КАК ДА ОПТИМИЗИРАТЕ БИЗНЕС ПРОЦЕСИТЕ ЧРЕЗ ИНТЕЛИГЕНТНО УПРАВЛЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИ+няколко примера

В днешни дни компаниите са затрупани с информация – вътрешна документация, документи и файлове, получени от клиенти, партньори и доставчици. При липса на ясно установена структура за управление на информацията се губи ценно време в търсене на правилните файлове и документи.

Когато става въпрос за управление на огромни количества информация – оферти, формуляри за поръчки, договори, протоколи, фактури, продуктови каталози и др., компаниите не могат да работят с максимална ефективност, ако нямат бърз и лесен начин за търсене, споделяне и защита на всички файлове и документи.

Настъпва още по-голям хаос, когато цялата тази информация се съхранява в различни приложения, мрежови папки и устройства. Възможността за ефективно управление на информацията по всяко време и отвсякъде, с помощта на единна централизирана система е от съществено значение не само за ежедневните операции, но и за дългосрочния растеж и успех на бизнеса.

Предизвикателството в управлението на документи и информация

За всички компании става все по-важно да разработват процеси, които улесняват гладкото функциониране и осигуряване на последователни работни потоци в цялата организация. Но често, когато тези процеси се прилагат, се създават нови изолирани острови от информация, което допълнително усложнява задачата за ефективно управление на информацията.

Възможността служителите бързо и лесно да намерят точното съдържание, от което се нуждаят, независимо от това в какво бизнес приложение се намира, води до по-добри решения, по-бързи резултати и колаборация.

Когато компаниите са сигурни, че правилното съдържание е в правилните ръце в точното време, те могат да се фокусират върху използването на информация за стимулиране на растежа, добавената стойност и иновациите.

Ще разгледаме реални примери за компании, които използват M-Files (решение за управление на информацията- EIM), за да елиминират капсулираната информация и да премахнат бариерата между служителите и информацията.

Отдел Финанси: Автоматизиране на процесите за фактуриране

Финансовият отдел е в центъра на даден бизнес, като гарантират, че сметките се осчетводяват и плащат своевременно. Една от големите ползи, които имат компаниите в резултат на внедряване на система за управление на информацията е автоматизирането на плащания и обработката на фактури.

Автоматизацията не само елиминира ръчната обработка, но и минимизира човешките грешки. В допълнение, автоматизацията намалява времето и разходите по финансовите операции.

American Solutions for Business (ASB) е бързоразвиваща се фирма за печат и дистрибуция на промоционални продукти със стотици продажби и хиляди доставчици в САЩ. Използвайки M-Files, ASB е в състояние да предостави достъп до фактури на упълномощени лица, директно от други бизнес приложения, като например PeopleSoft. В резултат на това, те успяват да оптимизират времето за обработка на фактурите на доставчика, да изпълнят по-бързо заявките и да рационализират движението на документи в цялата организация. ASB изчислява, че са намалили времето за обработка на фактурите с три дни и могат да се похвалят с възможност да контролират целия процес с голяма точност.

Друга област, която може да се възползва от автоматизирането чрез ECM система, е процесът за управление на коригиращи и превантивни действия (CAPAs). Одиторите търсят несъответствието между това, което фирмата прави, и това, което изискват процедурите. Често се появяват неизбежни отклонения, които трябва да бъдат дефинирани, документирани и съобщени. След това CAPA трябва да проследят, за да се провери дали засегнатите хора са прочели и разбрали новите SOP’s(Стандартни процедури), свързани с CAPA.

HR отдел: Оптимизиране на практиките по наемане на служители и колаборация

Управлението на досиетата на служителите и необходимостта от обучение в HR мениджмънта могат да бъдат услеснени, могат да станат по-бързи и по-сигурни, като се използва EIM решение.

EIM предоставя на организациите централизирана платформа за управление на всички процеси и документи, които включват управление на човешки ресурси – наемане, обучение, сертификации.

SRSI е малка фирма, разположен в Андора, която предоставя HR услуги на клиенти от цял свят. Управлява всичко – от процеса на наемане и трудовите договори до осигуровки и изплащане на заплати. За всеки клиентски проект, SRSI обработва между 15 – 20 документа на служител, като всички те се управляват от административен персонал само от пет човека. Този екип създава, изпраща, споделя, актуализира и съхранява повече от 7000 документа всяка година. Без централизирана система за проследяване, управление и съхранение на документи, обработката на ръка отнема много повече време и вероятността за допускане на грешки е много по-голяма.

SRSI използва M-Files, за да организира цялата си съществуваща бизнес информация. В момента компанията може да обработва документ четири пъти по-бързо, отколкото преди внедряването. Тя изцяло преминава от хартиено на електронно управление на документи. Административният персонал има бърз и лесен достъп до цялата необходима документация, която е запазена и защитена в сигурна контролирана среда.

Правен отдел: Опростете управлението на договорите

Процесът на управление на договорите може да бъде предизвикателство, когато се замислим колко участници са включени в него – различни организации, отдели и служители. Днес съществуват няколко начина, които компаниите използват за управление на договорите. Някои организации използват цялостна бизнес система като ERP, докато други разчитат на електронни таблици направени в Excel. Но независимо от подхода, процесът по управление на договорите може да бъде опростен, автоматизиран и подобрен с помощта на EIM.

