с други ERP решения на наши партньори – клиенти, агенти и доставчици. Това значи, че можем лесно да „свържем” нашите системи чрез т.н. EDI (Electronic Data Interchange) връзка и така да „преливаме” информация между тях в реално време. Помислете си какви невероятни възможности за подобряване на качеството на услугата и повишаване на ефективността се откриват по този начин.
И още нещо, NaviTrans позволява генерирането на многобройни автоматизирани отчети, които ни дават информация както за резултатите на фирмата (нещо стандартно за повечето подобни решения), така и за работата на процесите. Последното е изключително важно, защото по този начин научаваме не само какво, но и как сме го постигнали. Така можем да оптимизираме процесите, което в дългосрочен план значи по-добро качество на услугата и по-голяма предвидимост за клиентите ни.
– Колко време продължи подготовката за въвеждането на системата в действие? Как на практика се случи това?
– Активната подготовка за внедряването на новата ERP система продължи малко повече от 6 месеца. Ще посоча най-важните стъпки според нашия опит. Първо, целите и сроковете на проекта бяха набелязани заедно с номинирания изпълнител ФТС България. Определихме ключови потребители, които да партнират на изпълнителя за настройките на отделните работни модули на продукта. Съвместно с него изготвихме вътрешно-фирмени наръчници за служителите. След това дефинирахме и необходимите управленски отчети.
Внедряването беше поетапно, като стартирахме с финансово-счетоводния модул. Съвместно с доставчика ни на уеб-базирани решения изготвихме допълнителен модул за електронна търговия. Това накратко представлява интерактивен обмен на информация с клиентите ни в реално време чрез нашия уеб-сайт. Накрая, след внедряването беше изготвен съвместен протокол за приемане на продукта. Бяха също набелязани следващите стъпки, напр. изграждане на система за автоматичен обмен на информация с наш основен доставчик. Разбира се, не можем да претендираме, че нашият подход е най-верният. Предполагаме, че всяка компания трябва да построи своя план според своите ресурси и времеви параметри.
– Какви промени в организацията на работата в екипа на WTO бяха направени в процеса на внедряване и каква помощ получихте от експертите на ФТС България ООД?
– Промените са много и това беше търсено от наша страна. Основните ни цели бяха уеднаквяване на процесите и сроковете за обработка на пратки между офисите на WTO, единна система за комуникация (вътрешна и външна), добре структуриран документооборот и, не на последно място, добра финансова отчетност. Преходът не беше лек и основната тежест падна върху нашите служители, които трябваше да се погрижат турбуленцията от промяната да остане под повърхността, така че да не пренесем нищо от нашия временен дискомфорт върху клиентите и доставчиците ни. Консултантите на ФТС България бяха неотлъчно до нас през целия път, който извървяхме.
– Трудна ли беше адаптацията на служителите към работата с нея?
– Всяка промяна в една организация е трудна. В нашия случай мащабът на промяната (на практика всички процеси във фирмата бяга засегнати) не направи нещата по-лесни. Очакваме процесът на адаптация да продължи минимум 6 месеца след окончателното внедряване и считаме това за нормално.
– Трудна ли беше интеграцията с другите софтуерни системи, които използвате? А със системите на Вашите партньори?
– Една от целите ни беше да намалим употребата на локални IT решения до минимум и да опитаме да покрием поне 90% от информационната си обезпеченост с Microsoft Dynamics NAV и съответно NaviTrans. Само така можехме да постигнем желаните подобрения на продуктивността и стандартизация на процесите, които целяхме. Мисля, че сме на прав път. Вече сме планирали изграждането на система за автоматичен обмен на информация с наш основен доставчик, което ще облекчи съвместната ни работа и ще подобри качеството и своевременността на информацията за нашите клиенти.
Интервюто е публикувано за първи път в сп. Логистика
КлиентиУърлд Транспорт Оувърсийз България ЕООД е водеща спедиторска компания в България, основана през 2001 година. Компанията е лидер в морския и въздушен товарен транспорт в страната със собствени офиси в София, Варна, Пловдив и летище София. Компанията е една от най-бързо развиващите се спедиторски компании в Източна Европа със свои представителства в България, Сърбия, Словения, Хърватска и Румъния.