Krogius е компания, базирана във Финландия, фокусирана върхи управление на вземания, проучвания, възстановявания, ИТ и свързани услуги към клиенти в девет европейски страни. Структурата на M-Files позволява на Krogius да изгради персонализирана система, предназначена да отговори на техните уникални нужди за управление на запитвания.

С помощта на M-Files, Krogius преодолява предизвикателствата, свързани с организирането и споделянето на информация в своите офиси и клиентски локации, а служителите на компанията разполагат с незабавен достъп до най-новите версии за текущи данни и информация по запитвания, включително свързаните с тях искове и електронна кореспонденция. В допълнение те могат сигурно да публикуват информация и да си сътрудничат с клиентите за актуализирането на най-новия статус на исковете. Данните са съхранени и репликирани във всички офиси и защитени, а служителите имат достъп само до информацията, свързана с възложените им случаи.

Друг пример за ползите от автоматизирането на управлението на договорите е наличен в R-kioski – базирана във Финландия верига за хранителни стоки с около 650 магазина в цялата страна. Приблизително две трети от магазините на R-kioski са разположени под наем, а останалите са собственост на веригата. Договорите за всичките 650 магазина се управляват от отдел „Изграждане и ремонти“, който използва M-Files за управление на договорите, за да организира документите и да опрости процеса на работа и отчитане с търговците на дребно.

До 2013г. документи на R-kioski обикновено са били съхранявани на хартиен носител в различни папки и картотеки, или са били сканирани в електронни версии и запазени в мрежови устройства. Понякога документите са попадали само в ръцете на един служител, което прави достъпа до тях труден за другите служители в организацията. Ръчните процеси също така отнемат много време за намиране на бизнес информация и добавят допълнителна сложност за търговците на R-kioski.

С M-Files се управляват всички документи – от договори за покупка и лизинг до учредителни актове и протоколи от общи събрания. Обработват се по автоматизиран начин. Лесното получаване на материали от отдел „Изграждане и ремонти“ на R-kioski е възможно благодарение на еднозначното идентифициране на критериите за търсене, като търговец на дребно, адрес, период на наемане, цена, площ и лице за контакт. Това ниво на автоматизация не само спестява време и подобрява оперативната ефективност, но също така позволява на R-kioski да наблюдава всичките си търговски обекти в реално време и да реагира по-бързо на промени (като изтичане на договора за наем) с персонализирани сигнали и известия. С повече от 65 000 квадратни метра магазини за управление, M-Files помага на R-kioski да управлява обширната си мрежа от договори, за да работят по-бързо и проактивно.

Отдел Обслужване на клиенти: оптимизирайте точността и времето за реакция.

Използването на EIM за автоматизиране на външни и вътрешни офис процеси в крайна сметка има положителен ефект върху клиентското преживяване. Когато служителите имат бърз достъп до информацията, свързана с клиента, проблемите могат да бъдат разрешени бързо.

Например, Stearns Bank обработва повече от 1000 кредита в САЩ всяка година, но съществуващата система за управление на документи е остаряла, използва несвързани и непоследователни данни, което води до неефективност на персонала.

В резултат на това голяма част от процесите по одобряване на кредити на банката все още се извършват ръчно, което води до по-дълъг период на одобрение на кредита от необходимия.

След внедряването на M-Files банковите служители разполагат с точна информация за кандидатурите за заеми, и следователно Stearns Bank вече може да обработва кредити по-бързо и да отговаря на клиентите си с по-голяма бързина и ефективност.

Друг пример за това как EIM може да повлияе положително на клиентското преживяване можем да откривем в Microbiologics, компания за биологичен контрол, базирана в Минесота.

Компанията избира M-Files, за да автоматизира всички документи, свързани с клиентския профил. Чрез сканиране на архива с документи в M-Files и преминаване от хартиен към електронен процес, представителите за обслужване на клиенти на Microbiologics вече могат незабавно да адресират входящите запитвания от своята глобална клиентска и дистрибуторска база. В миналото записите са били в различни формати и с различно местоположение, което затруднява персонала за обслужване на клиенти да събира всички необходими данни за ефективно решаване на неизпълнени въпроси на клиентите.

Сега, представителите могат незабавно да намерят необходимите записи, като проведат търсене в M-Files. В резултат на това отделът за обслужване на клиенти работи по-бързо и е по-отзивчив, заменяйки хартиените процеси с нови опростени подходи към управлението на информацията. M-Files предоставя и условия за контрол върху документите и управление на процесите, необходими за спазването на правилата на FDA и стандартите за качество ISO 9000.

За M-Files

Решениeто M-Files за управление на информацията (EIM) премахва предизвикателствата при управлението на информация и осигурява бърз и лесен достъп до съдържанието от всяка основна бизнес система и устройство.

M-Files се харесва от потребителите, което води до по-бърза възвръщаемост на инвестициите с уникален интуитивен подход към EIM, който се основава на управлението на информацията на база на това „какво е“ в контраст с „къде“ се съхранява.

Хиляди организации в над 100 страни използват системата M-Files EIM като единна платформа за управление на бизнес операциите на фронт и бек офис, което подобрява производителността и качеството, като в същото време осигурява съответствие с индустриалните разпоредби и стандарти.

За повече информация за M-Files посетете fts-eu.com/m-files или се свържете с нас на 02/ 818 36 63 или info.bg@fts-eu.com

Продължи